如何抓紧时间.ppt

少壮不努力，老大徒伤悲，时光一去不复返 鲁迅：时间就象海绵里的水，只要愿挤总还是有的。 少壮不努力，老大徒伤悲，时光一去不复返 鲁迅：时间就象海绵里的水，只要愿挤总还是有的。 * * 如果你认为教会别人做某项工作要比自己做费更多时间，那就错了。一旦某人学会了做某项工作，将来就可以无需反复指导而放心让他干了，但务必将工作委派给有适当技巧和知识的人。 当你委派时，委派的不是实施任务的权力，而是作出决定的权力。 由于你委派的人可能会比你更出色完成任务更快，因此 灵活而有弹性就显得十分重要。 委派时必须交待清楚，使人理解你的指示。你希望他们做什么，什么时间完成，并提供支持和指导，适时跟进。 我越是拖着不清理你的办公桌，清理工作就变得越困难，而且越会耽误你的时间。 保持办公桌清洁可以保证对时间的良好利用。有效地使用办公桌会使你更有条理，并能更迅速地找到东西。 注意每天都清理，不要将乱摊子留到明天。 * 期 望 了解时间的重要性 了解时间管理的障碍 掌握时间管理的基本技巧 关于 时间 “只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间” --西里尔·诺斯古德·帕金森 无法取代 平等的 不可逆的 提高效率 更高的工作满意度 人际关系的改善 减少紧张与焦虑 时间管理的好处 时间管理： 一些关键 做对事 工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度 常见的障碍 弄清问题才去做 设立有挑战但可实现的目标 不要推迟你不喜欢但重要的事情 不重要的事迟一点做 解决之道 重要 紧急 全力以赴 计划并有条不紊地进行 做到未雨先缪 花一点时间做， 请人 代办， 集中处理 有空再做或不做 20% 65% 15% 1% 预防胜于治疗——应努力避免紧急事情 时间象限图示 专注力 各类干扰,不能集中工作 不妥善处理文件,造成资料遗失 缺乏自律 无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 常见的障碍 一次只做一件事 确立你不希望被打扰的时间 建立固定的日常工作模式 在工作效率低时做几次小休的安排 用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜 有选择，要学会拒绝 解决之道 持久力 犹豫不决 急于求成 职权不清 人手不足,工作不能妥善分配 常见的障碍 如果你开始做一件事，尽可能做完它 设定所有工作的完成期限 在精力最充沛时做最用脑力的工作，并一鼓作气 解决之道 从每天开始 工具 作为检查事项的备忘录，不遗忘 运用待办单帮助确定解决问题的优先顺序 使用每日工作代办单 可以列入待办单的事项 特殊事项 非日常活动 目标和行动计划中事项 昨天留下来未完成的事项 如何使用每日工作代办单 不需要列入待办单的事项 每天必须做的日常活动 需要立即行动去解决的事项 如何使用每日工作代办单 制定待办单可以参考的工具 本月行事月历 各种公司公文 通知式邮件 通知式简讯(短讯) 其它有用信息 如何使用每日工作代办单 排定待办单优先顺序 按要求完成的时间来划分 A级:必须在几小时之内完成的事项 B级:必须在24小时之内完成的事项 C级:可以在几天内完成的事项 如何使用每日工作代办单 日工作计划表 改善时间管理习惯- 组织及授权 充分准备 促进合作 责权清晰 适当人选 改善时间管理习惯- 控制进度 定出完成时间 安排跟进 适时辅导 注重结果， 而不是注重忙忙碌碌 备忘录和宣传品放在电脑上 重要联系人名单贴在电脑上 电话机被纸张淹没了 废纸溢出未清理 废纸撒落在地上 阅读文件塞入文档中被遗忘了 文件数量在膨胀，却未随时更新 文件柜中充斥着无关的资料 时间管理 -- 从清理办公桌开始 只打开正在使用的文件 发函文件经常清理 只保留当前的来函文件 文件都是最新的 最频繁使用的文档极易拿到 电话伸手可及 常用文档靠近办公桌 无用的东西及时清除 时间管理 -- 从清理办公桌开始 少壮不努力，老大徒伤悲，时光一去不复返 鲁迅：时间就象海绵里的水，只要愿挤总还是有的。 * * 如果你认为教会别人做某项工作要比自己做费更多时间，那就错了。一旦某人学会了做某项工作，将来就可以无需反复指导而放心让他干了，但务必将工作委派给有适当技巧和知识的人。 当你委派时，委派的不是实施任务的权力，而是作出决定的权力。 由于你委派的人可能会比你更出色完成任务更快，因此 灵活而有弹性就显得十分重要。 委派时必须交待清楚，使人理解你的指示。你希望他们做什么，什么时间完成，并提供支持和指导，适时跟进。 我越是拖着不清理你的办公桌，清理工作就变得越困难，而且越会耽误你的时间。 保持办公桌清洁可以保证对时间的良好利用。有效地使用办公桌会使你更有条理，并能更迅速地找到东西。 注意每天都清理，不