档案管理实务项目五.ppt

为了保持文件之间的历史联系，应该在案卷目录、全宗指南等检索工作中说明，并在全宗末尾放置“全宗保管位置参见卡”，见下表： 全宗保管位置参见卡 全宗号 载体形态 存 址 备注 1号全宗 纸质档案 1号库房 1950年—1966年 纸质档案 2号库房 1966年—1980年 声像档案 5号库房 科技档案 6号库房 会计档案 9号库房 （1）档案存放秩序的管理① 档案存放位置索引 有两种体例： 一是指明档案存放处所的存放位置索引，如下表： 档案存放位置索引 全宗名称： 全宗号： 案卷 目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号 存 放 位 置 楼 层 房间 柜架（列） 柜架 层（格、箱） 档案存放位置索引 二是指明各档案库房保管档案情况的存放位置索引 档案库房保管档案情况的存放位置索引 档案库房保管档案情况的存放位置索引 楼： 层： 房间： 柜架 （列） 柜架 层（格、箱） 存 放 档 案 全宗号 全宗名称 案卷目录号 案卷目录名称 起止卷号 ② 装具所存档案标识牌 即在每一列、每一件、每一层（格、箱）装具表面处设置的标牌，以表明每一个档案架、柜、箱中存放档案的起止档号，以便检查和调还档案。 ③ 档案代卷卡 档案代卷卡是档案室或馆在档案暂时移出库房外时，在档案原存放位置放置的一种替代卡。 档案代卷卡 全宗号 目录号 卷号 调出时间 调出原因 调卷人 归还时间 还卷人 （六）全宗卷 全宗卷的形成过程和成分如下： 1．在档案收集工作中形成的文件材料，如“档案移交目录”、“移交书”等。 2．在档案整理工作中形成的文件材料，如“档案整理工作方案”、“分类方案”、“立档单位和全宗历史考证”等。 3．在档案鉴定中形成的文件材料“档案鉴定材料分析报告”、“档案销毁清册” 4．在档案保管、统计中形成的文件材料，“档案受损与修复记录”、“档案安全检查记录”、“档案数量与状况统计” 5．在档案利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“机关工作大事记”“机关组织沿革”等 任务三 特殊载体档案的保管 1、掌握音像档案、照片档案等保管的具体要求； 明确保管特殊载2、体的档案装具的种类及选用； 3、掌握电子档案日常保管措施。 知识目标： 能够熟练掌握特殊载体档案的保管技能； 能力目标： 案例导入 某某食品公司将要举办25周年庆祝活动，公司发展史展览是其中一项重要内容。为此庆祝活动筹备组到公司的档案室查找公司成立以来重要活动的有关的音像材料，但却遇到了麻烦。一是档案室材料不全。二是许多音像材料在形成之后没有编写相应的文字说明，致使一些材料因所记载的活动的确切日期、参加者，地点、内容等无法辨别而不能采用。三是一些音像材料在形成后未加整理和专门保管，造成音像材料无法复制和使用。 这个例子说明，该公司应加强档案室音像档案的管理规范，统一公司音像档案的管理。因为现在，大多数的单位在工作活动中都会形成照片、录音、录象档案，这些特殊载体的档案的保管要求与普通档案不同，有自己特殊的保管技巧，若不加以管理，将会给公司带来严重的后果。 任务训练 活 动 目 标 通过实地调查了解特殊载体档案的保管工作内容及要求； 并能对照我国档案法规中相关规定对具体某单位特殊载体档案保管行为进行判断。 活 动 组 织 根据情况，充分利用校内外教学资源，分组调查； 学生分组实地调查某单位档案室或校 史馆，了解特殊载体档案的保管要求 、状态，然后各组指定代表介绍他们 的调查情况，并结合自己的老照片或 电子文件保管，讨论分析如何确保特 殊载体档案的载体寿命及信息的安全。 活动内容与要求 【理论支撑】一、音像档案及照片档案 （一）音像档案 音像档案是指国家机构、社会组织及其个人从事政治、经济、科学、文化等活动中形成的，对国家和社会有保存价值的，以音响、图像等方式记录信息并辅以文字说明的特殊载体。 音像档案特点主要有以下几点： 1．直感性强——最主要的特点。主要以音响、图像的形式记录人们从事各种社会活动。 2．形意结合。形指形象，意指文字的表意。 3．易复制性。和纸张相比，在现代技术条件下，复制很容易。 （二）照片档案的构成和种类 照片档案是国家机构、社会组织及其个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体的图像资料。 （三）音像档案的保管 保管条件：温湿度：温度在15度-25度；湿度保持在45%-65% 维护方法：（1）清洗。可用刷子或绒布轻擦；有条件可用蒸馏水冲洗，（2）防尘、（3）防潮湿度保持在45%-65%（4）防热；温度在15度-25度。（5）竖放。（2）磁带要卷绕平整，