第三章 文书档案管理.pptVIP

文书档案管理 举例：如何整理家里的衣服 文书档案收集工作的内容、重要性 文书档案收集工作的要求 文书档案收集的方法 内容 一是对本机关需要归档档案的接收工作 二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作 三是档案馆对历史档案的接收和征集工作 具体到一个立档单位，保证文书档 案收集工作的方法是制定文书档案归档 制度，包括归档范围、归档时间和归档 要求。 归档范围 确定归档范围需考虑三个因素 a.本机关的职能活动 b.公文办理完毕 c.具有 查考利用价值 内容 a.上级针对本机关的指导性公文 b.本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c.下级机关呈送的报请类公文 d.同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文 注意问题 a.联合办理的公文 b.本机关内部负责人兼任其他机关职务时 c.本机关内部的公文如计划、总结、会议记录 归档时间 一般在第二年6月底之前 归档要求 a 种类、份数以及每份文件的页数 b 案卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考 c 案卷要系统排列，交接时履行手续； d 字迹材料要符合耐久性要求； e 公文必须是正式的生效的公文 收集工作的重要性 收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 收集质量决定文书档案管理的质量 充分发挥档案作用的保证 归档的文件材料应当齐全完整，并 符合长期保管的质量要求： 1、齐全完整是指归档文件材料在种 类、份数以及每份文件的页数等方面都保 持齐全完整。 2、质量要求是指归档的文件材料不仅 要求内容上客观、真实，而且在制成材料特 别是书写材料方面要利于文件的长期保存。 3、归档的文件材料应当精练准确，并 反映本单位的主要职能 严格按归档制度规定进行接收。 建立相关制度加强零散文件的收集 明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整 文书档案整理工作的内容和原则 文书档案整理工作的方法和步骤 思考 你单位适合哪种分类方法， 为什么？  文书档案整理工作的内容 通常分为系统化和基本编目两个部分。系统化指档案的分类、案卷的排列和档号的编制；基本编目指编制案卷目录 整理工作的原则 1、充分利用原有的整理基础。 2、保持文件之间的历史联系。 3、便于保管和利用。 文书档案的整理方法：组卷的整理和归档文件整理两种方法。 组卷整理法 1、鉴定: 此时的鉴定工作包括两方面的内容 一是是否留存，也就是对照归档范围看是否属 于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文 件。 鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件 确定保存期限。这两部分内容的确定都要依据 《归档范围和保管期限表》。文书档案的保管 期限有三种：永久、定期，其中定期又分50 年、30年。 2、分类 （1）分类的要求 首先，要结合本单位实际，采用适当的分的方法，一经确定，不能随意变动。 其次，文书档案的分类应采用统一的原则，一个单位内部不能采取两种以上的分类方法。 最后，文书的分类应遵循一定的逻辑原则，类目之间不得交叉 。 (2）分类方法 文书档案常用的分类方法有三种：年度分类 法、组织机构分类法和问题分类法。 （3）文书档案的复式结构分类法 A、年度——组织机构分类法 即将全宗内 的档案按不同年度分开，在每一年度内再按立 档单位内部的组织机构分类。这种方法只适用 于机关单位，并且是内部组织机构变化不大的 单位。 B、年度——问题分类法 即将文书档案先按年度分开，在每个年度内 再按问题分类。机关采用问题分类法时通常分为 党群工作类、行政管理类、业务工作类；企业单 位只有这一种分类方法，通常分为党群工作类、 行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。 C、年度——机构——保管期限分类法 这种分类方法比较适合采用归档文件进行整 理的单位。 D、保管期限——年度——组织机构分类 法 这种方法适用于按规定需要向档案馆移 交档案的单位。 以上类别（文件所属的机构和问题）、 归档范围和保管期限就构成了一个完整的文 书档案归档范围和保管期限表。各单位在修 订归档范围和保管期限表时，一定要报市档 案局审批备案 。 3、组卷 我们工作中通常采用在分类的基础上以问 题为主并结合其它特征进行组卷，通常一个问题 或是相类似的问题组成一卷，但不同保管期限的 文件不能组在一起。 4、卷内文件排列 通常采用时间排列法。一些特殊的文件排 列：正文在前，底稿在后，结论在前，依据在 后，批复在前，申请在后，原文在前，复制件 在后。