Excel及Word协同完成表格格式化输出.docVIP

Excel和Word协同完成表格格式化输出 　　今日看到一份高校计算机文化基础课程的一份作业，要求是处理一份Excel文档，并将结果在Word中呈现出来。首先在Excel进行数据处理，再在Word中打印输出，这也是有数据处理和展示要求的朋友们最常见的要求。　　这是一份商品单价，设计到销售季度、类别、产地等等项目，不仅仅有分类筛选等要求，还要有打印时的特属要求。笔者发现,这其中还蕴藏着一些小技巧。下面将这次“作业”完成的过程完整的展现出来，对于初学者，希望您能好好研读其中涉及的基本功能，触类旁通;已经熟悉Excel和Word操作的朋友可以只看其中的精华部分。　　点击这里下载作业的原始文件。点击这里下载最终成品。　　1.作业要求：　　对于原始Excel表格：　　(1)只取数据清单的季度、类别、产地、品名和单价五列，其余列删除;　　(2)对数据清单按类别、季度和产地进行排序;　　(3)增加表标题行，格式为黑体22号字;　　(4)表中的文本用宋体10号字;　　(5)加表格线，表格各列的宽度适当;　　(6)将整个表格区域复制到word的一个空白新文档中;　　(7)文档的页面格式为A4打印纸，页边距适当;　　(8)设置表格的标题行重复;　　(9)对文档进行分两栏排版。　　(10)对文档增加页码到页脚位置中部,且为“第×页”的形式。　　最终实现的效果是这样的： 　　2.分步骤详解　　对于步骤(1)，实现的方式有两种。一是删除，二是隐藏相关内容，目的都是使其在表格中不显示。对于大宗的数据表格，最好不要使用删除功能。对于一些在某些行有合并现象的时候更是如此。这样会对表格造成无法预期的破坏。所以这里我们换用“隐藏”功能，这个功能主要应用在Excel去除显示时一些不必要的内容。方法是：选中整个行或列，直接右键即可，而恢复显示，只要在不连续的行列两侧同时选中，右键显示即可。 　　这时候，表格列中就剩下了季度、类别、产地和单价四个标题。对于步骤(2)的排序，大家应该不会陌生，但是如何使用多个关键字对其排序呢?这里面必然有优先级的问题。这就不能使用简单排序了，在“开始”选项卡中的“编辑”菜单中“排序和筛选”中选择“自定义排序”，依次添加关键字。按照要求，首先是类别，后方选择“数值”，因为这其中没有数值，所以意味着按照字母首字符进行排列。继续添加关键字：季度，仔细观察条目的内容，这其中不同的就是所含数字不同，那么排序依据是“数值”就不难理解了。 　　多关键字的排序会按照次序依次进行，本例中，在进行完类别的排序后，再在类别相同的行中以新关键字排序，这里面的主从关系大家一定要理解和熟练掌握。　　步骤(3)的操作是行或者列的“插入”功能。格式和字体的设置在Excel中和在Word略有不同，Excel可以以单元格为单位进行操作的。也就是说，字体的修改不仅仅可以选中部分文字后进行，也可以选中其所在的单元格统一处理，可以实现单元格中字体样式的不同。同样的方法完成步骤(4)，我们将表格内容选中，把字体统一改为10号字。 　　步骤(5)是为表格增加框线，这个功能大家也很熟悉，在Excel2007中的字体工具组中就提供了很方便的方法，就在“开始”-“字体”中的框线工具中直接添加和解除每一部分的框线。 　　这时候，表格的格式都设置好了，直接把它选中复制就可以粘贴到Word里面，这个过程会把格式一并带过来，所以针对表格的边框等格式设置在粘贴之前就应该完成，比如说表头部分是不加框线的。