电子文件立卷归档-重庆大学档案馆.ppt

文档一体化　文件材料立卷归档流程 文档一体化文件材料立卷归档业务培训2007年5月25日 　　主要讲四个内容： 　　一、进一步强化几个意识和观念 　　二、目前归档工作中需要明确的三个问题 　　三、纸质文件材料的预立卷工作内容和方法 　　四、网络环境下文件材料立卷归档工作内容和方法 　　　一、进一步强化几个意识和观念 　　　１．档案意识 　　　学校各职能部门、个人职务活动形成的所有档案都是学校的宝贵财富，是学校历史的记忆。没有档案就没有记忆，任何国家、单位无论曾经有多么的辉煌，但是如果没有档案记载，没有保存完整的档案，那也会湮灭在岁月之中，不会流下任何痕迹。 　　　２．归档意识 　　　各职能部门在工作活动中形成的对日后具有查考利用价值的文件材料都应作为档案归档保存。 　　　个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体材料，也应按照规定及时归档保存。 　　　个人在非职务活动中形成的重要文件材料，如果个人愿意，档案馆可以以代管等形式代为进行管理。 　　　提倡个人向档案馆捐赠档案，并对重大捐赠的个人予以奖励。 　　　３．档案馆是永久保存档案财富的基地的观念 　　　学校档案馆是永久保存学校历史财富的基地，是学校档案利用的中心。国家是把档案馆定位为：“四位一体”即两个基地，两个中心，档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心和现行文件利用中心。 　　　二、目前归档工作中需要明确的三个问题 　　　 　　　１．明确归档范围 　　　 　　　所谓“归档范围”，是指各职能部门在工作中形成的文件 　材料哪些应该作为档案保存，哪些不应该作为档案保存的范围。　　　　 　　　判断文件材料是否应该归档，也就是归档范围的确定原则：文件材料对日后工作是否具有查考利用价值。 　　　存在的误区：归档范围由档案馆确定。 　　 　　　归档范围应当由各职能部门和档案馆共同确定。理由有二：第一，各职能部门清楚本单位的工作职责范围，工作中会形成哪些文件材料，哪些文件材料对日后工作具有查考利用价值。第二，档案馆从档案业务方面加以把关。 ２．明确单位分管领导、各业务科室、兼职档案员在立卷工作中的角色问题 　　　　业务科室　形成某方面的文件材料 职能部门 业务科室　形成某方面的文件材料　有保存价值文件　　　归档保存 　　　　 业务科室　形成某方面的文件材料 　　　 职能部门的各业务科室承担本部门的某一业务工作，各个业务科室在工作中 　形成的文件材料构成该职能部门的全部文件材料，因此，职能部门各业务科室形 　成的有保存价值的文件都应当归档，归档工作就涉及到职能部门各个业务科室， 　这就需要分管领导、各业务科室、兼职档案员配合完成归档工作。 　　　 　　　３．明确归档的电子文件双备份的问题 　　　所谓“双备份”是指同一份电子文件在归档时要求电子和纸质的同时归档。我校的电子文件包括办公自动化系统中流转的公文以及各职能部门自己形成的电子文件。 　　　三、文件材料预立卷工作内容和方法 　　　文件材料预立卷工作是职能部门对本单位文件材料日常管理的一种管理方法。 　　　具体做法是，职能部门以业务科室为单位，按归档范围，为每一类文件准备一个卷皮，平时工作中形成的文件材料即时归入所属类之中，包括办公自动化系统形成的需要归档的电子文件，即时打印出来归类。这样既便于文件材料的积累和利用，又能保证归档文件材料的齐全完整。 　　　具体做法请参见《纸质文件材料预立卷工作方法》 　　 　　四、网络环境下文件材料立卷归档工作内容和方法 　　网络环境下文件材料立卷归档工作内容： 　电子文件立卷归档。 　　　　　（这里的电子文件是指学校办公自动化系统中的公文） 　　　利用两个平台：办公自动化系统平台、档案管理信息系统平台。 　　　 　　　利用两个平台的无缝链接，将办公室自动化系统中流转的具有查考利用价值的电子文件进行网上立卷归档； 　纸质文件的立卷归档 纸质文件的立卷归档有两个工作内容：网上立卷、文件实体立卷。 利用档案管理信息系统，完成纸质文件信息网上立卷归档； 利用网上立卷，辅助完成纸质文件实体的立卷归档工作。 　　　网络环境下文件材料立卷归档工作流程如下： 公文中转员―电子文件的“预归档”操作步骤 　 兼职档案员―电子文件的立卷归档 操作步骤 　　 　（二）纸质文件立卷归档 　　网络环境下的纸质文件的立卷归档工作内容：利用一个平台，完成两方面的立卷 　　　一个平台：档案管理信息系统平台 　　　两方面的立卷：文件信息网上立卷、文件实体立卷。 　　　　工作流程： 　1、纸质文件网上立卷 　　　 　分四大步骤，由两个部门完成： 　第一步，信息录入　　职能部门 　第二步，审核　　　　档案馆 　第三步，整改提交　　职能