档案馆员管理工作点滴谈.docVIP

PAGE  PAGE 4 档案馆员管理工作点滴谈 　　【摘 要】作为一名档案馆员，我对档案管理工作有着直接而全面的认识，多年的工作实践又加深了我对档案事业重要性的理解。特别是在对档案管理流程的接触体验中，促进并强化了我对档案学理论和知识的消化和掌握；直接的工作体验也给我对现代科学技术对档案工作的作用和影响带来了全新的感悟，使我了解到档案事业对专业人才的具体要求，同时看到自己专业素质的差距，明白了自己今后加深学习和修养的努力方向。 　　【关键词】档案馆员；感悟 　　一、档案管理基本流程 　　（一）档案接收上架 　　1.档案进库准备。负责档案接收工作的处室，安排接收人员将拟进库档案的全宗名称数量（包括目录数量）及进库时间填写清单，以书面形式提前通知库房管理部门，库房管理员安排好存放档案的库位，做好接收清点的准备。 　　2.进库档案案卷目录的检查与装订。进库目录一式两份，库房管理人员对移交入库的目录进行整理，检查案卷目录有无页号，有无重号、漏号，装订案卷目录。案卷目录一份存接待室供查阅，由接待人员负责管理，一份存库房工作间，由库房管理人员负责管理。 　　（二）档案封存 　　已经缩微、扫描、刻有光盘的档案（包括已数字化的目录）以及暂不开放的档案等，经馆长办公会研究后，可定为封存档案。 　　封存档案实行专库专人管理。办理封存档案的出入库事宜，必须由负责库房管理的处级领导主持，相关库房管理人员到场，在相互监督下进行。 　　利用者调用封存档案，须填写《调用封存档案审批表》，经馆长办公会研究批准，原则上每次不超过10卷，每天调出多少卷，收回多少卷，调出档案未还清，不得再申请调卷。 　　（三）档案移出 　　档案从馆藏中移出，包括个别案卷和整个全宗的移出，都应在《档案移出登记簿》上及时登记，并在档案接收登记簿和全宗卷内注明档案移出的时间、数量及原因等。属于个别案卷移出的，还应在案卷目录（包括接待室目录）的相应卷号和目录扉页上予以注明，属于整个全宗移出的应及时告知接待室并收回该全宗的案卷目录。 　　档案移出，库房管理人员应根据有关要求，写出档案移出的书面说明，经部门报馆长办公会研究，并由馆长在书面报告上签名批准后才能办理移出手续。 　　（四）档案排架 　　1.设库。馆藏档案按全宗群设库。 　　2.排架。档案资料上架排列以全宗为单位，按全宗号、目录号、案卷号先后顺序，从左至右，自上而下排列。存放档案的装具外均应标有醒目的索引标记。 　　声像档案、特藏档案一般应从全宗中抽出，按声像档案、特藏档案管理办法专库存放，不能抽出的应在档案目录中进行标注。凡抽出的声像档案和特藏档案，均应及时填写《声像档案代理卡》或《特藏档案代理卡》存放在全宗相应卷位置上，并在案卷备考表和案卷目录中注明。 　　（五）档案保管 　　1.全宗卷。每个全宗均应建立能够说明该全宗历史情况的全宗卷，按全宗编号顺序集中统一存放在库房工作间。 　　（1）全宗卷有卷内材料目录、全宗介绍、档案数量变化登记表、检索工具编制情况表、档案材料交接单据、档案清点情况登记表、档案开放情况说明、档案数字化工作单、档案技术处清单（如修裱、改页码等）等内容组成。 　　（2）每年一月份上半月为检查、填写、充实全宗卷内容的规定时间。充实和填写的内容为上一年度目标任务计划中涉及所应归入的各种材料，如档案数量变化、缩微全文数字扫描工作、修裱等情况。平时在档案管理过程中所形成的、属于应归入全宗卷的材料，均应及时归入。 　　2.库存档案的定期清点。对库存档案资料视情况每年有重点地抽查、清点。每次清点或抽查后，均应认真填写清点情况表，归入全宗卷内。 　　（1）清点工作按全宗进行。清点结束后，清点人员应写出情况报告，经处长审阅签名后归入相应全宗卷内。 　　（2）清点人员应负责清点过程中的缺卷查找工作，并将查找到的档案归到相应的排架上。档案查无结果时，应报告分管处长，并在清点情况表及清点小结中具体写明缺卷原因和查找案卷的情况。分管处长对缺卷情况应负责组织人员进行复查，并将复查情况书面报告处长，由处长报告给领导。处理情况经馆领导圈阅后归入相应全宗群策内。 　　二、做好档案管理工作的几点建议 　　首先，档案是真实的历史记录，记录了一个事实，即使内容是假的也记录了形成假档案的事实，因此档案工作者不可以随意改动档案内容。 　　其次，档案工作者可以通过档案知道很多人的隐私，因此档案工作者需要具有高尚的职业道德，不能泄露别人的隐私。同时档案工作者还不能私自将档案带出档案馆，更不能利用档案来谋取私利。档案馆还要制定完善的措施以保证档案工作的顺利进行，约束档案工作人员的行为在法律允许的范围以内。 　　再次，档案部门要与其他部门密切配合，做好档案的移交与接收工作，让其他部门了解