管理制度(圣力).doc

行政事务管理制度 本规定所指行政事务包括：档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、报刊及邮件发行管理等。 一、档案管理 1、档案管理由办公室负责。 2、归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、经营情况、人事档案、会议记录、会议决定、决议、合同、项目方案、通知、通告等具有参考价值的文件材料。 3、归档的各类材料、资料必须保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证完整齐备。 4、档案借阅必须办理借阅手续。 档案借阅权限：总经理可以借阅各类档案；副总经理可以借阅所辖业务范围的各类档案； 部门主管可以借阅本部门的各类档案；一般工作人员只限借阅本部门的且与本人业务相关的档案，且借阅时需填写《借阅登记表》，经部门主管、主管副总经理批准。所有借阅均需登记。 借阅档案必须注意安全和保密，并保持卷宗完整、清洁、不破损、不遗失，严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借。确属因工作需要摘录或复制的，属密级文件档案的，需经总经理批准方可摘录或复制的；一般内部档案由办公室主任请示主管副总经理，得到批准后方可摘录或复制。 5、任何人非经允许无权销毁公司档案材料；若按公司规定需销毁时，需经总经理批准。 6、经批准销毁的档案，需编制详细的销毁清单，由专人监督销毁。 二、公章和印鉴管理 1、公章及部门印鉴分类： ① *********************公章 ② *********************合同专用章 ③ *********************财务专用章 ④ *********************生产部章 ⑤ *********************供应部章 ⑥ *********************试验室章 ⑦ *********************发票专用章 ⑧ *********************检测报告专用章 ⑨ *********************结算专用章 2、公章及部门印鉴使用范围及责任人 公司总经理授权专人监管公司所有公章及部门印鉴： ① *********************公章 用途：用于公司文件、公司对外函、对外确认书、借款与担保、法律文件、外部文件文书或物品的签收、商务合同和其它需要以公司名义盖章的文函等，以及对外的证明、函、介绍信以及经营方面需要的证件等；与他人（企业或单位）签订的与经济无关的合同。 存放部门：办公室 责任人： ② *********************合同专用章 用途：仅限于公司与外部签订商务合同之用，如购销合同等，租赁合同，材料及设备采购合同等协议、合同。 存放部门：办公室 责任人：办公室主任 ③ *********************财务专用章 用途：主要用于财务结算。 存放部门：财务室 责任人： ④ *********************生产部章 用途：用于与生产部往来有关的工作联系单及设备租赁往来结算使用。 存放部门：办公室 责任人： ⑤ *********************供应部章 用途：用于与供应部往来有关的工作联系单及供应材料结算使用。 存放部门：办公室 责任人： ⑥ *********************试验室章 用途：用于与试验室往来有关的工作联系单及技术资料等。 存放部门：试验室 责任人： ⑦ *********************发票专用章 用途：用于公司对外销售发票的专用印鉴。 存放部门：财务室 责任人： ⑧ *********************检测报告专用章 用途：所有公司试验室出具检测报告的专用印鉴。 存放部门：试验室 责任人： ⑨ *********************结算专用章 用途： 用于公司所售产品的往来结算。 存放部门：经营部 责任人： 3、公章和印鉴的使用管理 ① 公司印鉴的使用要严格执行审批手续和用印登记制度，需填写《用印申请单》，经总经理批准方可用印，一般的介绍信、证明文件由办公室主任批准，业务往来文函等由主管副总经理批准，经济合同、法律函件由总经理批准方可用印。 ② 监印人必须亲自用印，用印前必须按总经理的审批意见，审查用印文件的内容、格式，确认无误后方可用印。盖印时要求图章清晰、端正，位置适当，齐年盖月。盖印后要保存好用印依据材料。 ③ 用印必须在办公室内进行，不得将公章携出室外，若因特殊需要，需经总经理批准。不得在空白纸上随意盖章，若因试印用后随即销毁。 ④ 监印人对印章必须妥善保管，不准随便摆放。如有丢失要立即报失。若发现公章丢失，应立即向领导报告，并向总经理及时汇报并按照相关程序报失作废。 ⑤ 监印人更换时，应办理好交接手续。 ⑥ 关于对越权用印、私刻公章及因管理不善造成印章丢失的相应处罚按照相关处罚条例执行。 ⑦ 盖章后出现