【2017年整理】董事长秘书岗位说明书.doc

董事长秘书岗位说明书 岗位基本信息 岗位名称 董事长秘书 岗位编号： HXHL-GLX-BGS-003 所属部门 岗位定员： 1人 直接主管 岗位名称 办公室主任 直接下属 岗位名称 无 岗位职责 计划 任务 1 负责协助董事长做好年、月、周、日工作及个人计划提醒， 并合理安排涉及董事长的计划外事务。 2 负责制定并上报本岗位年、月、周、日工作计划，并对执行结果负责。 工作 职责 3 遵守公司及部门规章制度、操作流程，高效、主动地完成本职工作； 4 负责及时通知董事长参加已邀参加的会议，并负责董事长的会务服务。（会务） 5 负责及时做好需董事长收发、签批、审阅的公文、报表、函件、传真件等，及时转送董事长，不压文件；做好公司电话的及时接听、记录和处理。对办公室文件的管理，分类合理、处理及时、管理规范。（文件信息管理） 6 负责协调董事长及时审批公文，并提醒重要公文及时签批。（审批提醒） 7 负责及时传达董事长的各项指示安排，并协调督办落实。（传达指示） 8 负责按照【保密协议】进行自我日常行为规范管理，严格保守涉及董事长工作及生活的私密内容。（自我规范） 9 负责内部人员接待：与提前预约的员工协调，询问董事长之后安排接见时间。（接待安排） 10 接待来宾、接听电话彬彬有礼，笑脸相迎，茶水相待。询问来宾情况，来访目的，有无预约，并及时向董事长请示。按照董事长意见引见、接待。对应聘人员应亲自迎、送至办公楼大门处，送上企业文化资料。（外来接待） 11 负责对董事长办公室、起居室内务的清洁整理，物品摆放整齐规范，做到窗明几净无死角。（内务要求） 12 熟练掌握计算机操作，进行电子文档管理，完成公司领导交办的文字打印工作。严格执行保密规定，密级文件档案资料单独存放保管。（文字档案） 13 负责董事长日常茶水服务（茶水/20分钟），订餐通知等工作。（日常茶水） 14 负责办公室供奉神位的每日上香、贡品及时更换、神位清洁工作。（神位供奉） 15 负责将董事长的办公电脑每天8：:30前打开，打开一拖就传软件，每周杀毒一次。（电脑处理） 16 负责每周清洗一次杯子和茶海。（清洗茶具） 17 负责每日检查董事长办公室办公用品是否需要更新，如检查抽纸、铅笔、签字笔、净化器（每周清洗一次，每天添加纯净水，量不超过不锈钢球的表面）等，花木维护，及时浇水、更换枯萎花木（每周一次清洗、换水，水的位置不超过根的三分之二）。负责办公室观赏鱼的养殖协调管理。（内务管理） 18 负责卫生间卫生：毛巾每周清洗一次，马桶随时清洗，地面随时拖，洗手盆保持干净。（内务管理） 19 负责五号楼内务事项：每周两次大扫除；中午12点左右对接厨师，开门开窗；下午五点前清洗碗筷及生活垃圾，收拾床铺；检查热水器是否关闭；关闭所有窗帘门窗；将床单被罩每月送陈主任家洗涤一次。（内务管理） 20 负责董事长办公室各类钥匙的分配、使用及管理，随身保管，严禁外借。（内务管理） 21 每天8:30前到岗，查看公司办公软件oa系统、董事长邮箱，提醒董事长相关事宜；将办公桌椅、窗台等擦拭一遍，董事长桌上所有物品擦拭完毕后按原位置放置，9点前办公室资料等整理就绪，百叶窗帘拉开至不透明叶片与透明叶片完全吻合交错时，并开窗通风半小时。（工作程序） 22 每天在董事长离开办公室后下班，将办公桌椅等擦拭一次，下班前将办公室资料整理、清理完毕，百叶窗帘拉开至不透明叶片与透明叶片完全吻合时，并闭锁窗户，将饮水机等断电，锁门，开启监控。（工作程序） 23 负责董事长的会务安排与会务提醒：开会前将眼镜干净，备好激光笔、签字笔等，会议期间每20分钟倒水一次，会后将会议用品取回。（会议服务） 24 负责本岗位各阶段工作成果及信息成果的及时上报、归档，保证其完整性、准确性；；（成果管理） 主要 权限 25 对公司事务及直接领导的建议权等； 26 对所辖业务的管理权、建议权及参与权； 协作 27 协助本部门同仁完成岗位工作计划； 28 负责对本部门或其他部门同仁提供及时工作协作、援助 其它 29 完成公司领导交办的其他工作 任职资格 教育水平 学历 本科及以上学历 专业 工商管理类等相关专业； 证书 工作经验 岗位 3年以上总经理助理工作经历 行业 房地产开发企业、酒店 工作技能 知识 具备相应礼仪服务知识、管理知识、房地产行业知识； 能力 具有人际交往沟通协调能力、工作的计划与执行能力； 技巧 Word、excel、Project、明源软件、OA办公、电脑操作较熟练； 工作态度 态度 工作细致、严谨、具有高度的工作热情和责任感，诚实可靠； 其他 1 使用工具/设备：计算器、一般办公设备（电脑、电话、传真机、打印机、网络）； 2 工作环境： 董事长办公室接待处； 3 工作时间特征： 正常节假日，必要时公司统一安排加班；