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【2017年整理】董事会的结构及运作
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董事会的结构及运作
第一届董事会成员之任命直接由公司发起人委任,其后的董事由董事会委任。
董事会对各股东负责,以公司和股东的利益为目标是他们的最大使命。香港联合交易所对上市公司董事的要求非常严格。
董事
发行人的董事会须共同负责管理与经营发行人的业务。联交所要求董事须共同与个别地履行诚信责任及以应有技能、谨慎和勤勉行事的责任,而履行上述责任时,至少须符合香港法例所确立的标准:
(a)诚实、善意地以公司的整体利益为前提行事;
(b)为适当目的行事;
(c)对发行人资产的运用或滥用向发行人负责,对上市公司资产的运用向上市公司负责;
(d)避免实际和潜在的利益和职务冲突;
(e)全面、公正地披露其与发行人及与上市公司订立的合约中的权益;
(f)以应有的技能、谨慎和勤勉行事,相当于别人合理地预期一名具备相同知识及经验,并担任发行人董事职务的人士所应有的程度。
董事会的结构
(1)执行董事:他们除了在董事会的职责外,还作为雇员,担当公司的行政职务,并另取酬金。
(2)非执行董事:外来的,在公司没有职务的董事。他们的重要性:
a.引进外来的经验;
b.负责监察管理层的表现及工作进度;
c.当公司利益跟个别董事的个人利益有冲突时,他们也确保董事会有适当的制度维护公司的利益,例如:
(i)核数委员会(Audit Committee);(ii)独立董事委员会(Independent Board Committee);
d.增加公众人士对公司的信心;
e.如果非执行董事也是其他机构的要员,他们亦能促进公司在业务方面的联系。
(3)独立非执行董事
根据香港联合交易所的上市规则,每一家上市公司都要有最少二名独立非执行董事。
(a)上市规则的要求:
(i)不能持有1%或以上的股权;(ii)该董事不能拥有公司的财务权益(不论过去或现在的);(iii)不能与公司的关连人士有联系(不论过去或现在);(iv)不能担任公司集团内的管理工作;
(b)独立非执行董事的责任:(i)出席所有的董事会;(ii)发表个人的意见,如有相反和不认同的意见,董事会秘书必定要把他的意见反映在会议记录上;(iii)在有关连的事项上,向股东提交独立董事委员会报告书;(iv)出任核数委员会成员;(v)出任薪酬委员会成员。
(4)董事会主席:董事会主席是由董事会成员互相推选出来的,通常会由最大股东担任,因为公司的表现对于最大股东的利益或损失影响最大,所以最大股东会确保公司得到最大利益及减少损失。董事会主席要处事公正,不能损害小股东权益。
(5)董事会秘书由董事会委任,向董事会及公司负责,所以在香港及其他国家多称“公司秘书”。在开董事会之前搜集有关资料,交于各董事细阅。在会议期间,提供法律及公司管治范围的意见,所以董事会秘书也叫“公司的良心”。董事会秘书要准确地记录会议的内容。
对外,董事会秘书负责:
a)公司信息披露的工作;
(b)跟监管机构联系;
(c)跟投资者、分析员和新闻媒体联系。
董事会的运作
董事要披露本身持有该公司的股权,定期开会。根据上市规则内的“最佳应用守则”,提议至少每六个月召开一次全体董事会会议。
有需要时召开会议;视乎公司章程的规定,一般任何一位董事可以召开董事会议;视乎公司章程的规定,会议召开日期和地点以合理为原则;根据“最佳应用的守则”,董事有权查阅董事会的文件和材料;董事会秘书必定要出席,并要准确地把会议讨论的过程记录下来。
如何防止公司由大股东/控股机构控制
(1)董事会秘书的作用
(a)披露大股东股权;
(b)协助董事披露股权;
(c)协助董事会判断,是否是有关连交易;
(2)独立非执行董事的作用
(a)在董事会会议上发表个人的意见;
(b)向独立股东呈交独立董事委员会的报告书。
(3)国家经贸委和证监委发出的“关于进一步促进境外上市公司规范运作和深化改革的意见”文件的通知有更严格的规定;
控股机构的高级管理人员如果要兼任公司董事长、副董事长、执行董事的人数不得超过二名;
(a)控股机构的管理人员不得兼任公司经理、副经理、财务主管、营销主管和董事会秘书;
(b)董事长、经理、财务主管、董事会秘书也应该参加证监会认定的境外上市有关知识的培训,并通过考试取得任职资格;
(c)文件也很积极地支持董事会秘书发挥公司管治的作用,这样可以提高上市公司的透明度。▲
文/李
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