人事档案信息化管理论文高校毕业生人事档案信息化管理的障碍与对策.doc

人事档案信息化管理论文：高校毕业生人事档案信息化管理的障碍与对策 【摘　要】本文分析了目前我国高校毕业生人事档案信息化管理的现状及其存在的障碍,然后从完善档案的政策法规、开发专门的数字化工具、提高档案信息的动态更新以及强化档案的服务意识等四个方面探讨推进高校毕业生人事档案信息化管理的对策。 【关键词】毕业生人事档案　信息化管理　障碍 引言 科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求。毕业生人事档案是人才信息的重要载体,是大学生在校期间的学习、生活及各种社会实践的真实历史记录。准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着大学生的经历、政治思想道德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映大学毕业生综合素质的最重要的依据,也是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。随着高校信息化水平的迅速提高,对高校毕业生档案管理工作也提出了新的挑战,原有的单一的管理模式已经很难适应现时档案工作的发展要求,因此高校毕业生人事档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。 2　档案信息化的涵义档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化,经过系统加工和网络传输后,实现档案信息资源的合理配置和有效利用,最终实现档案信息资源共享的过程。其含义有四点:一是档案信息的数字化和网络化;二是档案信息接受、存储、加工、传递和利用的一体化;三是档案信息的高度共享;四是档案管理模式的变革,即从以面向实体保管为重点,向提供档案实体的数字化服务为重心的转变。值得注意的是,档案信息化并不等同于档案的数字化、网络化。档案信息化与数字化、网络化相比,是更为宏观的概念。档案信息化有着极其丰富的内涵,档案信息化建设不是数字化和网络化的简单相加,除了数字化和网络化等技术外,还涉及人员、法律、政策、标准等社会因素。可以说,档案信息化是由档案信息的数字化、档案传输的网络化和档案管理的标准化、档案系统的集成化、档案人员的知识化构成的有机体系。 3　档案信息化管理的现状近些年来,高校毕业生人事档案信息化建设取得了较大的成绩。高校档案馆(室)按照《高校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的要求,建立了比较有效的档案工作体系,为档案信息化打下了坚实的基础。自从国家档案局在2000年提出了推进档案信息化建设的任务,各地高校开展工作的形势较好,许多高校档案馆在档案信息化建设方面已投入了一定的经费,如配备了计算机、网络设备、输入输出设备和其他硬件、软件,建成了档案网络等等。但是,要*本文为湖北省教育厅教学研究项目毕业生质量跟踪体系的研究成果。适应市场经济条件下的毕业生和用人单位的双向选择,大学毕业生人事档案管理还存在着较大的问题。主要体现在三个方面: 3·1　管理体制的不健全从国外经验来看,信息化管理模式是档案工作成熟发展的必然趋势。而目前在我国,管理层对信息化的管理理念和管理模式还不了解,大多处于摸索阶段。有的管理者不能充分发挥团队的团结协作作用;信息化项目的范围界定模糊;具体实施中没有严格的业务规划、结构和设计;缺乏数据集成;忽视信息化施工与设计的吻合度;无法使信息化在实际应用中得到最大程度的持续和推广。在这种环境下,档案信息化很难得到有效的推广。 3·2　信息资源的开发利用率低长期以来,把馆舍面积和收藏量作为衡量档案馆水准的重要评价指标,许多高校的档案馆“以收藏为主”、“重藏轻用”的现象较为突出,档案成了“死”档案。从目前高校档案管理现状来看,高校档案部门提供档案的管理手段与信息服务方式远远落后于信息社会的步伐,不能满足师生及社会对档案信息的需求。 3·3　档案工作队伍整体素质偏低专业信息技术人员缺乏对档案业务工作的系统了解。同时,学校档案管理人员又不能熟练掌握信息技术开展档案的管理和利用,人员和设备的潜能没有得到充分的发挥和利用,不能实现优势互补。同时,高校档案信息化管理还存在统一管理难度大,没有一致的档案信息标准规范,档案的真实性和可靠性难以得到保障等问题。 4　档案信息化管理的主要障碍 4·1　高校领导对档案信息化的意识有待加强有的学校的领导对档案管理信息化工作的重视程度还不够,没有真正从战备的高度认识档案管理信息化的重要意义和作用,导致了疏于指导、政策上不予倾斜、经费上不愿太多的支持等问题,使档案信息化成为一句空话。 4·2　档案信息化标准建设滞后档案信息化建设的前提是档案信息的规范化、标准化,即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如ISO主席汉兹所说:“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势,必将出现一个电子混乱局面。”自1979年以来,我国已颁布了不少档案工作标准,但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案,针对数字化档案的寥寥无几。而档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息,这就需要从数字化档案信息的著录、保