OA作业上线操作手册.docVIP

OA作業上線操作手冊 目錄 一、上線作業項目…………………………………………………………1 二、學校與AP Domino Server對照表……………………………………1 三、異常問題解決…………………………………………………………1 四、各項應用作業操作說明 1、辦公室自動化系統（OA.NSF）操作步驟………………………1 2、個人代理人與核簽主管設定……………………………………3 3、部門核簽流程設定………………………………………………5 一、上線作業項目：代理人設定、表單與部門流程設定、請假管理系統、出差管理系統。 二、學校與AP Domino Server 對照表 學校 Domino Server 學校 Domino Server 明志學院 Mitap01/fpg 長庚大學 Cguap01/fpg 三、異常問題解決： 1、開啟資料庫時出現Disk Data Structure Error Message 時請將欲開啟之資料庫圖示移除(點選資料庫圖示按滑鼠右鍵選擇移除)，再重新開啟資料庫；會造成此異常訊息主要為Local 硬碟部分磁區已損壞造成。 2、各項設定作業（例如：個人代理人設定、個人核簽主管設定、部門核簽流程設定等）應先建立，並隨時適需要更新。 3、各項應用作業操作過程中若出現如出差操作步驟二十二之畫面請務必按信任簽任者之按鈕。不得選按終止、執行一次之按鈕，否則可能照成程式之終止執行。 4、各項作業中有關個人視界之顯示，可能發生自己使用之個人電腦讓其他人用NOTES登入使用時,可能造成個人視界顯示之文件無法正常顯示，此為正常現象，並不影響系統之使用。 四、各項應用作業操作說明： 1、請於個人工作區上點選辦公室自動化系統（OA.NSF）進入，並執行相關作業即可。 1、辦公室自動化系統操作步驟： 步驟一：於桌面上Double-Click Lotus Notes中文版圖示，執行Notes 步驟二：輸入您個人Notes ID密碼 步驟三：正確輸入密碼後進入Notes工作區畫面，點選辦公室自動化圖示（跳至步驟六）選擇您要執行的作業。 步驟四：若工作區上無辦公室自動化圖示，請將其開啟至工作區上（檔案-資料庫-開啟）。 步驟五：依據伺服器對照表,輸入自己所屬的伺服器名稱，資料庫為”辦公室自動化系統”，檔名為”OA.NSF” 步驟六：選擇您要執行的作業。 圖示：其他類菜單畫面。 圖示：電子表單設定菜單。 2、代理人設定資料庫：使用各項OA核簽作業時應先建立個人代理人及核簽主管文件，並適時更新。設定步驟如下： (必須填寫項目：個人代理人、個人核簽主管、個人電話分機 個人代理人設定操作步驟： 步驟一：點選人員基本資料設定作業，此為使用OA作業前置作業 步驟二：輸入個人電話分機 步驟三：建立核簽主管。 步驟四：選擇您個人的核簽主管。 步驟五：設定個人職務代理人(可設定3位代理人) 步驟六：選擇職務代理人 步驟七：設定完成後應按儲存鈕離開，日後應隨時更新。 步驟八：無NotesId人員基本資料設定 步驟九：點選人員基本資料—依公司中文排列,找到欲設定的人員後打開（Doublic-Click）此文件。 步驟十:點下編輯鈕後即可設定基本資料(設定步驟如同個人設定) 3、部門核簽流程設定資料庫：部門單位主管核簽各項各項OA作業時應先建立該部門可能核簽的流程（可設定多種流程，流程編號不得重複），並適時更新，使核簽主管能根據OA文件（填單人）選擇適當核簽流程，讓文件能順利傳送。設定步驟如下： 部門表單流程設定操作步驟： 步驟一：當部門使用核簽流程作業時，部門主管應設定部門內核簽流程。 步驟二：選擇新增流程按鈕，建立部門流程 步驟三：當主管建立部門核簽流程時，系統自動帶出建立者基本資料。 步驟四：輸入核簽主管所在部門(例如RJ34) 步驟五：選擇適當人員後，若需再選擇第二位主管人員則重複步驟四，依序選擇。 步驟六：選擇設定完成後，按儲存後離開。 步驟七：檢查是否設定成功 步驟八：表單流程設定畫面 6 點選請假作業按鈕即可進行請假。 點選任一按鈕即可進入該作業。 點選人員基本資料設定按鈕即可進行個人設定作業。 點選人員基本設定即可進行代理人設定作業。 務必輸入個人電話分機 點選核簽主管按鈕 可輸入公司部門代號方便查詢。 點選個人職務代理人 可輸入公司部門代號方便查詢。 設定完成後，按儲存離開 點選無NotesID人員設定按鈕即可進行代理人設定作業。 找到欲設定