出差休假制度流程.doc

第十五节 出差制度 出差定义： 凡在工作时间在暂时性工作地点，超出本地市、郊区并两天以上的工作方式一般属于出差范畴。这一规定目的是向因公出差的员工提供费用报销的准则，说明报销的手续和程序，使公司的资金得以合理和适合的使用。出差的各种费用报销是为员工提供相对舒适及安全的工作、生活环境，不是一种福利。 二、出差程序： 1．请您到人事行政部填写出差申请，并请同意您出差的经理或上一级领导签署意见。 2．人事行政部与各部门副总经理共同确定出差的必要性，并签署同意意见。 到财务部门办理借款手续。（具体条款参见财务说明） 报销范围：五小时以下的经济仓航空机票、机场税、交通费、住宿费（等级标准参见财务细则）、餐费（等级标准参见财务细则）、费用提前由您的主管或总监同意； 3．不予报销范围：诸如酒吧或其他旅馆的房间服务费、娱乐费、其他商业花费。 4．公司行政助理统一制定机票、火车票代理商和宾馆清单。出差时预订机票、火车票和宾馆部门等，必须按人事行政部门的规定进行。 出差人员的每一次出差都必须申请进行审批，不允许在一次申请中合并几次的内容，出差申请必须在计划出发的日期前，至少一个星期得到人事行政部的批准。紧急情况时可随时申请。 三、出差流程： 公司内部出差管理，均由人事行政部负责，包括人员机票订购、房间订购，以及与总经理最终批准。 所有员工出差，均应填写如下出差申请，财务部门未见到总经理和人事行政部的签字均不予借款、报销。 四、境外出差及护照的管理制度 本管理办法是指本公司正式员工（人事关系必须在本公司），因公出境办理有关手续需要遵守的条款。 公司正式员工因业务工作需要，由公司派往国外的人员先提交申请，经公司总经理批准后，可由公司人事行政部协助办理护照。 在出境前，根据对方邀请函，向公司提交详细的书面计划（包括行程计划、费用计划），经公司总经理批准后，方可向公司财务部领取有关费用。 员工在境外出差必须遵守所到国家的法律，尊重所到国家的风俗习惯。由于不符合以上要求而出现的问题，由员工个人承担一切后果。 员工境外出差，应按行程计划进行，任何个人不得擅自延长境外出差时间或更改境外出差路线。更不可以办私事推延时间。 员工回国后应及时将境外工作情况向公司有关领导做汇报，并将护照交人事行政部保管。 出国培训或商务往来，是公司的另一项非常重要的奖励方式，公司将出具所有签证文件及经济担保。公司将挑选人品出众；爱岗敬业；技术过硬；并且遵守公司各项规章制度的人员出境培训；商务往来。 员工当享受出国待遇的同时，也应注意职业道德。凡出国人员不可以在三年内离开公司，如果出现此情况，则必须由当事人承担一切相关的全部费用，并且赔偿公司相关损失。 五、出差费用报销原则 每一位员工因公出差到非居住地少于二个月，公司将给予报销其费用，如住宿费、餐费和交通费等。但所实际发生的费用应该是必要和合理的，并且经过正确的程序审批。 每一位出差员工均应准备独立的差旅费用报销报告，并在报销报告上详细说明每一项开支。所有开支都必须提供原始发票及账单（收据）以证明此项开支已实际发生。 只有与公司公务有关（非个人原因）的实际费用，公司才予以报销。 私人旅行不能与公务出差混在一起。然而，若私人发生在公务出差之前或之后，则私人旅行费用必须与公务出差的费用分开，并不能交由公司报销。 本规定详细说明了公司予以报销的出差费用基本项目，以下准则旨在建立一套统一的出差费用报销管理制度，一切与规定有偏离的费用均须经人事行政部或总经理，特别批准方可报销。 除公司总经理外，公司任何一个员工均不可以批准自己的费用报销单，如果发生该种情况，公司一定从严处理。 公司总经理的费用由公司财务总监审核。 六、预支现金 出差时若需申请预支现金，出差人需填写借款凭证，现金的预支必须经过总经理批准后才能到财务部领取。 申请预支现金时需同时提交，预支款的计划使用的明细表（如住宿费用、火车票、业务交际费用等）。 在上一次差旅费已经结清，及上一次出差报告已经上报给人事行政部的情况下，员工才能预支本次的出差所需现金。 出差预支现金的申请应提前至少三天上报，以便有充足的时间得到批准，并使财务部有充足的时间准备。 一般的报销程序 所有的差旅和业务交际费的报销，必须有事先得到总经理的批准 在出差回来后的五个工作日内，出差人员必须详细填写差旅费报销单，相关业务费用项目并标出与之对应的票证。最后出差人员将差旅报销单和差旅报告，连同相应的凭证交人事行政部审核，人事行政部审核其支出是否与公司业务相关，业务交际费等非明确规定的费用数量上是否合理。经审核、认可后，再将表格和凭证上交总经理审批，最后再交于财务部报销。 住宿费的发票应有详细的清单已表明房费、电话费、餐费、洗衣费等项目。任何不能出据该清单的发票不能报销。 交通费的发票应注明使用目的及出发地和目的地。 无