英语实用文体写作系列 9预约与预订.docVIP

Unit 9 预约与预订 Making Appointments and Reservations 一、概述 进行预约和预订可以用电话方式进行，但是在正式场合或两地相距较远的情况下，则需用书信的方式将时间和地点确定下来，这样更为有把握。这类书信不想联系业务的书信那样详细，因为心中不需要详细讨论什么问题，只不过简单说明请求预约和预订的理由，并提出一个合适的时间地点请对方同意而已。 二、写作技巧： 请求对方预约和预订的信一般包括以下内容： 1. 请求预约和预订并说明原因； 2. 建议确切的时间和地点。如果你的时间比较充裕，可给出你可接受的时间由对方决定； 3. 请对方与你联系确认预约或预订。 复函可分为接受和拒绝两种。接受函的内容一般有： 1. 标明信函收悉； 2. 标明接受； 3. 重述预约或预订的具体时间、地点； 4. 表达希望会晤的心情。 拒绝函的内容一般包括： 1. 标明信函收悉； 2. 说明拒绝的原因； 3. 致歉。 写作要求：主要体现在以下几个方面： 1、信头（Letterhead）写法信任的商号和地址。通常是印制在公司的专用纸上。 2、档案号码（File Reference）为了便于处理，便上文档号码。 3、日期（Date Line） 4、收信人姓名、地址(Inside Address )：写对方的商号和地址。 5、特定收信人(Special Address)：写我方希望的收件人姓名和职称。 6、称号(Salutation)： 7、主题(Subject Matter)：能让对方一目了然的内容主题。 8、正文(Body) 9、结束语(Complimentary Close)： 10、签名(Signature)：写法信责任人的商号、姓名及职称。 11、识别记号(Stenographic Reference)：写责任人于打字员姓名的头一个字母。 12、附寄物 (Enclosure)：若有附寄物，需告知对方。 13、复印件（Carbon Copy Notation）：要寄送同一内容的书信复印件给其他公司时，只要填写其商号即可。 写作提示：由于预订信是要求对方提供某项有偿服务，所以一般不加客套话语。 预订信中一定要写明你要预订的事物的名称、时间、地点、数量等，以免出错。 三、经典范文 （一）预约 例一 Making Appointments Dear Mr. Smith, I am scheduled to visit the U.S. on business at the end of this month, and wish to call on you at your office on that occasion. I will be arriving in Washington on about May 9 and staying there for about a week. It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on May 11 or 12, whichever is convenient for you. If neither is convenient, could you please suggest an alternative date by return e-mail. Thank you in advance for your kind cooperation. I am looking forward to meeting you on Washington soon! Sincerely yours Li Ming 亲爱的史密斯先生： 我预订这个月底到美国出差,希望届时能到贵公司访问你。 我预订在五月9日前后抵达华盛顿,大约停留一周。方便的话,你若能安排时间在五月11日或12日与我见面,我将十分感激。假如这两天都不行,请你点只有键恢复并告知其他日期。 在此谢谢你的大力协助,期待不久之后在华盛顿与你见面! 你真诚的 李明 例二 Dear Mr. Wang, Mr. Chang, our research and department manager , will be spending a week in America shortly on bus