南京中医药大学档案馆纸质档案数字化技术规范.doc

PAGE  PAGE - 10 - 南京中医药大学档案馆纸质档案数字化技术规范 为了规范、科学、合理的开展纸质档案数字化工作，使档案信息资源准确、方便、快捷地提供共享利用，以满足学校对档案的需求，现参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005），并结合本馆实际，制订本技术规范。 1 本规范的适用范围 本规范规定了南京中医药大学纸质档案数字化的主要技术要求。 本规范适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。 　　GB/T 17235.1连续色调静态图像的数字压缩编码 第一部分:要求和指南 　　GB/T l7205.2还续色调静态图像的数字压缩编码 第二部分:一致性测试 GB/T l8894电子文件归档与管理规范 DA/T 31—2005 纸质档案数字化技术规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 数字化digitization 　 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 3.2 纸质档案数字化digitizatin of paper-based records 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3.3 数字图像digital image 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。 3.4 黑白二值图像binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。 　　3.5 连续色调静态图像continuous-tone still image 　　以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。 　　3.6 分辨率resolution 　　单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。 　　3.7 失真度distortion measure 　　对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 　　3.8 可懂度intelligibility 　　数字图像向人或机器提供信息的能力。 　　3.9 ??像压缩image compression 　　消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。 3.10 标记图像文件格式 Tagged Image File Format（TIFF） 一种基于标记的无损（不丢失信息）压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。主要适用于黑白二值、灰度以及彩色模式下的图像存储。 3.11 联合摄影专家组 Joint Potographic Experts Group （JPEG） 一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。主要适用于灰度以及彩色模式下的图像存储。 4 纸质档案数字化基本要求 　　4.1 基本原则 纸质档案数字化的基本原则是使学校档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足学校及社会对档案利用的需求。 4.2 数字化对象的确定原则 应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，属于归档范围且应永久或长期保存、符合国家有关规定的档案可列入数字化加工的范围。 　 4.3 基本环节 　　纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 　　4.4 过程管理 　　4.4.1 应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。 　　4.4.2 纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 　　5 档案整理 　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。 　　5.1 目录数据准备 按照江苏省《文书档案目录数据库结构与数据交换格式》的要求，规范档案目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段类型、长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。 5.2 档案交接，出库登记 5.2.1 档案调出库房应由双方共同清点案卷数量，仔细查看每个案卷，对于案卷有否破损、残缺、漏页、缺页、有无卷内目录、