高效会议管理案例.ppt

2、老练地主持会议 – 在会议一开始就树立起你的威信 – 清晰地陈述会议目的 – 阐明会议所要讨论的问题 – 严格按会议议程表推进会议顺利进行 3、把控好会议的三个阶段 – 开始阶段 - 热身 – 进行阶段 - 热炒 – 收尾阶段 - 热心 主持人的守则与责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确讨论总结内容 引导发言者解释使人困惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保证中立态度 主持人的4个准备 设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析 SWOT分析 Strength 优势 Weakness 劣势 Opportunity 机会 Threat 威胁 自身 环境 如何正确应对会议中发生的意外 有人迟到早退怎么办 – 出席会议的领导有迟到习惯怎么办 – 有人开小会怎么办 – 如果某个与会者霸占了所有的讨论时间怎么办 – 如果与会者反复重申已经讨论过的观点怎么办 – 如果有人干扰会议的进行怎么办 – 如果某个议题使会议陷入僵局或让大家觉得很困惑怎么办 – 如果团队陷入了沉默怎么办 – 如果“屋子里有只河马”怎么办 – 如果与会者由于情绪太过激动而发生争执怎么办 如何处理会议中的冲突 决断：满足自己的要求 回避 迁就（适应） 不合作 合作 妥协 竞争（暴力） 协作 决断 不决断 所有会议均以目的为核心 以决策为目的的会议 以解决问题为目的的会议 以推进工作为目的的会议 其他目的的会议 明确目的 围绕目的组织和管理会议 达成会议目标 哪些会议可以取消或者从简 Part 4 会议中的沟通与反馈技巧 会议中的沟通 会议中的反馈技巧 沟通的漏斗 别人行动的 20% 别人听懂的40% 别人听到的60% 你嘴上说的 80% 你心里想的 100% 沟通 漏斗 沟通金三角 自己 对方 设身处地 沟通的冰山模式 环 境 话题 5%~20%工作层面 80%~95%关系层面 有效沟通原则 有明确的沟通目标 有明确的时间约束 重视每一个细节 积极倾听 努力达成目标 造成沟通困难的因素 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 重点强调不足或条理不清 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成争执 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 时间不充分 情绪不好 语言不通 大脑过滤 记忆力差 会议中的反馈技巧 反馈的两种类型 正面指导反馈 建设性反馈 关于会议记录 会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者 对会议记录的10大建议 会议记录者的功能 仅次于主持人 记录及维持议程所设计的顺序 协助主持人总结与归纳 会议记录者的才能 反应快 写字快 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强 团队会议的误区 社会性懈怠 团体思维 团体极化 ???? Part 5? 如何做好会后跟进工作 1、确保会后跟进工作成功才是会议成功的关键 2、形成沟通和行动计划 3、发送电子邮件或备忘录 4、找那些有问题或者有异议的人沟通 5、确保向所有与会者提供完成他们各自会后任务所需的资源 6、按计划行动，并保持责任感、紧迫感和使命感 7、对会议进行评价，总结提高 8、对下次会议作出计划 主持人的会后跟进 请大家填写会议评估表 针对意见做出改进措施 询问和联络缺席的同事 制定跟进计划，负责跟进 如有需要找高层协助 如计划进行顺利，取消下次会议 会议之后检讨得失 提高下次会议质量 只有必要时才开会 会前要做准备 事先颁发议程 准时开会准时结束 有意识把握会议的方向 注意力集中在政策和行动上 会议记录应阐明最后的结论 会议成功只有用结果衡量 强调实施所有的决定 鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题 何谓习惯： 指逐渐养成而不易改变的行为。 总以某种固定方式行事，人便能养成习惯（亚里士多德） 改变旧时的习惯 1、写下想改变的习惯 2、写下你的目标 3、列出习惯带来的问题 4、列出改变习惯的好处 5、奖励自己 6、坚持21天 7、回顾新的习惯行为 任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。 把习惯变成技巧及行为 祝愿大家成为更优秀的会议管理专家谢谢！ 按摩操 Notes:企业发生了哪些变化呢？分裂、合并 瞬息万变的变革 高效会议管理 禅宗心印 　这是一个相传了几个世纪的关于生活的禅宗故事 难因是日本一位有名的禅师，有一天，有一位游方弟子来向他请教禅的真谛。难因与他聊了一会儿后请他喝茶。他向那弟子的茶杯里不断地倒水，水杯满了，他还是在倒，水都溢了出来。弟子感到非常惊讶，问难因：“师傅，水已经满