文件管理制度1.docVIP

山东坤洋文化传媒有限公司  PAGE \* MERGEFORMAT 7 文件管理制度 为规范文件的起草、发布与修订程序等相关事项，依据公司章程，制定本规定。 一、起草 文件一般由相应执行部门起草，特殊情况下可由总经理指定人员起草。 二、会签 文件起草后，该文件涉及到的部门经理及相关人员提出书面修改意见，或在会议讨论，分管副总经理归纳，核稿后报总经理签发。 三、签发 1、下列文件由董事会授权总经理签发： (1)总经理提名的财务部经理、总经理助理、副总经理的任命文件； (2)组织机构的设立与撤销； (3)年度用人计划； (4)财务管理与报销制度； (5)年度经营计划； (6)主要销售政策； (7)工资与福利制度； (8)其它董事会认为重要的规章制度。 2下列文件由总经理签发： (1)除董事会任命的其它各级管理人员的任命文件； (2)除必须由董事会签发的所有经营管理文件； (3)董事会授权的其它规章制度。 四、修订 随着客观情况变化，已颁布实施的规章确需修订的由执行部门提出，由文件签发人组织该文件的起草及会签人员讨论修订。修订后的文件按原发布程序起草、会签、签发。 五、颁布 文件、规章签发后由综合部负责送达相关部门及人员并留有签收记录。由各相关部门组织相关人员学习落实且留有记录。 六、检查 文件、规章颁布后，综合部负责每月对该文件、规章的执行情况进行检查，并书面报签发人。三个月后不定期进行检查报告。 七、文件格式 1、各类文件以A4纸打印、复印，于纵向左侧面装订成册。 2、文件内容用四号宋体字，一级标题加黑。如流程图等特殊情况下，可根据页面纸张调整字体大小。 3、章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：一级标题为：“一”，二级标题为“（一）”，三级标题为“1”，四级标题为“（1）”。 4、页面设置：“页边距”上、下、左、右各为“2.2、2、2.2、1.8厘米，行距为1.5倍行间距，首行缩进两字符。文字回行定格，数字、年份不能回行。 5、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称 6、文件落款日期标准书写为：如“二○○七年六月一日”，“○○”的书写不能为“零零”。 八、文件编码 1、编码结构：文件编码由两个英文字母KY的公司代码、2个英文字母的文件类别代码、2位阿拉伯数字的部门代码、3位阿拉伯数字文件序号。 详如下图： □□　　 　□□　　　　　□□　　　 □□□　　 公司代码 文件类别代码 部门代码 文件序号 公司代码：如“山东坤样文化传媒有限公司”代码为：“KY”。 文件类别： 管理制度文件类别代码，用英文字母“ZD”表示。 工作职责文件类别代码，用英文字母“ZZ”表示。 流程类文件类别代码，用英文字母“LC”表示。 表格类文件类别代码，用英文字母“BG”表示。 部门代码： 部门综合部人资部公关部财务部销售部代码0102030405文件序号：按文件类别分别用3位阿拉伯数字，从“001”开始顺序编码。 2、文件编码的应用： 公司管理体系的文件，要依据本规定进行编码或修订。文件编码应标注于各“文件头”的相应位置。文件编码一经启用，不得随意更改。如需更改或废止，应按有关文件管理修改的规定进行。 附件： 1、《发文稿纸》 2、《文件颁发登记表》 3、“文件头”格式示例 4、文件会签表 附件一 附件二 文件颁发登记表 颁发文件名称文件编号颁发部门颁发日期签收人签字附件三 文件名称文件编号起草人审阅人批准人起草日期审阅日期执行日期颁发部门