无纸化办公条件下档案安全管理方法探索.docVIP

PAGE  PAGE 7 无纸化办公条件下档案安全管理方法探索 　　【摘要】在当今科技飞速发展的新时代，无纸化办公是各行各业实现高速发展的必然趋势，但随着无纸化办公所使用到的多种信息技术在各行各业的逐步渗透，信息安全成为首要考虑的问题，国家也在“十三五”规划中强调要加强信息安全基础设施的保卫工作，笔者根据所在企业的档案管理现状，提出实现无纸化办公的途径，同时探讨了在无纸化办公条件下保障档案信息安全的有效方法。 　　【关键词】无纸化办公；档案安全管理；信息安全；数字水印；云桌面 　　中海油能源发展工程技术中海油实验中心（湛江）信息档案室（以下简称：信息档案室）管理着南海西部海域勘探开发资料，从第一口井―海一井的诞生到现在经历了60多年的发展历程。开采海洋石油投入成本较高，一口井少则投入数百万美元，多则投入上亿美元，如此极高的投入之下产生的有限的资料是弥足珍贵的，信息档案室承担着安全管理这些资料的职责。 　　一、目前档案管理现状 　　信息档案室2008年开展纸质资料电子化，经过7年的努力，2015年以前的勘探成果资料已基本实现电子化，电子化工作为勘探开发一体化数据库提供最基础也最重要的数据支持，对全面实现石油地质资料电子化和信息化、实现石油地质档案的企业内部共享和在线查阅具有重要意义。目前信息档案室档案管理现状及存在问题如下： 　　（一）档案的重要性未被领导层重视。领导层对档案的重视程度不够，相应的投入相对较小，在信息化时代，档案室应顺应时代发展需求，引进先进的档案管理技术和信息技术，深入挖掘档案潜在价值。归根结底，所有技术的引进及实现均应得到领导层的批准，只有从最高领导层的高度重视与直接决策，才能使档案管理从传统管理方式向无纸化办公迈进。如果没有企业领导层的坚定支持，档案管理模式变革是很难推动的。只有企业各级领导的大力支持，才能避免实施档案管理模式变革的纸上谈兵。同时企业领导层要直接参与档案管理模式变革的关键环节与重大事项讨论、计划制订工作，要身体力行，亲自决策，给予实施人员与技术人员以强大的支持。 　　（二）电子化成果未得到有效利用。油田科技档案管理的最终目的是提供档案信息为科研生产人员服务，创造价值，但由于没有合适的平台和安全策略支撑，电子化成果的阅读权限一直没有释放，档案利用人员仍然只能亲自到信息档案室借阅纸质资料，工作效率低下，严重影响工作进度。 　　（三）纸质档案借阅弊端。纸质档案借出后，超出借阅期限时，逾期未归还档案，需耗费人力催还，加大了工作量，同时一旦借阅人员的办公室调整以及互相传阅情况的发生，档案极易遗失。 　　二、实现电子档案在线借阅 　　（一）纸质档案接收。严格按照信息档案室档案接收制度，移交方提交档案时应将档案与相对应的清单各一式两份，由交接双方当场清点，确认无误后签字。 　　（二）纸质档案整编。按照档案业务，将档案分门别类整理入不同类别中：地质档案类、工程项目档案类、文书类、专门档案、技术标准类、图书资料、全宗档案类等。本文主要阐述地质档案类，地质档案类又分为综合及其他类、测绘类、地质勘探类、地球物理与地球化学勘探类、油气田开发类、单井类、科学技术研究类、实物地质资料类八大类。 　　（三）纸质档案电子化处理。电子化处理工作主要包括以下几个环节：资料准备―页码标注―拆卷―扫描―图像处理―生成PDF―OCR识别―填写著录表―恢复装订―资料入库。 　　流程图如下： 　　（四）档案信息著录。一是著录项录入。根据档案不同类别在档案管理平台中输入相应的著录项，如单井类钻完井成果需要输入：档案编号、井名、档案名称、档案类型、井别、井型、井深、比例尺、编制单位、编制日期、编制人、归档单位、归档日期、归档人、语种、数量、存址、著录日期、著录者、密级、保管期限等。二是电子档案批量挂接。档案编号是批量挂接的唯一标识，通过电子档案的档案编号与档案管理平台中著录项的档案编号匹配，完成批量挂接，挂接完成之后，抽查10%的数据，对著录项与电子档案的信息匹配度进行检查，合格率要求达到100%。 　　三、档案信息安全管理方法 　　电子档案挂接入档案管理平台后，为了保障电子档案的安全性，可采取以下信息技术手段防止电子档案的泄密，全程跟踪监控电子档案的利用。 　　（一）用户认证。一是登录认证。由于单点登录在简化管理和提高用户效率等方面的优点，所以在企业业务整合时多采用其作为解决方案。用户只需要在一个信息系统中登录一次，用户登录凭证就会被保存到本地，根据保存到本地的凭证就可以访问所有信任的信息系统，无需再次输入用户名和密码。用户计算机加入域管理。根据“公司计算机管理细则”中对计算机名命名的规定（地区首字母+部门首字母+D（台式机）/L（笔记本）+AD域中的用户账号），为要加入域管理的计算机重新