上海师范大学报销实用手册（2014通用版）-财务处.doc

上海师范大学报销实用手册（通用版） Q：怎样才能报销？ A：首先，要明确经费的出处和经费的预算；其次，要真实地发生一笔合理的经济业务；再次，要取得合法有效的票据；最后，得到经费负责人的同意。这样就能报销了。 Q：怎样的票据才是合法有效的呢？ A：提供的票据必须符合下面几个要求： 1.票据的取得途径真实、合理； 2.票据内容必须和发生的经济业务相对应； 3.票据未经挖补、涂改，符合国家相关法律规定； 4.票据记载的要素齐全。 Q：报销票据应具备哪些要素？ A：1.国家税务或财政监制或印制且有效的发票或资金往来结算票据； 2.购买单位名称、日期、经济业务内容、数量、规格、单价、金额等票据内容填制完整，字迹清晰； 3.印章（销货单位的财务专用章或发票专用章）完整、清晰； 4.勾稽关系准确，大写、小写金额相符，各联次复写纸套写一致。 Q：那么多种类的发票，我如何识别真伪呢？ A：我校财务处网站上有教您如何识别与避免假发票的文档，您可以下载了解。但最好的方式还是通过正规渠道购买所需用品，以避免不必要的麻烦。 Q：票据的种类有哪些？ A：票据主要分为两类，一是发票，由税务统一监制；二是资金往来结算票据，由财政统一监制。 Q：手上持有的票据会不会过期？ A：当年票据可报销至次年六月三十日，但最好是取得票据后及时报销。 Q：上师大内部出具的票据能报销吗？ A：不能，校内发生的费用统一以内部转账的形式支付，需填制《上海师范大学内部转账单》并附详细的结算清单，由财务处转账处理。如学校接待中心及相关下属单位出具的票据不能在学校财务处报销。 Q：报销的基本流程是什么？ A：报销的流程简单说如下： 1.按财务处报销要求，先核查每张发票是否真实，规定提供的清单是否已具备，每张发票背面是否有经办人签字； 2.从财务处网站下载“上海师范大学报销汇总审批表”； 3.按审批表要求将发票分类汇总，将汇总金额按类别填写，审批表所有的内容需填写完整； 4.下载原始凭证粘贴单，根据要求分类粘贴发票； 5.按财务报销要求，需签字的应先由相关负责人签字； 6.将整理完毕的单据交至财务处审核制单窗口（两校区均可办理），审核无误后制单，报销完毕。 Q：有哪些报销单，有什么作用，在哪里可以找到？ A：目前，我校共有8种常用报销单，除暂借款凭单外，其余均可在财务处主页（）进行下载。（财务处将不定期更新内容和样式，请注意保持更新） 1.报销汇总审批表：用于汇总票据和其他报销单等； 2.支付凭证：用于支付外单位人员劳务费（一人式或多人式）或对公转账（一人式），外单位人员需附相关信息等； 3.外埠出差报销单：用于汇总外埠出差或因公出国（境）费用； 4.出差报告单：用于各学院、部门对本校教职工、学生外地出差的审批； 5.缴款单：用于向财务处办理现金缴款或银行入账手续； 6.内部转账单：用于校内单位之间的款项往来； 7.原始凭证粘贴单：用于粘贴较小的票据，如交通卡充值发票、外埠出差火车票等； 8.暂借款凭单：用于暂借现金或支票、电汇等。 Q：自制报销单有普通版和电子版，怎么选择？ A：1.选择普通版本的自制报销单，请下载打印后，手工填写； 2.选择电子版的自制报销单，可在计算机上填写。该版本具有自动生成大小写合计金额、计算个人所得税等功能。在初次使用时，将EXCEL软件的宏安全级别设为“低”（鉴于微软已停止了对Office2003的服务支持，故财务处报销表格将逐步更新至最新版本）。具体操作如下： （1）EXCEL2003版本的：下载凭证并保存-打开已保存文件-选“工具”按钮-选“宏”-选“安全性”-选“低”-保存后退出。再打开该文件进行填写（部分电脑可能会要求启用“宏”，请选择“启用宏”，即可）； （2）EXCEL2007及以上版本：下载凭证并保存-打开已保存文件-选“文件”-选“选项”-选“信任中心”-选“信任中心设置”-选“宏设置”-选“启用所有宏”。 由于提供下载后，不同的软件可能显示出不同的效果，故本表格采用保护工作簿的形式。自动套用格式版本只有必要的单元格才能进行数据录入。另外为了符合财务装订的规范，请各位打印时，务必设定为A4纸一页，并根据实际需要裁剪。 Q：谁是分级授权审批控制经费负责人？ A：我校财经工作实行“统一领导、分级管理”的管理体制，各项经费实行授权审批制度。 按授权金额由小到大排列（从左到右）学院分管财务副院长使用学生经费，需分管学生工作副书记签字；使用研究生经费和相关研究生科研经费，需分管研究生工作副院长签字（具体由各学院自己安排） 院长财经监督小组组长部处及直属单位部门领导分管校领导（协管财务校领导）校长 Q：尚未获得票据或因公出差而需预先用钱怎么办？ A：尽量采用公务卡进行结算，无法使用公务卡的情况下，可采用暂