青岛市中小学校档案分类编号办法解释.ppt

(九)实物类 主要指本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物 序 号 归 档 范 围 保管期限 1 本校及其教职工获得、接收的各种奖杯、锦旗、奖状、证书、牌匾及其它有纪念意义和凭证作用的物品等 （1）省级以上的 永 久 （2）市级以下的 长 期 2 本校接收的国外友人、友好团体、校友等馈赠的纪念品、书画、文字资料 永 久 (十)教职工类 执行国家有关规定 提 示 一 凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，本单位需要长久利用的文件材料，应列为永久保存。 凡是在相当长的时间内本单位需要查考利用的文件材料，应列为长期保存。 凡是在较短的时间内本单位需要查考利用的文件材料，应列为短期保存。 提 示 二 确定归档文件材料保管期限参考依据： A、《档案工作指南》： 《归档文件整理规程》附录A B、《档案工作文件选编》： 财会字[1998]32号《会计档案管理办法》 国档发 [1988]4号《基本建设项目档案资料 管理暂行规定》 C、山东省中小学校档案管理暂行办法(鲁教办字[2000]23号) D、青岛市档案局《企业档案工作制度建设规范》 二级及二级以下类目的设置 1、管理、学籍、教学、照片类档案按教学年度设置二级类目，需要设置三级类目的按其保管期限设置。(档号中涉及年度时均代表为教学年度)2、校舍类档案设置确权、基建、管理三个二级类目，按项目设置三级类目。3、设备仪器类档案一般按设备仪器使用性质或部门设置二级类目，按单台（套）设备仪器设置三级类目。 4、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。 5、声像类档案一般按载体形式设置二级类目，可视需要按年度设置三级类目。 录音带、录像带 6、实物类档案按其种类或年度设置二级类目，一般不设置三级类目。 印章 奖状 奖杯 奖牌 锦旗 证书等 注：其它企事业单位还应有以下类别的档案 产品，科研，基建 三、档号的编制 主要包括：全宗号、类目号、件号及间隔号组成。 （一）全宗号 全宗号由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆之前该号暂空。 档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定 和反映档案排列顺序的一组代码。 （二）类目号1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写 GL：管理 XJ：学籍 JX：教学 XS：校舍 SB：设备仪器 KJ：会计 JG：教职工 ZP（SP）：照片类 SX：声像类 SW：实物类 2、二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字 “1-9”或“01-99”表示； 3、设备仪器类档案，按使用性质设置二级类目，有型号的，一般应优先采用代号（型号）进行三级类目；无代号的，采用阿拉伯数字编写。（设备简单，可直接以设备型号设置二级类目） 4、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示， 如： 二00五年用“2005”表示。 5、保管期限 永久（50年以上）—“1” 长期（15-50年）—“2” 短期（15年以下）—“3” * * 青岛市中小学校档案分类编号办法解释 青岛市中小学校档案分类编号办法 一、范围 青岛市所属高中、中专、初中、小学等学校,普 通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行 二、档案的类目设置 管理类 学籍类 教学类 校舍类 设备仪器类 会计类 教职工类 照片类 声像类 实物类 一级类目的设置 学校亦可根据具体需要增减一级类目，一般情况不再单设一级类目 （一）管理类 主要包括： ·学校党委（总支、支部）、行政、工会、共青团、少先队、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录； ·各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。具体如下: 序号 归 档 范 围 保管期限 1 上级党组织的决议、决定、条例、办法、规定及针对本校党、团、工会工作的文件材料 （1）重要的 永 久 （2）一般的 短 期 2 本校党、团组织的年度工作计划、总结、统计报表 永 久 3 本校党、团组织的会议记录、纪要