矫正与预防措施管理程序-台湾大学研究发展处.doc

國立臺灣大學 研究發展處 文件名稱：矯正與預防措施管理程序 文件編號：企劃組-2-013 制定單位：企劃組 制定日期：97.4.1 分發單位：本處各單位 修 訂 紀 錄 修訂日期 修訂內容摘要 頁次 版本 目的：為應各單位異常事件發生時，得依循一套規劃完善的預防矯正作業，進行原因調查、分析管制等流程，確保措施之有效執行，並防止異常狀況再度發生。 適用：各單位行政作業流程中之各項異常或客戶抱怨而提出之矯正與預防作業。 流程圖： 矯正措施流程圖 權責 作業流程 作業內容 使用表單 相關單位 相關單位人員在行政作業流程中發現異常、未達到品質目標或接獲顧客抱怨時（含校務建言），應開立「矯正與預防措施單」，並送單位主管。 5.1 相關單位 評估異常或抱怨事項可能涉及之單位，並偕同共同分析事項發生原因。 相關單位 確認權責處理單位為提出異常事項之單位或其他相關單位。 權責單位 權責處理單位分析異常事項原因，於「矯正與預防措施單」中提出改善措施、改善時間、評估日期等資料，並執行之。 5.1 權責單位 權責處理單位除執行改善措施外，亦須依據前揭擬定之改善計畫，依限檢討與填具改善情形，必要時即修正改善計畫。單位主管則應確認與監督異常改善情形。 研發長 單位主管 俟異常或抱怨情況獲得改善後，經單位主管確認，呈送研發長審核，若單位主管或研發長未核准，即需依據批示檢討改善情形甚而修訂改善計畫。完竣後，應提報管理審查。 若因此修訂相關文件時，應依文件與資料管理程序辦理。 權責單位 依據紀錄管理程序進行保存。 預防措施流程圖 權責 作業流程 作業內容 使用表單 相關單位 在行政作業流程中，發現可能潛在異常狀況應開立「矯正與預防措施單」。 5.1 相關單位 評估異常事項可能涉及之單位，並偕同共同分析發生原因。 相關單位 確認權責處理單位為提出異常事項之單位或其他相關單位。 權責單位 權責處理單位分析異常事項原因，於「矯正與預防措施單」中提出改善措施、改善時間、評估日期等資料，並執行之。 5.1 權責單位 權責處理單位除執行改善措施外，亦須依據前揭擬定之改善計畫，依限檢討與填具改善情形，必要時即修正改善計畫。單位主管則應確認與監督異常改善情形。 研發長 單位主管 俟異常情況獲得改善後，經單位主管確認，呈送研發長審核，若組長或研發長未核准，即需依據批示檢討改善情形甚而修訂改善計畫。完竣後，應提報管理審查。 若因此修訂相關文件時，應依文件與資料管理程序辦理。 依據紀錄管理程序進行保存。 相關文件 文件與資料管理程序 管理審查作業管理程序 紀錄管理程序 使用表單 矯正與預防措施單使用表單 矯正與預防措施單使用表單 矯正與預防措施單 性質 矯正 □單位自行發現 □內外部稽核 □抱怨 預防 □單位自行發現 □內外部稽核 異常（或未達成目標）情形 填表單位與填表人 填表日期 原因分析 分析單位與分析者 分析日期 改善措施 權責處理單位 與擬定者 預定完竣日 確認改善情形 權責處理單位 與確認者 確認日期 批示 國立臺灣大學 研究發展處文件編號 組--013 文 件 名 稱 版 本 0 制定單位 組 頁 數 2/ 檢討改善情形 文件製作（修訂） 未核准 核准 未核准 核准 未改善 擬定並執行改善措施 確認權責處理單位 未改善 改善 結案歸檔 改善 呈核 原因分析 結案歸檔 異常發生 呈核 檢討改善情形 擬定並執行改善措施 確認權責處理單位 原因分析 蒐集潛在異常