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职场电子邮件礼仪 By: Waffle March 4, 2012 为何要学习电子邮件礼仪？ E-Mail 涉及点 CONTENTS 这是最失礼的！ 切忌用含糊不清的标题，如“王先生收” 不在一封信内谈及多件事情，以便事后整理 适当使用大写字母或！来突出标题 不要“RE：RE…”一大串 不要让outlook用…才能显示完你的标题 一定不要空白标题 反映文章的内容和重要性 一封邮件只针对一个主题 巧用特殊字符突出标题 回复邮件时适当更改标题 标题要简短，不宜冗长 CONTENTS 1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理” 不清楚职务，则应按通常称“X先生”、“X小姐”，但要把性别搞清楚 以上总结： A：称谓+礼貌用语 如：xxx（名字），您好！ B: 姓氏（或姓名）+职位 +礼貌用语 如：X经理/XXX经理（姓氏/姓名+职位），您好！ C: XXX先生（女士），您好！ 不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的； 不要逮谁都用“Dear XXX”. 收件人多的情况下可称呼：大家、ALL CONTENTS 2、E-mail结尾最好要有客套语 例如： Best Regards ! 顺祝商祺、 祝您工作顺利！ CONTENTS E-mail 正文要简明扼要，行文通顺 注意E-mail 的论述语气 E-mail正文内容多，可用1234之类列表，以清晰明确 一次邮件交待完整信息 尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 合理提示重要信息，字体大小一般选择10-12号，宋体，黑色 CONTENTS 正文内容编排 原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容. 如: CONTENTS 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 CONTENTS 只在必要的时候才使用英文邮件 尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 信息量丰富或重要邮件建议使用中文 选择便于阅读的字号或字体 CONTENTS 签名设置方法 《公司设计手册》对邮件中的签名设置作了如下统一规定： 1. 英语邮件中请使用英语签名，请注意签名中行距为“单倍行距”或者“11.5磅”。示例如下： ******** 2.中文邮件中请使用中文签名，请注意签名中行距为“单倍行距”或者“11.5磅”。示例如下： ******** 请注意不要在签名中使用背景图片、笑脸符号、公司标识等。 CONTENTS 及时回复Email 回复不少于10个字 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 主动控制邮件的来往 进行针对性回复 CONTENTS 正确使用发送、抄送、密送 注意事项： 第一、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 (如：按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高，推荐按中国人习惯职位由高到低排列) 第二、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 第三、转发邮件要突出信息 CONTENTS 邮件撤销设置 图片说明 CONTENTS 外出助理程序设置 图片说明 《公司设计手册》规定“外出自动应答”统一格式如下： ***** CONTENTS 添加提醒功能 图片说明 CONTENTS 建立通讯组员 图片说明 CONTENTS 总 结 总 结 CONTENTS 总 结 只发有必要有邮件！ 让邮件为你的工作带来价值！ 归根结底，两句话： 总 结 谢谢观看