访客、新进及出差人员到厂接待作业管理办法.pdf

翔鴻程責任有限公司 制訂日期 2006.02.24 SHC 訪客、新進及出差人員 編號 A1VE-00M 發行層級 制訂單位 管理課 到廠接待作業管理辦法 頁次 1/6 所有課級 1、 目的 為使訪客(客戶及廠商等) 、新進及出差人員到達工廠後，接受到賓至如歸之服 務，藉以提升公司形象，特制定此作業程序。 2、 適用範圍 所有訪客(包括客戶及廠商) 、新進及出差人員屬之。 3、 權責 3.1.出差行程及日期通知及作業管制：總務部(單位)。 3.2.機位確認及交通運輸工具安排：總務部(單位)。 3.3.到廠接待：到訪單位主管或總務部(單位)。 3.4.訪客食宿安排及接待：總務部(單位)。 3.5.活動或會議籌備單位：管理部或權責單位，協辦單位：總務部(單位)。 3.6.來賓招待申請表之審核:部級主管。 3.7.來賓招待申請表之核決:事業部主管。 4、 定義 無 5、 作業內容 5.1.接機通知及到訪通知作業： 5.1.1. 發出接送需求通知給廠總務部(單位) ，廠總務部(單位)獲知訪客、新進人員 (可直接由公司人事部告知總務其新進人員到廠的信息)或出差人員預計出訪 時間，應即以 E-mail 方式發出接機通知給到訪廠總務部(單位)，通知內容包 括：姓名、出境日、航班、起飛時間、抵達時間、接機資訊、以及備註(包括 性別、職務、預計離開時間及航班)等七項資訊，其範例如下： 翔鴻程責任有限公司 制訂日期 2006.02.24 SHC 訪客、新進及出差人員 編號 A1VE-00M 發行層級 制訂單位 管理課 到廠接待作業管理辦法 頁次 2/6 所有課級 翔鴻程責任有限公司 SY(到訪廠)接機通知 起飛 抵達 姓名 出境日 航班 接機 備註 時間 時間 李大華 1/1 CI685 13:45 16:20 YES 男生、專員、預計 1/10 CI682 返越 5.1.2.到訪廠總務部(單位)接獲接機通知後應於當日回覆確認，並列入接機管制。 如已發通知於廠總務人員，但若未於通知當日獲知回覆確認時，總務人員應 於下班前主動聯繫到訪廠確認無誤後，方可下班。 5.1.3.到訪廠總務部(單位)接獲接機通知時，應填具『訪客暨出差人員到訪作業單』， 並安排設定相關人員後，送經單位主管核准，並備份給廠區最高主管、管理部 及到訪接待單位主管。 5.2.接機安排： 5.2.1.總務單位應於訪客、新進人員或出差人員到訪前一天，填寫派車單或安排接 機車輛，以及準備『抵越須知』一份並做好接機看板。接機看板內容應包括： 公司名稱、應接機人員姓名、ETD 航班、時間等；規格為 A4 紙大小、黃底黑 字。 5.2.2.接機人員應於航班抵達前到達接機出口明顯處，以利訪客、新進人員或出差 人員在最短時間內發現接機人員，降低不安情緒。如遇航班誤點或突發事件 (如交通工具故障等)者，接機人員應及時回報總務部(單位)。 翔鴻程責任有限公司 制訂日期 2006.02.24 SHC 訪客、新進及出差人員 編號 A1VE-00M 發行層級 制訂單位 管理課 到廠接待作業管理辦法 頁次 3/6 所有課級 5.2.3.接機人員接到訪客、新進人員或出差