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第十二章　档案管理 秘书办公室： 李总：小王，你帮我找一下上个月合肥天则公司来我们公司时双方谈判的会议记录。 王俐：好的。我马上送过去。 （过了好久，王俐也没找到，她与小胡两人一起找，还是没找到。） （李总打来电话）：小王，怎么回事，这么慢？ 王俐：对不起，李总，我忘记放哪去了…… 李总：这怎么行？你事后未归档吗？ 王俐：我记不清了…… 李总：这些档案是很有用的，难道你不清楚么？我现在要和对方谈具体问题，没有凭据岂不麻烦？…… 小胡：看看这是不是？ 王俐：是了，哎呀，李总，找到了！在我的办公台下压着呢！ 李总：赶紧送过来，以后要多学学如何管理档案方面的知识！ 相关知识 一、档案的作用： 档案是单位中最原始、最可靠的信息，主要有单位文件、手稿、书信、合同、凭证、账簿、报表、图表、照片、录音、录像等，发挥着凭证和参考作用。 档案的收集：办理完毕的有价值的文字和影音材料。 二、档案的整理： 历史与逻辑的双重原则。 　　　　全宗：一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案整体。 　　立档单位：在工作、组织和财务上是否有一定的独立性。即可以独立行使职权；可以自己编制预算或财务收支计划；设有人事管理的机构或人员并有一定人事任免权。 三、档案的分类： １，按时间：年度分类法、时期分类法。 ２，按来源：组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法。 ３，按内容：问题分类法、实物分类法、地理分类法。 常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。 四、档案检索： 检索工具包括： 归档文件目录 分类目录； 人名索引，由人名和档号两部分组成，按姓氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码方法排列。 全宗指南； 电子档案检索。 五、档案鉴定： 分析价值：内容、来源、产生时间、名称、稿本和外形特征、技术因素、功能因素、作者因素。 确定保管期限：永久、长期（１６—５０年）、短期（１５年及以下） 六、档案保管 档案库房安排：合理安排，如尽可能集中等； 日常管理： 建立管理制度； 温湿度（纸质温度１４—２０度，相对湿度为５０—６５）。 流动中的保护； 安全检查和库房卫生。 实训题 王俐受到了李总的婉转批评，对档案工作开始留意起来，一天，她发现办公室文件柜底部有一幅字，打开一看，是一位名人为风光公司所题，但这位名人王俐知道他后来在政治上犯了错误，且已不在人世，这幅字到底如何处理？说出理由。 一天，王俐发现那位已辞职的陈纪的一份奖励状，王俐想，反正陈纪已出国了，这份文件已没什么用了，就打算毁掉算了，你认为妥否？ * * 备注 页数 日期 题名 文号 责任者 文件号 *