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探索现代文书档案管理新路径的重要作用 　　【摘要】文书档案是一个单位发展轨迹、文化积淀、管理水平的重要凭据，具有很高的保存或参考价值，它能很好地反映一个单位在各个历史时期的工作和活动情况，在单位工作中起着承前启后的重要作用。 　　【关键词】文书档案；档案管理；重要作用 　　文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。 　　一、当前文书档案管理工作中存在的问题 　　目前我国企事业单位中的文书档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下： 　　（一）档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的复合型专业人才十分匮乏。 　　（二）档案管理机构和职责不明确。目前文书档案工作在单位中的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的地步。在机关机构设置中，不少档案管理机构的地位被削弱，甚至被裁掉，其职责功能严重被弱化。 　　（三）档案管理不够规范。在一些大的企事业单位或是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三，大部分案卷缺少卷内目录。第四，组卷混乱现象比较严重。 　　二、提高档案管理效率的对策 　　针对目前文书档案管理工作状况，提高文书档案管理水平，实现文书档案管理的规范化、健康化发展，本人认为需从如下几个方面做起。 　　（一）领导重视是做好文书档案工作的前提。文书档案是展示一个单位发展轨迹和建设成果的重要载体。目前，很多企事业单位领导对文书档案管理工作不够重视，要真正做好文书档案管理工作，单位领导必须立足于单位事业发展的全局，把档案管理工作纳入单位事业发展的长远规划中，让职工充分认识到档案工作的重要地位和作用，形成人人重视档案工作的良好风气。 　　（二）制度健全是做好文书档案工作的保障。完善的档案管理工作制度，是做好文书档案工作的有力措施和可靠保障。针对当前档案管理机构的地位和职责功能严重被弱化的现象，各企事业单位要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，成立以单位主要领导为组长，相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专兼职档案管理人员。制订制度，促使职工都来重视档案工作，并认真研究落实本部门的文书档案工作任务，使文书档案工作保质保量限期完成。 　　（三）提高档案管理人员素质是做好文书档案工作的关键。文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开阔的视野、优化的知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员能够适应工作的需要，就要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性，努力提高文书档案管理人员知识水平和管理能力。一是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定，使档案管理人员充分认识搞好文档管理工作是自已应尽的法律责任和义务。二是要把住人才入口关，注意招聘一些有档案专业知识，有专业技术技能的人才充实文书档案队伍。同时加强现有人员的继续教育，积极组织文书档案管理人员参加档案业务知识培训，提高其管理水平，使文书档案管理工作与单位业务同步发展。 　　（四）牢记服务是做好文书档案工作的根本。文书档案工作的根本目的在于服务利用，在于通过认真收集保存好第一手资料，为单位做好翔实的历史记录，积极开发利用档案资源，为单位各项工作提供更加便捷的服务。这就要求我们强化服务功能，创新服务机制。使得文书档案工作更好地为领导决策服务，为单位事业服务。 　　三、应用办公自动化的文书档案管理的优点 　　（一）提高办公效率，降低档案管理成本。以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果又费时，又费力。在应用了办公自动化后，文件归档工作只需将文件拷贝到档案部门统一归档，这样既节省时间，档案管理部门也不必花费大量人力、物力来进行纸制文件的归档。同时电子文档保存空间小，调用时方便快捷，只要通过检索查询就可以将相关文件查阅出来。 　　（二）提高文件信息交流，实现资源共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。而今实现了文书档案管理的网络化以后，就