某公司档案管理制度 29页某公司档案管理制度 29页.pdf

大连*****实业股份有限公司档案管理办法 第一章 总则 第一条 为加强公司档案工作的科学管理，逐步实现档案管理科学化、统一 化、标准化，特制定本办法。 第二条 本办法适用于大连*****实业股份有限公司（以下称集团公司）和分 公司及全资子公司（以下称分子公司）。 第三条 档案工作是维护历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项事业不 可缺少的环节，也是公司基础工作之一。各级领导必须加强本单位档案工作，充 分发挥档案材料在企业经营管理方面的作用，更好地为公司的发展服务。 第二章 职责分工 第四条 公司档案的主管部门是办公室，负责对各单位档案工作进行业务指 导、监督和检查，具体职责如下。 第五条 负责集团公司档案（不包括人事档案）的收集、整理、保管、统计 和借阅工作。负责分子公司财务档案的收集、整理、保管、统计和借阅工作。 第六条 编写必要的检索工具，积极开展档案编研和利用工作。 第七条 进行档案的鉴定工作，对已经超过保管期限的档案，提出存毁意见。 第八条 督促指导文书部门和有关人员做好平时立卷及年终归档工作，并督 促其按规定时间向档案室移交。 第九条 收集、整理、保管与档案有关的参考资料，配合档案提供利用。 第十条 办理领导交办的有关档案工作的其他事项。 第三章 档案立卷归档 第十一条 各单位日常形成的文件、资料要按档案归档范围及保管期限积累、 鉴定，并在整理立卷后填写案卷目录一式两份，在翌年第二季度末以前向档案室 移交。 第十二条 各类档案归档范围（执行附录一、二、三、四）。 第十三条 各级人员因公外出、出国考察、参加各种会议所收到的或签订的 有价值的文件材料，要按归档范围的规定及时向档案部门移交。 第十四条 凡是增设、更新、改造的工程项目，均由有关科技人员对科技档 案进行修改补充后归档。 第十五条 各专业工程技术人员要把科技文件材料的形成、积??纳入工作程 序，并按科技档案归档范围把有价值的准确资料及时归档。 第十六条 修改已归档的图纸，要由移交归档单位的有关科技人员负责填写 修改许可单，履行审批手续。修改内容较少时，可直接在图面“涂改”，刮改时 应在修改处标注“修改”标记，修改内容较多时，应另出新图。 第十七条 归档的案卷应做到：文件齐全、完整，分类清楚，标题明确，保 管期限划分准确，每个案卷必须填写卷内目录与备考表，案卷封皮书写要整齐、 端正。 第十八条 档案人员接收档案时，必须逐卷、逐件进行核对检查，办理交接 手续，由移交单位编写“案卷移交目录”一式两份，由交接双方在移交目录上签 字盖章。 第十九条 凡归档的文件、照片、录像带（盘）和图纸都应做到，图像、字 迹清晰整洁，反差良好。禁止用铅笔、圆珠笔。蓝色复写纸书写，文件不得用金 属物装订。 第二十条 档案的归档时间： 1. 文书档案：在翌年第二季度前归档。 2. 会计档案：集团公司及分子公司当年的会计档案，在本单位财务部门保 管两年，期满后不得晚于第二年一季度末归档。 3. 科研档案：在每个项目完成或停止后归档。 4. 声像档案：应于翌年一季度末前归档。 第四章 档案整理 第二十一条 档案整理工作是档案室的重要任务之一。整理工作的基本要求 是使档案系统化，便于保管和利用。主要是对不符合要求的案卷和收进的零散文 件进行加工整理，并按全宗分类，做好插卷、排列和编制案卷目录。 第二十二条 档案整理的具体要求，执行附录一、二、三、四。 第五章 档案保管和库房管理 第二十三条 档案室必须采用科学方法，做好档案材料的保管工作，保护档 案材料的安全，延长档案的寿命。档案管理工作要贯彻“防重于治，防治结合” 和加强重点、兼顾一般的原则。对永久和长期保存的档案，如有破损或字迹模糊， 应及时进行修补或复制。 第二十四条 档案库房是保存企业文献资料机密的重地，必须设在安全地点， 结构坚固，室内要保持适宜的温湿度，库房要有专人管理，做好库房保卫、保管 工作，确保库房安全。 第二十五条 库房档案按照从左向右、由上至下顺序排列，档