供应商引进流程预案.doc

制度文件号：佳宇集团制度[2012] 006号 程序文件号：PF/ZJ03.A-2012 供应商引进流程 目录： 目的 适用范围 标准流程 文件保管 附件 ………………………………………………………………………………………… 目的 为有效提高供应商采购、管理的效率，做到供应商采购及管理活动的公平公正，同时降低企业对供应商管理的风险，公司制定本标准流程。 适用范围： 本流程适用于YRC-佳宇各运作部门在专线采购中涉及的供应商采购活动。 标准流程 本流程包括四个阶段，分别是：供应商采购、月结合同审批、供应商管理。 第一阶段 供应商采购 流程图 执行标准 提出供应商采购需求 相关部门根据业务需求，向运输管理部或枢纽总经理提出供应商需求。包括：客户基础信息、货物基础信息、运输线路、预计月发货量等。 供应商需求必须由相关部门批准后进行后续采购行动。审批权限执行以下标准： 预计月运输成本3W人民币以上由总部运输管理部审批； 预计月运输成本3W人民币以下由枢纽总经理审批。 如果审批部门确定为不适合供应商采购，必须向需求部门反馈原因。双方必须进行有效的沟通。 供应商信息收集 供应商信息收集行动执行以下标准： 预计月运输成本3W人民币以上由总部采购人员负责； 预计月运输成本3W人民币以下由枢纽采购人员负责，总部采购员审核。 供应商信息收集的途径包括：现有物流供应商推荐、互联网搜索、行业杂志报刊，行业协会网站、物流主体集散地走访。 供应商采购员按照《供应商采购需求表》标准选择性、目的性地收集，并将收集的公司信息记录到《供应商信息数据库》中，以便公司建立供应商数据库。 信息收集过程要参照供应商信息库为标准：公司基础信息、供应商报价、供应商资质、供应产品介绍，供应商接口联系方式等。 合作业务洽谈 供应商采购员从《供应商信息数据库》中选择最符合采购需求的供应商进行洽谈。 供应商业务洽谈是关系到我司后续合作是否稳定的基础，业务谈判前心须了解供应商采购标准和枢纽公司的实际作业环节。 合作业务洽谈负责人执行以下标准： 预计月运输成本3W人民币以上由总部采购人员负责； 预计月运输成本3W人民币以下由枢纽采购人员负责，总部采购员审核。 供应商业务洽谈活动包括：供应商预约、供应商业务的洽谈、了解供应商的主营业务情况。 对于有意向供应商，业务洽谈过程中涉及：合同价格、操作要求、沟通方式、结算方式、异常事件处理、合同条款、其他增值服务、考核指标、绩效管理等。 如果涉及YRC佳宇《公路运输合同》条款更改或使用供应商合同，供应商采购员在业务洽谈时必须及时与法务部沟通。 针对有意向合作的供应商要求提供资质调查表与报价单，资质调查表与报价单为了保证其真实可靠性，要求签字盖章。 供应商采购员必须对有意向合作的供应商进行初级评审，包括：洽谈内容的核实、报价整理、现场考察等。 采购员根据供应商洽谈相关记录再次进行筛选，针对价格、运输质量、结款周期等绝对优势进行再次议价。针对价格优、历史运输质量好、结款周期长的供应商进行合同内容谈判。 资质审核 合格供应商资质必须五证齐全。包括：企业法人身份证、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、道路运输许可证。 如果资质合格，供应商必须提供自有车辆的行驶证复印件，如无自有车辆，供应商必须提交3万人民币至第一个月运费的50%（二者取大值）的风险抵押金。 采购人员指导供应商完成《供应商资质调查表》，并通过各种渠道审核资质的真实性和公司的合法性。资质审核人员的权限如下： 预计月运输成本3W人民币以上由总部采购人员负责； 预计月运输成本3W人民币以下由枢纽采购人员负责，总部采购员审核。 一旦发现供应商资质不合格，必须停止对该供应商的采购行动。 第二阶段 月结合同审批 流程图 执行标准 提交月结合同审批资料 供应商采购员将合同审批资料提交相关部门审核，审批负责人执行以下标准： 预计月运输成本3W人民币以上由总部采购人员负责； 预计月运输成本3W人民币以下由枢纽采购人员负责。 月结合同审批资料包括：合同审批表、公路运输合同、供应商资质调查表（附带五证）、报价单、自有车辆行驶证复印件（如有）。 合同审批 月结合同的审批流程遵循运营、法务、财务的顺序，缺一不可。其中运营审批执行以下标准： 预计月运输成本3W人民币以上由运营中心审批； 预计月运输成本3W人民币以下由枢纽总经理审批。 审批内容： 运营中心对合同中供应商的KPI、运价、路线、时效、处罚、运作流程进行评估