药品批发公司计算机系统操作规程.docVIP

公司文件 操作规程 题目：计算机系统操作规程 第  PAGE 7 页 共  NUMPAGES 7 页 题目：计算机系统操作规程编号： YY-QP-014-2013起草人：修订人：审核人：批准人：版次号：□/□变更原因：施行13版GSP批准日期：执行日期：分发部门：总经理、质量副总、质量管理部、储运部、业务部、行政部、信息管理部、财务部计算机系统操作规程 1、目的：为规范公司各岗位的计算机操作，保证计算机系统的安全性，确保药品质量可追溯性，特制定本程序。 2、依据：《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》2013版及附录、《互联网药品信息服务管理办法》等有关的法律法规。 3、范围：本程序适用于本公司的经营计算机信息系统管理。 4、职责：药品经营过程中使用计算机管理的部门对该规程的实施负责。 5、内容： 5.1、质量管理人员或信息管理员，负责计算机服务器的开具，并检查网络是否正常： 5.1.1、每天早上上班前前开具计算机服务器、网络交换机、路由器等设备，检查网络是否正常，若有异常，应查找原因并予以解决，保障网络正常通讯； 5.1.2、若有其他终端机器发生故障，应及时处理。 5.2、各岗位根据授权，开启计算机并根据各自的用户名和密码登陆计算机软件系统，进行职责工作范围内涉及计算机软件系统的操作： 5.2.1、系统操作权限及密码的设置： 5.2.1.1、质量管理部依据各岗位的质量职责和岗位操作规程，审核各岗位相关人员的系统操作权限，交由信息管理员设定并设置密码； 5.2.1.2、各操作岗位及相关人员只能通过输入各自的用户名及密码的身份确认方式登录，在设定的权限范围内录入、查询数据。 5.2.1.3、各相关人员要保管好自己的密码，不得相互借用。 5.2.1.4、信息管理员收回或者更改相关人员的系统操作权限时，须经质量管理部审核。 5.2.2、计算机软件系统基础数据的建立及更新 5.2.2.1、质量管理员在基本资料及期初项下按要求分别录入职员、仓库、科目、部门资料等。由质量管理部经理负责审核??修改及锁定； 5.2.2.2、质量管理基础数据新增的首营企业、首营品种，由业务部的采购员在计算机软件系统里录入相应数据，上传资质扫描图片暂存，业务部负责人在软件系统里签名确认，连同收集的纸质资质资料转交质量管理部审核，质量管理员负责初核，若符合要求，提请质量管理部负责人登陆系统审核，质量负责人登陆系统批准生效使用；若不符合要求，质量管理员要求业务部的采购员补充相关资质凭证，直至符合规定要求。 5.2.2.3、质量管理基础数据新增的购货单位，由业务部的销售员在计算机系统录入相应数据、上传资质扫描图片暂存，业务部负责人在软件系统里签名确认的，连同收集的纸质资质资料转交质量管理人员审核，质量管理员负责初核，若符合要求，提请质量管理部负责人登陆系统审核，质量负责人登陆系统批准生效使用；若不符合要求，质量管理员要求业务部的采购员补充相关资质凭证，直至符合规定要求。 5.2.2.4、上述质量管理基础数据涉及的资质期限警示，质量管理人员应提醒相关部门或人员及时索取新的有效资质资料，再进行相应的资质资料更新及核准生效。 5.2.2.5、质量管理员负责协助验收员将每品种每批次的药品检验报告的扫描件上传到相对应的品种基础数据库里。 5.2.3、药品采购 5.2.3.1、业务部采购员根据客户需求，登陆计算机系统，编制采购计划，采购计划完成后，应与供货单位确认，是否能供应相对应的品种，若有，需调整计划，确认无误后，提请部门负责人确认。 5.2.3.2、采购计划经业务部经理确认后，生成采购订单。若采购的品种为首营品种，按5.2.2的要求进行首营品种审核和首营企业审核（若需要），由质量管理人员建立基础数据后，方可完成该品种的采购订单。 5.2.3.3、药品的采购订单必须依据系统数据库生成，采购员根据业务经营需要从系统选择供货单位和品种，系统能对各供货单位的法定资质进行自动识别、审核，拒绝出现超出经营方式或经营范围的订单生成，也能对药品品种的合法性进行自动识别，拒绝法定资质不符规定的品种进入订单； 5.2.3.4、业务部负责人登陆计算机软件系统，确认采购员的采购订单，自动生成采购记录。 5.2.3.5、采购订单确认后，采购员将采购订单传送给供货单位，并提示收货人员注意查看相应的采购数据。 5.2.3.6、采购员若接到收货人员有关收货实物数量与采购订单不符的数量更改请求，在核实情况后，即时更改采购订单上的相对应的品种数量。 5.2.4、药品收货 5.2.4.1、储运部保管员登