行政办公人员必备技能培训详解.ppt

收发处理各种函电、邮件和文件的技能 应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint 等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。 熟练运用各类办公自动化设备。 1 及时了解公司通用的电子办公方式，熟练应用相关软件 2 办法只有一个：多学习！ 3 安排会务、接洽工作，必要时做好会议记录和纪要的技能 确定会议议题 确定参会人员 确定会议时间 确定会议地点 确定会议通知范围 确定会议用品 确定确定主持人 确定会议座次 确定记录人员 拟写通用文案和一般工作报告的技能 公文种类主要有： 　　（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 　　（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 　　（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 　　（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 　　（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 　　 　　（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 　　（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 　　（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 　　（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 　　（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。 　　（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 　　（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 　　（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 拟写通用文案和一般工作报告的技能 一、文种使用不当1、没有文种；2、生造文种；3、错用文种；4、混用文种。二、事由表达不清 1、事由繁杂冗长2、事由简而不明三、回行题式不规范。回行时要做得词意完整四、标题中标点符号的使用1、除书名号外，一般不要使用标点符号2、有强调意味的对象、重要或有特定意义的词语可以使用引号3、对需要特别单独说明的事项，可以使用破折号。4、标题中使用了括号，往往是表示补充说明。 公文标题中常见的病例 标题正文 Form 1 2 3 4 标题用小三号字黑体或宋体加粗 正文用小四号，1.5倍行距。宋体 发文对象要顶格写 正文每段首句空两个字 特此通知（报告）等句，按一段写。中间不要空行 正文与落款之间空两行。不能多。 落款靠最右端，日期在落款下居中。 如要用印章，骑年盖月。 5 6 7 8 主题词 主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。 公文主题词，是为了给计算机进行公文信息处理（存贮和检索公文）提供标识。主题词是办公现代化的产 物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。 我们不必按照国家颁布的主题词表来进行。只要按标题中的中心词汇和文种编写就可以。 主送、抄报和抄送。行文应当坚持一个主送机关的作法，不能多头主送。 除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄（报）送机关； 对除主送机关外的上级部门，用抄报。对平级或下级部门用抄送。 重要文件要在最右下角注明总印数多少份。 做好部门或公司内外事务的安排和联络工作的技能 发挥综合调度职能 对领导交办的事听清楚、问清楚、记清楚。 与同事联络的事找对人、说清楚、记清楚 不要什么话都传达，情绪性的话不传，要求讲话人自己去当面说。 越位的事不做，该领导定的你不能定。 上情下达，下情上报要及时准确 文书档案收集、整理、归档和管理的技能。 分类是必须的，一般分： 科技类：技术资料，设计图纸，标准规范，法律法规； 文件类：公司及各部门文件，政府来文，行业文件资料等； 财务类：财务帐表，账册； 企业类：企业章程及修正案，股东决议，营业执照，资质证书，税务登记的办理及变更资料，许可证，标准认证等证件的管理，个人证件的管理最好也纳入档案管理范围； 电子类：归档需要的影像资料等。其它还有很多细节的要求，最好按照企业所在行业要求整理和保管，所有资料要按月整理，按年装订归档，目录要清析明了，借出的要有凭据，作废的要有记录。 使用办公设备的技能 管理和合理使用好电脑、打印机、传真机、复印机、装订机等办公设备的技能。 学习说明书，经常上网学习使用技能。 管理你的事情 紧急程度 重 要 程 度 很紧急 不重要 很重要 很紧急 不重要 不紧急 很重要 不紧急 Make Present