物業管理顾问书之信息管理册.docVIP

物业管理顾问书之十四 信 息 管 理 册  目 录 绪言 ……………………………………………………………………… 3 信息传递、利用与反馈…………………………………………………… 4 信息管理概念………………………………………………………………4 信息传递管理规定…………………………………………………………4 文件报批和信息传递程序管理规定………………………………………6 信息发布与反馈……………………………………………………………8 媒体接待交流程序…………………………………………………………8 公共预警信息发布程序……………………………………………………9 文书档案管理 …………………………………………………………… 19 文档库建立和目录…………………………………………………………19 工作记录控制程序…………………………………………………………21 工作记录一览表……………………………………………………………23 计算机、网络应用…………………………………………………………29 办公电脑软硬件环境………………………………………………………29 网络应用……………………………………………………………………30 物业信息管理软件…………………………………………………………31 电脑及网络管理规定………………………………………………………32 下期顾问书预告 ………………………………………………………………… 36 绪　 言 信息管理是企业管理中的一项重要职能，它能使企业更清晰地辨明目标，帮助企业更好地完成实现目标过程中的每项活动。管理好信息能使企业“做正确的事”，同时“把正确的事做好”。 近十多年来，计算机、通讯技术飞速发展，不仅加快了社会和经济发展的速度，也增强了外部环境对企业的影响，使企业必须及时地了解社会经济信息，使自身经营活动迅速适应环境的变化，及时对信息进行分析处理，准确作出科学的决策，提高信息管理利用水平，达到最优经营管理效果。 现代企业的经济循环和持续发展从一定意义上说是企业对人、财、物、技术及信息资源的开发和利用，企业经营管理者们应深刻认识到信息对企业生存与发展的重要作用，信息成为企业的第五大重要资源，信息管理成为企业经营管理工作的非常重要组成部分。 本册《信息管理册》顾问书主要是针对物业管理的行业特点，对物业管理企业在信息资源管理工作中的基本知识及操作方法介绍。 针对行业特性，熟练掌握物管企业信息管理在信息搜集、传递和文档管理等工作上的基本流程和操作，是物业管理处进行信息管理起步工作的入手点； 现代物管企业广泛应用计算机、网络技术。在物业管理处计算机、网络等硬件配置条件成熟的情况下，利用网络、通信技术和资源逐步搭建物业管理处信息平台（网站），同时根据管理处自身条件，自行开发或购买成熟的物业管理信息软件，提高信息管理和应用水平； 信息管理是一项系统工作，内容涉及管理处经营管理的多个方面，在其他册顾问书已作说明介绍的如文件管理等个别内容，为便于对信息管理工作内容的综合了解，本册仅作目录，具体内容可参见其他册顾问书相关章节； 本册顾问书根据管理处具体情况，编制了相关工作的制度流程及记录表格可供在实际工作中参考使用。 信息传递、利用与反馈 信息管理概念 1、信息的含义： “信息”是在社会经济活动中经常用到的一个术语，不同的行业对于信息有着不同的定义和解释，无论对信息如何解释，信息的含义都应包括以下三方面： 信息的客观性。信息本源于企业内外部环境，它反映了某种事物的现实状态．体现了人们对事实的认识和理解程度。 信息的主观性。信息是人们有目的地对数据进行加工处理的结果，它的表现形式是根据人们的需要情况来决定的。 信息的有用性。信息是人们从事某项工作或行动所需要的依据，它和人的行为密切相关，并通过信息接受者的决策或行动来体现它所具有的价值。 2、企业信息管理 指企业在经营活动中对信息活动过程的管理。企业运用一定的技术和方法，对信息搜集、检索、研究、发布、交流和提供服务的过程，使信息资源与企业其他资源合理配置，有效满足企业当前和未来的信息需求，实现企业经营管理目标。 信息传递管理规定 1.目的 为规范管理处信息收集、分析及反馈流程，提高信息对管理处经营管理应用水平。 2.范围 ****物业管理处 3.职责 3.1综合管理部：负责管理处信息管理工作的整体规划及指导、监督及信息流程的制定，所有管理处相关经营和管理信息的整合、收集、传递、跟踪及监督工作； 3.2部门主管：负责部门内业务信息的流转、管理和处理，根据职能指定专人对信息进行分析、反馈工作； 3.3全体员工：对个人涉及到的管理处相关信息均有收集、传递、反馈和按规定保密的义务，对信息在流程中出现任何问题，有权及时反