荣威最新-财务管理规定及流程.doc

青岛荣威建筑工程有限责任公司 青岛荣信威建筑劳务有限公司 荣威建筑【2016】01号 签发人： 财务管理规定及流程 （即借款、报销、供应商付款管理规定及流程） 公司为加强财务管理，提高工作效率，促进企业效益，特制定以下规范。 第一章 职务借款规定及流程 职务借款定义： 是指公司职员因需要办理相关工作事宜且预知发生金额将要超出其个人承担范围时，而向公司财务短期借支的款项。其特点是金额虽小但已超出自己日常携带的现金额；它以员工的月工资或其他远期收入为信用抵押，其信用额度根据职位及收入不同一般为：500元至20000元不等；它使用周期短，一般在一周之内最长不超过三个月；其履约或还款方式为有效票据报销或现金冲抵借款。 为了便于财务核算，费用类的借款必须在每个月的月底前报销完毕，材料有关借款由于受到审核流程的制约，可适当放宽期限，提倡一个月内报销 ，最长不得超过一个半月，否则都按公司有关制度处罚。 职务借款类型： 备用金：项目经理备用金、材料专员项目备用金、部门经理备用金、特殊岗位备用金； 项目材料员备用金借支，用于支付紧急零星采购； 公司采购员有采购结果确认单的借款； 项目经备用金借款（原则上项目经理备用金用于业务招待费及临时紧急发生的零星费用，不能用于零星材料采购）； 驾车人因车辆加油、维修等借款； 办公用品及固定资产购置借款； 特殊情况下的一次性借款。 职务借款流程类型： 借款时必须依据必要的流程审批，来保证公司资金的合理使用，同时控制公司的资金风险； 借款流程为：纸质审批流程 职务借款计划及控制： 借款分日常事项零星借款和专项业务借款。公司财务日常应备有相应流动资金以满足日常事项的零星借款和报销，但对于数额较大的专项借款，借款人及借款部门应提前一周，将其编制进周资金计划中，通过邮件形式把部门一周资金使用计划发至财务部所有工作人员（该资金计划要求尽量贴近实际，列为“其他”的项目不可超过总计的10%，超过视为无计划，要接受行政处罚）。经常无计划且大额借支及支付资金的部门及人员要接受相应的处罚及绩效评定扣分，直至调离岗位及辞退，这表明其目无公司制度和纪律且管理技能偏低或低下。 各类职务借款要求及具体流程： 1、 备用金： 备用金是指因某些工作事项预计支出不确定且数额不大而预先借用的资金。 备用金适用的职务及范围：备用金适用于各部门经理及以上职员，适用于项目经理，适用于材料采购专员。 部门经理及以上职员备用金借款限额及期限：副总级别备用金限额为10000元，财务部经理备用金限额为5000元，行政部经理备用金限额为5000元，项目经理备用金限额为5000元（一千万以上项目另议），公司采购员备用金为在施项目每个项目5000元，总额累计不超过10000元；项目材料员备用金为在施项目每个项目3000元；其他部门经理备用金为3000元；特殊情况的单独申请，单独授权，以最新的授权时间为准。 副总及部门经理的备用金使用期限为其在职期间且每年年底的12月20号前必须报销核销，项目经理、采购员、项目材料员的期限为其项目竣工时终止。 备用金是在报销中循环使用的，任何人不得超出其备用金限额外长期以备用金的名义借支，否则按财务及行政逾期报销处罚。任何人员应积极、及时报销，以使备用金充裕，以备工作中紧急事项发生，原则上，除项目经理和采购员、材料员外，其他人员一年只发生一次备用金借支。 备用金审批流程为：纸质审批流程 借款人填写纸质借款单（一式两联）→部门经理审核确认→财务经理审批确认（依据财务规章制度及授权文件审批）→上级副总审核确认→总经理审核确认→财务出纳根据借款单复核支付（依据财务规章制度及授权文件审核）。 注：复印联入账，原件联出纳妥善保存，待借款人冲账时作为附件。 ※ 对于不符合本规定的借款单财务经理和专职会计及出纳人员应秉持会计准则和职业规范拒绝支付，除非有总经理特批；即使有总经理特批也应不断督促总经理及时将非常规的事项转入规范事项中； ※ 财务经理须在每月的财务报表中专项列明并分析执行情况。 2、有采购结果确认单的材料采购借款： 有采购结果确认单的材料采购指已确立采购立项，且采购结果确认单获得审批的，但不需要签订采购合同的采购（属于集中采购而非零星采购）。 有采购结果确认单借款须附齐相关证明材料：项目提料单、采购结果确认单。 有采购结果确认单的材料采购借款流程：纸质借款流程 借款人填写借款单（一式两联）后附项目提料单、采购结果确认单→项目经理审核确认→财务部经理审批签字确认（依据财务规章制度及授权文件审批）→上级副总审核确认→总经理审核确认→财务部出纳审核支付（依据财务规章制度及授权文件审核）。 3、点工人工费借款： 点工人工费主要是指项目的文明施工人员（小工或壮工，