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下载 第 17 章 口头报告 E . (Luis E. Lamela), CAC 路易斯 拉莫拉 医疗中心总裁兼执行主席 w w w. u h c . c o m 路易斯E . 拉莫拉经常要对公司内外很多人进行口头报告，有的是医学专业人员，供货商， 还有的是客户。CAC 医疗中心总部设在佛罗里达州的克拉尔加步勒市 (Coral Gables), 是一家综 合性医药服务网络公司，在南佛罗里达州设有 2 8家专科或综合性医疗中心。它是联邦授权经营 的一家医疗保健机构( H M O ) 。其母公司为联合医疗公司(United HealthCare Corporation) ，为全国 医疗保健业的排头兵。 口头报告成功的关键在于简洁。我始终坚持 3点原则：检视要讲的观点；向观众报告；最后 适当总结。 想要达到的目的、观众的类型以及报告所包含的信息决定着使用什么样的形式、什么样的视觉效 果，包含多少轶事、笑话或实例等。我的大部分报告都是为推销、解释或激励别人而作。当我计划每 次的报告时，首先想到的是听众。他们是专业人士还是非专业人士？是购买者还是推销商？是供货商 还是用户？是内部人还是外来者？我的目的以及听众的组成成份决定着整个报告的基调和重点。 我在作报告时，常借助视觉效果列出讲演的纲要，一般不使用注释。我喜欢选用的视觉效 果一般是适合讲演主题、听众口味以及讲演地点的。 PowerPoint 软件、幻灯片、投影胶片和剪 贴画等是最常用的。 对很多人( 1 5人以上)作报告推销产品或宣传某一观点时，利用 P o w e r P o i n t 软件或幻灯片是很 有效的。另外，我喜欢使用大量的范例、图片和表格来证明自己的观点。 在小型报告会或一对一式的劝说中，我一般使用投影胶片和剪贴图，因为这样可以离听众 较近而且更加非正式一些。 刚开始在公众面前讲话时，我也感到非常紧张。我用来消除紧张感的办法是：忘记自己是 对着众多的人在讲话，而让自己觉得是在同一个人倾心交谈。我不喜欢在讲台后面讲话，相反 很乐于站出来，树立一种公开的形象，仿佛对大家说：“我在向你们讲述一个故事。” 我总是用趣闻轶事来避免给人以作报告的印象，而且发现听众对这种方式很感兴趣，接受 得也很好。例如，在讲西班牙语的移民聚居区，多功能医院的检查室都建得很大，因为这些人 喜欢将自己的亲朋好友一起带进来；而在盎格鲁裔移民聚居区，检查室完全可以小些。 我对于讲演主题的热情以及谦和的态度，使得听众们很喜欢我的报告。一般我不会强迫对 方感兴趣的，比如生硬地说教或报告等，因为我觉得这样不会有好的效果。另外，我所讲的都 是我笃信的或本身就很感兴趣的内容，这一点在使报告吸引人方面是很有效果的。 说服他人同意并信服你所相信的观点的能力对于生意的成败十分关键。口头报告决不仅仅 是讲话：它需要设计和选择适合特定听众和目的的讲话策略，创作出好的内容，并有效地加以 组材。上述各个方面的最终方案都要受目的、听众和环境等因素的制约。 17.1 口头报告的目的 口头报告同书面报告有着同样的3个目的：传达信息，说服他人和树立形象。和书面报告一 改426 商务与管理沟通 下载 样，一般口头报告的目的也不是单一的。 说明性报告的目的是向听众传达信息，教诲对方。组织中的培训项目一般都属于说明性的 报告。这类报告的另外一重目的是说服新雇员遵守公司的规章，不要自行其是，帮助他们适应 组织的文化氛围。 论说性报告的目的是说服听众接受某一观点或采取某一行动。提供信息或证据是劝说的主 要手段。另外，演讲者为了树立良好的形象，必须表现出对听众需求的