开立请购单设定方式及呈会签流程一览表-长庚大学人事室.ppt

請購部門 資產管理部門 審查部門 採購管制專人 核 決 請購單開立 、主管核簽 規格審查、閒置資產核對 核准項目核對、需要性審查 總審查 依核決權限 規定 請購部門： 管理部門： 審查部門： 請購管制專人 核決權限： 1.依已核准研究計畫案或專案提報呈准之設備明細開單 2.請購單簽核：研究計畫案由計畫主持人核簽，餘依規定核簽 1.總務處:全校事務設備如除濕機、電冰箱、桌、椅、數位相機與攝影機等 2.學校工務課(高耗電另依用電安全提出):全校機電設備如排煙櫃、冷凍(藏)櫃等 3.資訊中心:全校電腦設備如個人電腦、筆記型電腦等 4.全校醫療儀器設備：貴儀中心 5.工學院其他設備(非如上之事務、機電及電腦類)：工學院維修小組 6.教學設備如單槍投影機、電動螢幕等：教務處。 1.研究計畫案免審 查，餘須送審查 2.安衛類—安全室 3.需要性審查人員： 楊文進高專—總務處、會計室 戴松茂專員—醫學院、研發處、技合處、資訊中心國際學術交流 曾文武專員—工學院、教務處、通識中心、體育室、管理學院、實習耗材 楊鳳平專員—學務處、圖書館、人事、文物館、藝文中心 廖修遠先生—相對補助款案件 總審查 1.核簽流程 2.請購要件 3.項目核對 1.計畫案由計 畫主持人核 決：免再呈 核 2.已專案核准 者：由系主 任級核決， 免再呈核 3.餘請購案須 再呈校長 * OA作業系統(NOTES) 通知表單 非常備材料請購未覆核(接件)通知單 採購會簽附圖案件洽辦單 ※ 請購人員及主管需每日開啟NOTES處理核簽相關通知單 * * * ※ 若選“N.不請購者”，仍需至MIS系統撤案，以免遭連續催辦。 * * ※ 若廠商規格不符或規格符合又不擇廉時，請提出具題說明或提供分析表。 * 2-6 合約材料查詢作法 * 1.先以「品名規格」查詢合約材料： * 2.輸入「品名規格」、「合約地區(1)」進行查詢： * 3.或輸入「材料編號」、「品名規格」、「合約地區(1)」，查詢結果較為準確，合約品項會有「＊」註記！ * 4.再以「材料編號」查詢合約資料： * 5.點選「已生效合約材料查詢」： * 6.於「材料編號」欄位按F7後輸入材料編號，可顯示合約基本資料： 請購申請程序 開標程序 下訂單給得標廠商 收貨驗收流程 核銷流程 開單、審查、覆核 總管理處採購部、校長室、會計室 廠商在履約期限內交貨 總務處資材課請購單位、廠商 會計室 3.收料、檢驗、付款作業 * 廠商送貨 資材部門 收貨(通知請購單位領貨) 列印收料單，輸入材料檢驗資料 貨品驗收材檢表上傳、呈核 NG 各請購單位主管於NOTES系統核簽驗收單 資材課彙整文件於會計室 會計室辦理付款 文件歸檔存查 請購部門主管 請購單位 請購人 結案 資材課 會計室 資材部門 * 材料檢驗表之列印 為能精簡驗收作業流程，充分掌握時效，材料檢驗表由各請購單位自行列印。 請購單位在收料次日，部門主管即接獲Notes系統發出之各單位需列印『材料檢驗表』的通知。 自4月1日起由各單位請購開單人員至MIS下載(列印)各單位之材料檢驗表，以辦理驗收作業。 * * * * 1. 3. 2. * ※本表單上傳後請自行留存(備查)，無須再寄回校長室 * 廠商送貨 資材部門 收貨(通知請購單位領貨) 列印收料單，輸入材料檢驗資料 通知請購部門安排驗收作業 協調驗收時間 (廠商、主驗、監驗、會驗單位)材檢表上傳、呈核 NG 各請購單位主管於NOTES系統核簽驗收單 資材課彙整文件於會計室 會計室辦理付款 文件歸檔存查 請購部門主管 請購單位、廠商、 主驗、監驗、會驗單位 結案 資材課 會計室 * 政府補助金額達一佰萬元以上之採購案件驗收規定 資材部門 政府補助金額達一佰萬元以上之採購案件驗收規定 依長庚大學請採購暨資材管理辦法第七條規定 品質檢驗：試車檢驗之設備或以外觀尺寸、廠牌、型號檢驗之零配件等，由請購部門或會同固定資產管理部門辦理檢驗。官感及簡易量具檢驗者，得由資材部門檢驗，其項目由固定資產管理部門訂定。政府補助金額達一佰萬元以上之採購案件，驗收應由校長室派員擔任主驗，會計部門與總務處派員監驗，請購部門派員會驗，必要時得由主驗及會驗人員，委請專業人員擔任協驗，共同參與驗收。請購部門與管理部門均無法檢驗之材料，得由校長核准後辦理託外檢驗。 * 謝謝!!~敬請指教~ * * * * * * 品名規格： 材料編號(規格代號)：長庚大學首頁→行政服務→線上服務→材料編號查詢(限校內IP開頭10使用) 採購部-料號編審人員及連絡電話............ 編審人員 　 連絡電話 負 責 類 別