《机关管理的原理与方法》案例分析参考答案.docVIP

机关管理的原理与方法案例分析参考答案 第二章 文件工作管理 案例2-1 问题讨论1： 出现的原因： 机构办事效率低下：文件运转与传递速度慢、效率低；机构职能交叉导致权责不明。 文件数量泛滥：重视文件数量而非质量；文件成本观念不强；没有权变思想，文件的制发不能跟上现实的发展。 工作人员素质低下：工作人员缺乏基本的的公文知识；没有权变思想，不能与时俱进；岗位职责监督不到位。 文件质量低下：文件质量监督不到位；文件内容质量低。严格控制文件运转过程：完善机关的组织体制，优化工作程序，使文件运转有序进行；严格使文件的运行符合规定的程序，并不断适应现实的需要进行改变；完善管理性环节的控制作用；提高文件运转速度。 提高办事人员工作效率：提高文件运转速度；阻止无用的文件信息进入文件运转过程；办事人员主动修复文件内容的错误，减少时间消耗；对工作人员进行相关的培训，提高其办事员素质。 对文件数量进行控制：提高工作人员素质，培养质量第一的观念；明确各机构权责，提高机关的程序化管理水平；明确规定行文制度和标准。 对文件质量进行控制：建立文件质量信息反馈机制；提高文件标准化程度；严格审查监督、加强文件质量检验；强化文件成本观念。培训主题：改进文件工作，提升办事效率。 培训目的：行政规范性文件是各级行政机关贯彻执行法律、法规、规章、上级行政机关的决定和命令，依法履行各项行政管理职能的重要依据，其质量高低直接关系到政府机关的形象和人民群众的切身利益。为此，各级政府、各部门特别是各级领导干部要加强行政规范性文件管理制度建设，全面提高行政规范性文件的质量，从源头上防止和减少因文件管理工作出差错而产生的效率低下问题。 培训对象：专职文件工作人员文件管理领导人其他各级领导与业务员。 培训内容： 专职文件工作人员的培训：由于文件管理人员有效管理及正确的文件工作是保证机关运行系统顺利实施和运行的重要因素，因此对专职文件人员的培训提出更高的要求，安排专职文件工作人员进行集中专项培训，使他们提高文件工作水平，学习成功经验，掌握文件工作要领。 文件管理领导人的培训：针对文件管理领导人，使其最终达到能精通文件制定和运行系统，并能对文件管理系统作出整体上的指导、规划，推动整个文件管理系统的进步。 其他各级领导人与业务员的培训：针对其他各级领导人及业务人员，使其了解文件制定和运行的基本套路，懂得文件工作的基本规范。 培训方式： 授课：由专业资深的专业人士，在现场对专职文件工作人员进行培训。通常由课堂讲授和现场操作讲授组成，并着重训练工作人员的质量第一的工作观念。 实际操作与指导：模拟文件的制定与运行场景，在此过程中让专业人士详细讲解操作步骤，指导人员操作，解答人员问题并提出容易出错的地方供工作人员参考与改进。 研讨会：进行文件管理工作的研讨会，文件工作管理领导人和专职工作人员一起就文件制定与运行灯问题进行研讨。 交流会：在文件执行过程中，与各级领导人和业务人员就存在的问题进行交流，设立一个专为文件管理工作的信息交流和知识培训的内部网站，并将其办成为机关进行相互沟通和交流的网上社区 测试:制定一份试卷，内容包含：与文件有关的选择题；与文件有关的问答题；与文件有关的改错题，然后对专职文件工作人员进行测试，得分高者给予奖励，得分低者给予惩罚。 讨论题： 你是否做好了担任公务员并从事文件工作的准备？ 你是否全身心投入你的工作之中？ 如果你认为自己有不足之处是否考虑要改正？ 如果你考虑提升自己的工作素质，你打算如何做？ 如果机关提供一次有关提升工作素质的培训，你是否支持或参与？ 从自身出发，你在文件工作中遭遇了哪些困难？能否解决？都如何解决的？ 从外部环境出发，你又遭遇了哪些困难？哪呢个否解决？都如何解决的？ 你对工作人员如何提升工作素质有何建议？ 你对办公环境如何改善有何建议？ 你对如何协调各部门工作有何建议？ 所需设备：两个会议室，试卷若干份，有关场景模拟的工具 培训后应达到的水平： 专职文件工作人员精通文件基本规范；精通何如有效控制文件运转过程、文件传递过程、文件数量以及文件质量。 专职文件管理人员懂得文件管理程序与规范；精通如何有效从整体上提升文件质量的方法；精通如何协调各部门有关工作。 其他各级领导和工作人员基本了解文件基本知识和规范；懂得如何有效协调各自工作。从时代发展的角度来看，工业社会以来，纸张的生产制造，文件的打印复制以及传送都变得更加容易，因为这样一个科学技术高度发展的社会给予了文件数量增长以技术上的支持；从当时历史的角度来看，在紧急时期，如第二次世界大战期间，文件数量增长速度迅猛，因而客观上需要数量较多的文件，因而对文件的需求增加也是其数量增长的原因。 以上两方面只要是其直接、间接原因，而起之所以增长的根本原因就在于公文本身是具有很大的效用的，它是法律规范的重要表