企业的私人秘书.docxVIP

汉语言文学专业毕业论文外文翻译 试论现代企业秘书公关工作 专 业 汉语言文学 学生姓名 何 丽 班 级 B中文112 学 号 1111101230 指导教师 吴加才 完成日期 2015年1月12日 企业的私人秘书 由于对“合格”秘书的需求巨大，多数公司高管坚定地认为私人秘书这一职位具有重要又必要的作用。他们认为与秘书相关的问题不具有重要意义，对行政成本也没有很大的影响，因此，最高管理层留下了从设立以来相对稳定的私人秘书这一职位。最近，由?Narcmco?服务公司对13家客户公司进行的一项调查表明，与人们的普遍认识相反，在浪费的劳动力费用和低水平的服务方面秘书相关的问题占据商业机构的成本极大。Narcmco 的研究结果表明具体问题如下：（1）低水平的生产力?；（2）不能满足大规模的优先打字需求;(3)?低于对他们所服务的行政管理人员的专职有效性； (4) 对私人秘书职位的廉价雇佣动机盛行。 低级别服务 “我的私人秘书必须在全职的基础为我提供有效服务，我的工作性质如此：如果我的秘书不能立即执行有效的工作，我将不能够有效地发挥作用。”这种言论散布关于私人秘书的无根据观念，一天中可利用的百分之百就是执行任务，并且这种观念很难消除。然而，对13家公司研究的广泛分析导致，私人秘书作为服务行政人员的助理形象极大地有所不同。 文秘工作出现故障的公司参与了一项研究，研究表明平均秘书不是可立即向主管和经理提供有效服务占一个工作日的24.7%。这些不可用的时间包括影印、信息发送、咖啡、个人和备案。它从一家制药公司的?14.3%向领先的广告公司的42.6%变动，没有中央档案人员协助私人秘书履行档案整理功能。对于高管和经理覆盖的任务，这意味着对他们而言秘书的支持每年有三个月不是立即有效的。 此外，在实现大型优先打字的领域要求下，私人秘书无法提供重要的行政支助。在大部分的研究，公司没有任何结构来处理这种性质的部门优先事项。需要行政支助的行政人员和经理不得不借其他的私人秘书以满足其优先需要。服务问题经常会导致那些放弃他们的秘书的人来完成这种优先需求。通常，这种情况导致的结果是逐渐产生不满情绪。 事实上，私人秘书这一职位100%与以团体方式完成工作任务的观念不同时协调。秘书身份与他们所支持的个体相一致，而不是部门职能。 低水平的生产力 通过对368名公司在职秘书的调查进行研究表明公司专职秘书平均生产力偏低。我们的研究结果揭示了私人秘书每天的工作时间大都花费在执行很多不相关的任务上，在完成一项工作任务时经常被其他任务打断。事实上，我们发现私人秘书一天平均要被打断44次。在完成的一项任务例如打字时，经常由于电话干扰，机器故障或其他任务的穿插花费的时间要比单一完成任务所要花费的时间更多。打断并不只局限于打字（在那里的三种干扰类型都已被记录）同时也发生在听写服务和邮件处理?（电话、?听写、高峰影印中断)这干扰对秘书的工作效率和工作准确性产生负面影响。每次打断导致秘书在处理任务时主旨思想的中断同时在恢复这项工作时也要花费更多时间去重新开始。 缺乏动力 弗雷德里克?? 赫兹伯格，Urah?大学的心理学教授一项主要贡献是对员工激励机制的研究，他认为完成一项工作时存在着六个因素影响员工的积极性，这些就是1.成就2.认识3.工作本身4.责任5.优点.6.价值。 在几种可预测的观点中有一种观点认为,这一职位对于雇员的发展来说缺乏必要标准来激发动机，（发展）私人秘书发现对于其职责很难有进一步的提升。他们大多数保持着一个固定的责任水平在其整个工作生涯。虽然公司会将一个高度合格的秘书转向执行秘书职位，但这并不常见。我们通过对实际案件后一件件的分析后发现些秘书已经将固定的职责看作是其职业要求或者是主要特征，赫茨伯格已经发现，缺乏晋升机会，消极地影响了员工的积极性。 增长与责任。一个秘书的位置，一旦它稳定下来，当然，在工作内容上不是非常显著的，由于正常的日常要求打字、?归档，复印、 听写和电话处理，那些以前处理的职责上可用来引入新岗位的时间是比较少的几率也是较低的。增长潜力，因此，在秘书这一职位对于潜在责任的增加是受限的。 成就和工作本身。我们发现私人秘书这一职位的工作内容在一般例行性和思想上没有挑战性，和，因此，它不提供真正的成就机会。 认知。是雇员希望公司给予加薪来增加他们对公司关心程度的技巧性的表达。一个长期受雇于一家公司的秘书发现自己的秘书薪级表的顶部。不幸的是在研究了某公司的一个大部门，发现37%的秘书是在这个位置。 基于赫茨伯格的理论基础，因此，这就比较清晰了私人秘书这一职位是倾向于低水平的动机。 士气低落的水平 私