11、公司级电子邮箱管理规定预案.doc

公司级电子邮箱管理规定 主导部门： IT部 支持部门： N/A 审 批： IT部 文档编号： IT-V03 生效日期：  发布日期 发布原因 生效日期 Version Issuance Date Reasons of Issuance Effective Date 1.0 新版本发布 会签批准人 签名 签署日期 Approval(s) Signatures Date Signed 起草人 Editor IT经理 IT Manager IT总监 （VP） IT Director  公司级电子邮箱管理规定 目的 进一步规范和加强公司的加强各部门的交流与合作， 范围 适用于公司客户端 定义邮件系统：Office 365（Exchange server online 2016）。 Microsoft Outlook：Office 365互相搭配的客户端软件。 个人邮件账户： 业务邮箱账户： 通讯组： 接收域：Office 365 组织为其发送或接收电子邮件的任何 SMTP 命名空间。公司现有- 接收域。 策略：不同公司的的的访问权限职责和权限包括但不限于） IT部的职责 协助 支持公司级邮箱的新建、更新及维护； 协助 设置公司级邮箱及其权限设置，并提供技术支持； 负责监控与管理所有相关电子邮件的使用 负责确保提供电子邮件的可用性以提供相关访问互联网的服务 负责安全策略的统一规划，制定终端的技术安全规范，定期检查公司终端的安全情况。 邮箱系统管理员的职责 信息部邮件系统管理员：负责公司邮件账户的创建、变更、注销，邮件系统的收发、存档、安全管理，日常邮件系统服务器的维护等。 邮箱系统管理员应根据要求严格执行邮箱系统配置的确保安全性；内容 电子邮件的目的： -power提供的邮件系统是为了企业间因生产运营业务往来使用的Exchange server Online邮件系统就像电话系统协助进行内部例如：分公司间、企业员工）外部（厂商、与媒体）沟通价值 邮件是公司商业资源，仅被用于办公目的包含电子文档中的信息都是财产，Boston-power充分理由依据的《保密协议》和当地法律检查任何电子文档。 使用 密码管理： 邮箱使用者绝不自己的账户及密码泄露给任何人共享密码或使用其他人的密码都属于了技术安全策略责任使用密码保护好自己的必须遵循正确的其他人除非拥有账户否则无法连接到相应的数据、工作站或网络。无论，使用者有管理好自己的邮箱账户，因使用其而产生的责任均应有其负责。更换一次密码并《中的用户密码管理方式，变更其账户密码。 Boston-power的员工不得通过系统或是转发具有攻击、猥亵的及可能系违法内容（如：违反著作权法）信息的 为规范公司邮件使用规范和避免垃圾邮件的产生，-power的员工不得的第三方论坛、微博、购物、文档订阅客户端或收取发送邮件。 -power的员工对其公司电子邮件账户而发送或是转发的邮件内容负责，在某些下，还应符合与之商业往来的其他人地区或政策规定。 疑似病毒邮件，双击或打邮件附件；确认为病毒邮件，可按“Shift + Del”邮件直接删除，无法自行解决或不确定的，请直接与Helpdesk工程师并协助解决。 经公司相关人员授权的情况下，严禁外发包含公司商业机密确因需要包含涉密的邮件，发件人必须先经部门审批（绝密级别信息需经公司VP以上领导审批将涉密加密处理和过期时间处理后，可外发；按规定外发涉密信息，追究违者的法律责任； ： 商业秘密包括但不限于：保密文档、软件、邮件系统内容、通讯录信息 涉密信息的密集参考《保密制度》 管理 账户的管理 邮件账户有系统管理员统一创建 公司邮件账户仅限工作用途，不得用于私人事务，不得因非工作原因，将公司邮件账户公开在外部Internet，参考规定中的《安全规定》 公司所有邮件账户仅限用户本人使用，禁止将本人账户转借他人，或借用他人的邮件账户进行收发邮件。 参考规定中《管理》 账户的生命周期管理：账户的申请，有人事部门员工前，告知系统管理员，发布的《入职流程规定》进行申请开通 变更：员工在公司内部调动或职务变动，邮件员依据人力资源通知或公司发文调整员工的邮件账户所属通讯组，邮件账户的用户保持不变 注销：员工离职时，邮件系统管理员依据“离职流程”邮件账户保留月 禁用：管理员未使用邮件确定其账户发送大量的垃圾邮件，其邮件当事人或直属领导，告知其原因，在约定的时间内，未使用邮箱，将该邮箱账户禁用账户删除。 邮件账户的生命周期管理 账户 变更：公司各部门的业务邮箱的