合同签订规范指导(试运行)合同签订规范指导(试运行).doc

盾石电气营销中心商务采购组文件 内控PAGE  PAGE 10 采购合同签订规范指导 (部门内控文件试用) 目的： 为保障公司的利益，维护公司信誉，规范公司经济合同的审批与签订工作，加强对经济合同、协议、合约（以下统称合同）的有效管理，保证合同执行的严肃性，降低操作风险，同时为提高工作效率，确保项目正常运作，特制订部门内部合同签订规范指导。 职责： 部门采购岗位负责合同文本的起草和签订，经部门业务主办和部门领导分级审核后，组织合同送审，并保证合同的有效执行。 公司审计对合同文本、条款、供方资质等进行审核并负责监控合同的执行。 合同签署权在坚持分级签署的原则下，最终由公司业务主管经理签字。 公司总经办负责审核合同评审程序，合同编号等，最终加盖合同章生效。 合同的订立要符合国家《合同法》的规定。 内容： 1、合同签订形式。 合同形式一律采用书面形式。订货过程中的往来信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等都属于合同签订的组成部分，作为合同附件留存。原则上，合同一律采用原件有效。 1.1 常规采购合同 常规采购合同执行公司标准合同模板。（见附件1） 1.2 大宗采购、专项采购、工程类采购合同 大宗采购、专项采购、工程类采购，需要在标准合同模板的基础上，依据具体要求拟定具体合同条款。 需要附双方交底确认的技术要求或技术文本资料的合同，技术要求和技术文本必须有供需双方的签字确认，加盖公章，并作为商务文本的附件内容有效执行。 工程类合同文本中，必须有供需双方签订的安全协议书（安全协议书见附件2）。安全协议书由采购员组织公司安全管理部门与承包单位签订。以上内容齐全才可确认合同生效并开始执行。 1.4 协议价格的采购合同 频繁采购、每次数量较小的协议价格采购，单笔采购金额小于300元的，可按战略协议相关内容现行订单订货，累计金额不大于1万元，签订采购合同。以便减少签订合同数量及审批流程带来的货期问题。 1.3执行期限较长并不断形成新内容的合同 执行期限较长并不断形成新内容的合同，应每隔一段时间或每完成一个阶段，在下阶段开始之前签订备忘录做为一个阶段的总结，留存双方执行合同的相关数据资料，及时明确合同内容，补签合同。补充合同签订时应明确该合同价款与原合同价款的关系，以避免结算时发生争议。补充合同的编号要附属于原合同的编号。 2、供方资质审核 2.1 长期合作供货商资质 长期合作供应商，需按公司《合同管理办法》文件要求，在每一年度内提供年度商检证明，或者直接按年度提供公司新资质文件，作为采购合同的供应商资质审核，也作为供应商考评基础资料存档。 所有资质文件必须为原件扫描件。 年度内日常合同签订可不用资质审核。 2.2 零星采购供应商资质 零星采购供应商，需要核对供货商是否具有相应的民事权利能力和民事行为能力； 审核对方是否有从事相关经营的资格、资质、履约能力和信用等级等； 要求对方提供相应的证明文件，文件包括：营业执照、资质证明、产品授权书，组织机构代码证、税务登记证、国税证明等。如当事人依法委托代理人订立合同时，需提供授权委托书证明。生产直销厂家供货，一定要提供供货产品生产许可证、产品资质认证等。 提供的上述资质文件等必须为原件扫描件。 短期内（半年）第二次采购时，可不必提供资质文件。 2.3 金额超过20万元、供货内容具有特殊性的供应商资质 这类订货合同的供应商，视具体情况，可以考虑进行实地考察，最大程度规避风险和合同执行中的隐含纠纷。 考察供应商时，由采购员组织物资使用部门、质检部门和审计部门共同参与，并出具考察报告。考察报告必须真实反映客观情况，参与考查人员签字确认后的考察报告可作为合同附件送审。 考察报告同时作为供货商资质评定的一项基础资料存档。 3、采购价格 3.1协议采购价格 协议采购价格来源于供应商年度战略协议。按照年度战略协议内约定的价格执行。严格核对采购计划清单型号，无误后拟订采购合同。 战略协议年度内调价时，需符合协议价格条款中的价格调整约定。 调价合同评审时，需附产品调价通知作为合同附件，同时做好市场同类产品的询价比价。 3.2小金额零星采购价格（10万元以下） 小金额零星采购价格，采用三家（或多家）比价原则。 询价单采用公司标准模板形式（附件3），注明型号、数量、技术要求、联系人、联系方式等； 供方回传报价要求内容完整，含价格、货期、付款方式等内容，并加盖供货方公司印章或公司报价专用章。 比价原则： 1、尽量在不同区域选择比价供货商，了解不同区域供货价格市场差异； 2、询价信息要完整，报价基础一致，给与供应商一个公平的竞争平台； 3、询价涉及到技术图纸，必须