第三章节ACCESS数据表的操作.docVIP

第三章　ACCESS 数据表操作 数据表是Access数据库中存储数据的对象，是数据库的基本操作对象。 3. 1 数据表的组成 Access的数据表是一个关系型的二维表，数据表由多条记录组成，一条记录由多个字段组成。创建数据表时主要包括以下两个方面： (1) 确定数据表的表名，表名用于标识数据库中某一个具体的数据表。 (2) 定义数据表的表结构，数据表的表结构主要包括字段名 称、数据类型、字段大小、主键和索引等字段属性。 本章将创建xsda.mdb数据库中的９个数据表，分别为“学生档案表XA01、系部编码表TB06、学生班级编码表TB03、专业编码表TB04、毕业标志编码表TC04、性别编码表GC01、地区编码表GC02和民族编码表GC03、政治面貌编码表GC04。 1．字段名称 字段名称必须能直接、明确地反映数据内容，字段名称要符合Access有关字段名的规定。字段名命名的规定如下： (1) 长度不能超过64个字节。 (2) 可以是包含字母、数字、空格及其他字符的任意组合，但 不能包含句号、感叹号、方括号、重音符号及控制字符(ASCII值为0～31)等特殊字符，且不能以空格开头。 (3) 不能与Access中已有的属性及其他元素的名称相同。 Access为大多数属性提供了默认设置，一般能够满足用户的需要，用户也可以根据需要自行设置。 ２．数据类型 (1)字段大小 可由用户设置的数据类型有：文本型、数字型和自动编号型。 文本型字段的大小属性可以设置为1～255之间的任何整数，其默认值为50。 数字型字段的大小属性的可选项提供了字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数。各个选项所占用的存储空间不同，默认值为长整型。 自动编号型字段的大小属性的可选项提供了长整型和同步复制型，其默认值为长整型。 (2)索引 为字段建立索引可以迅速地在表中定位记录，提高管理效率。 (3)格式 使用“格式”属性可规定字段的数据显示格式。除了OLE对象以外，其他的数据类型字段均可设置格式，Access为自动编号、数字、货币、日期/时间和是/否等数据类型提供了预定义格式，可从列表中选择。例如，出生日期的格式可以设置为“1986-06-19”的形式。 (4)字段有效性规则 字段有效性规则用来控制数据输入的正确性和有效性。一旦输入字段的数据违反了有效性规则，Access将显示一个信息告诉用户哪些是允许的输入内容。例如：设置“性别”字段的有效性规则为“=男 Or =女”，如果输入的字段值不是“男”或“女”，就会显示提示信息对话框。 (5)标题 标题是表或查询在数据表视图中字段的列标题，可以与字段名称相同，也可以与字段名称不相同。例如“学号”的标题可以设置为“学生编号”。 (6)默认值 使用此属性可以指定在添加新记录时自动输入的值，如果表中记录的某字段值大部分相同，则为该字段设置一个默认值可以简化输入。添加新记录时可以接受默认值，也可以重新输 入新值覆盖默认值。例如，性别字段的默认值可先输入“男”或者“女”。 (7)小数位数 当字段类型为数字或货币类型时，才可以设置小数位数。Access提供了自动和0～15位的多种选项，其默认值为自动。 (8)查阅属性 查阅属性是指可以使用“组合框”或“列表框”代替“文本框”来显示或输入表中的数据，从而方便用户的输入，以防止字段中出现无效的数据，因为系统只能接收组合框或列表框中的值。在列表框中只能选择列表中的选项，而组合框中，不仅可以选择列表的值，也可以输入新的值，比列表框更为灵活。 3．字段的说明 字段说明是指对每个字段的简要性说明文字，用来说明该字段所表示的具体信息，以及设计字段时的注释。 3.2 数据表的视图 视图是Access数据库对象的外观表现形式。Access的数据表有4种视图：设计视图、数据表视图、数据透视表视图和数据透视图视图。 1．设计视图 数据表的设计视图用于设计数据表的结构，在数据表的设计视图中，既可以创建数据表的结构，也可以添加、删除或修改表中原有的字段。要显示数据表的设计视图，最简单的方法是先在数据库窗口中选中数据表，然后单击数据库窗口中工具栏上的【设计】按钮即可。也可以先选择数据表，然后右击打开快捷菜单，选择快捷菜单中的【设计视图】命令。 2．数据表视图 数据表视图以行列格式显示数据表，用于添加、修改和删除数据记录。要显示数据表视图，可以在数据库窗口中直接双击数据表的表名；也可以先在数据库窗口中选择 数据表，然后单击数据库窗口中工具栏上的【打开】按钮。