Excel在财务日常工作中的应用.ppt

Excel在日常财务工作中的应用 第一部分 基本操作技巧 当排序含有公式的数据列表时，应该谨慎行事。 简单排序 步骤： 1)选择参与排序的数据区域（注：一般不包括字段名行，但包括所有列）。 2)单击工具栏中的升序或降序按钮。 复杂排序 步骤： 1)选择参与排序的数据区域。2)[数据][排序]。3)选择关键字和排序方向。 最多可以选择3个关键字段进行排序。 筛选指只显示满足条件的数据记录。有自动筛选和高级筛选两种方法。 操作步骤： 1)光标位于数据列表上。 2)[数据]→[筛选]→[自动筛选]。 3)单击筛选按钮，取值或选取自定义后给出筛选条件。 4)取消筛选：[数据]→[筛选]→[自动筛选] 练习：利用自定义筛选方式选择年龄40岁，姓张的观测，并将其存为新的Excel文件。 操作： 1)按某关键字段进行排序（分类）。 2)[数据]→[分类汇总]。 3)对“分类汇总”对话框进行如下操作： ? 分类字段。 ? 汇总方式。 ? 选定汇总项（可有多个）。 ? 替换当前分类汇总。 ? 每组数据分页/不分页。 ? 汇总结果显示在数据下方。 练习：对“exp3.xls”操作，求各年的发病数平均值。 操作：（1）先对数据按年份进行排序；（2）[数据][分类汇总] （3）取消分类汇总：[数据][分类汇总]，选择[全部删除] 第二部分 常用函数 常用函数 VLOOKUP函数应用-帮忙寻找配对 只要两个表有共同的一列信息，比如姓名、身份证号码，就可以用VLOOKUP公式通过这个桥梁在一张表上寻找另一张表上的信息。 =Vlookup（第一个表共同信息列的单元格，第二个表的查找范围，第几列，false） 日常应用于：对数、个人所得税申报、网银批量录入 例：渠道的工资表和社保缴费表的校对 VLOOKUP函数应用-帮忙寻找配对 1、Vlookup是从左向右寻找信息，因此两个表共同的信息列一定要在寻找的信息的左方。比如上例姓名一定是在工资的左方。 2、选中查找的范围一定要从第二个表的共同信息列开始选起，并加绝对引用，即单元格前加$符号 3、第几列的定义是从第二个表的共同信息列数起，至寻找信息列止。 第三部分 数据透视表 “数据透视表与数据透视图”有机地综合了前面介绍的排序、筛选、分类汇总、等数据分析的优点，可方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征。计算均数标准差（分类汇总）、建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集、绘制统计图形等均可利用这一工具完成。因此，该工具是最常用、功能最全的Excel数据分析工具之一。掌握这一功能，可以帮助用户解决许多数据分析问题。 步骤一：在存放数据的工作表中，选取任一单元格，以便Excel自动确定用户想用的数据范围，单击“数据→数据透视表和数据透视图”，弹出“数据透视表和数据透视图向导”对话框。 步骤二：单击“下一步”按钮，弹出如下截图： 步骤四：单击完成键，Excel自动创建一张新的工作表。在该工作表中显示了创建的数据透视表雏形，此外，数据透视表工具栏以及数据透视表字段列表也显示在工作表界面。 数据区：数据透视表的雏形中分位4个数据区。 “数据字段区”，此处提示“请将数据项拖至此处”。为了计数或求频数，一般将个体编号变量拖入此处；为了计算定量数据描述性统计量（如平均值、标准差等），应将定量数据（如年龄、身高、体重、发病数）拖入此处。 “行字段”区，此处提示“请将行字段拖至此处”，该区域应拖入分类变量，该变量的分组类别排成一列，每个类别占一行。 “列字段”区，此处提示“请将列字段拖至此处”，该区域也应拖入分类变量，该变量的分组类别排成一行，每个类别占一列。 “页字段”区，此处提示“请将页字段拖至此处”，如果将分类变量放在此处，选择这一变量的某一类别，则产生一个数据透视表，选择这一变量的另一类别，则覆盖前次产生的表格，产生一个新的数据透视表，这样可查看在某一变量的不同值时，数据透视分析的结果。选取“（全部）”时，则忽略该变量的作用。这一区域的作用相当于统计上所说的分层，即拖入的变量分层后参看各层的数据分析结果 数据透视表工具栏 例：查看2002年各月四种疾病的发病情况 有两种方法可以创建数据透视图。 方法一：在数据透视表的工具栏中单击“图表向导”图标； 方法二：直接利用“数据透视表和数据透视图向导”对话框创建。 这里我们用第