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以NoteExpress软件为基础的科技查新档案管理系统的构建 　　摘 要 科技查新主要为用户提供公众性信息咨询服务，其检索方式为手工和计算机等多种，通过综合性的对比分析得出有效结果，为此为事实依据进行科研立项评价等。 　　【关键词】NoteExpress软件 科技查新 档案管理系统 　　随着科技信息技术的发展，查新档案的信息化管理取得了很大了进步，给图书馆信息化管理工作带来了很大便利。但是，鉴于发展时间短，在软件管理系统的研发上还存在一些不足，如界面友好度不够、综合对比分析性能不强、软件使用缺乏稳定性、操作性不理想等，亟待完善。 　　1 科技查新档案管理系统概述 　　根据法律法规规定的性质，查新档案可范围文书档案、模板性较强项目档案两种类型。本文主要就项目档案的信息化管理进行探讨。每个科技查新项目，通常包括科技查新报告、合同、相关文献全文、检索结果和必要的专家意见等，而查新项目的比较核心为查新合同和查新报告。在查新档案管理中，使用NoteExpress平台，即参考文献管理工具软件，可帮助用户在科研流程中，准确而高效利用电子资源，进行文献搜索和管理，从而有助于科研的顺利推进。 　　利用NoteExpress软件开展查新档案管理，在发展过程中，可实现查新档案的信息化存储、自动化检索、多元化服务和人性化管理，进而可减轻工作人员的工作量和工作负荷，提高管理的效率，并还可拓展查新服务范围。 　　2 管理系统设计 　　NoteExpress软件为中文操作界面，属性表头高达50多种，可以方便用户进行随意的更改，同时NoteExpress软件也有利于实现系统的细节化管理。整个查新档案管理系统的设计如下： 　　首先搭建系统平台，以NoteExpress软件为基础，第一步要对NoteExpress题录进行修改，一般要修改13个属性，包括项目属性，如修改项目名称、修改项目编号；包括检索属性，如修改检索式、修改检索范围和结果、以及修改检索词与结论；包括委托属性，如修改委托日期、修改委托单位与委托人；其他属性还有查新点、完成日期修改等。题录修改完后，第二步是数据导入，只要满足NoteExpress过滤器文档要求，就可以将查新报告直接导入题录。或者也可以手工录入，相比直接导入，逐条录入操作简单，也较为便捷。其中，数据录入的流程为： 　　第一步：搭建系统平台。首先打开NoteExpress软件，然后鼠标右键打开题录菜单，完成属性表头编辑。 　　第二步：逐条录入。点击新建题录，在相应位置处依次粘贴字段内容。 　　第三步：导入附件。在题录菜单中找到添加附件，在文件窗口中找到需要添加的文件，然后链接到附件存放处。 　　第四步：保存。完成上述步骤后，点击保存题录。 　　3 管理系统技术兼容性 　　Windows2000、WindowsXP、Windows 7和Unix等系统，均可安装NoteExpress系统，适用于多种操作系统，且可应用于多种办公软件，比如Word2003、Word2007和Open Office等，具备晚上的网络数据库在线检索功能。 　　在单机上适用Note Express也可，技术的先进性确保了查新项目数据保密性、安全性，并可实现快速导出数据，且数据导入功能具有连续性，可实现数据的快速复制和共享。树形结构文件夹，允许用户随时添加和重命名文件夹，便于查新档案的聚类存放和有效管理。建立好查新档案数据库后，维护管理十分方便，同时也可保障管理屏的良好运行。 　　4 管理系统功能实现 　　4.1 批量处理 　　对于查新项目，基于NoteExpress软件的查新档案管理系统不仅能够单个修改题录信息，更可以批量替换字段，对字段进行批量编辑操作，更能够对附件进行批量链接。对于查新档案管理员来讲，系统批量处理功能的实现在很大程度上提高了字段的整体编辑水平，减轻了工作压力。 　　4.2 及时检索服务 　　基于NoteExpress软件的查新档案管理系统能够实现及时检索功能。检索查新项目，只要输入部分字段或者是相关字段，就能够进行匹配定位，提供快速化的检索服务。同时，对于查新项目，为给分组管理提供便捷化服务，系统还能够实现优先级检索标识功能。 　　4.3 附件链接服务 　　题目录的功能可实现档案局部细节管理，且题录栏中的附件连接功能，允许用户查询新报告、新合同和Dialog等数据，同时也可查阅相关文献，将文献全文连接至新项目下，便可查询到详细的信息列表处下的链接路径下。还具备很好的笔记编辑功能，用来帮助用户及时查询和编辑记录项目的有关信息。 　　4.4 项目查重与排序 　　基于NoteExpress软件的查新档案管理系统为分析查新项目提供了良好的服务，可以按照优先级对查新项目排序，也可以对项目字段进行查重