台中市立汉口国民中学文书组收文处理作业程序说明表.doc

臺中市立漢口國民中學收文處理作業程序說明表 項目編號 LD02 項目名稱 收文處理作業 承辦單位 總務處 作業程序說明 一、 收文處理分為下列六步驟：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 二、 收到公文，應予收文登錄，除最速件、速件須隨收隨送外，普通文件每二小時彙送一次。每日下班2小時前送達總收文人員之文件，應於當日編號登錄分送承辦單位。 三、 附件與公文以不分離為原則。附件未到而公文先到者，應俟附件到齊後再分辦；公文如為急要文件，可先送承辦單位簽辦，其附件如逾正常時間未寄到時，應速洽詢。 四、 機密文件經機關首長指定之處理人員拆封後，如需送總收文登錄掛號者，應在原封套加註「本件陳奉親拆」或「本件由○○○單位拆封」，以資識別。 五、 分文人員應視公文之時間性、重要性、依本機關之組織與職掌，認定其承辦單位，分別在原文左上角加蓋承辦單位戳，依序迅確分辦；對來文未區分等級而認定內容確係急要者，應加蓋戳記，以提高承辦人員之注意。 六、 來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。 七、 來文經分文後，應將公文基本資料詳實登錄，並依序編列收文字號，於來文首頁右下方加蓋收文日期編號或黏貼文號條碼。機密文件得註明「密不錄由」或以代碼、代名登錄。 八、 經編列字號之收文，應製分文清單，送承辦單位簽章，並得以公文管理系統上之線上簽收紀錄