试析文书档案管理工作的改进方法.docVIP

PAGE  PAGE 4 试析文书档案管理工作的改进方法 　　【摘要】随着现代科技信息化的发展，原有的档案管理模式已经渐渐地不适应现有的档案管理机制。通常一个单位的文书档案管理工作是档案管理部门的重要组成部分。文书档案管理工作直接关系到一个单位档案资料的完整性和真实性。所以对于文书档案管理工作的管理模式应该进行改进和完善。 　　【关键词】文书档案管理；资料信息；改进 　　一般我们所说的文书档案就是团体机关、企事业单位以及一些其他的组织在领导和行政管理的工作中产生的一些文件。这些文件都需要归档保存，而这些工作都是文书档案管理部门的工作。所以说文档资料的可靠性、完整性和安全性与文书档案管理者工作的能力和水平有着很大的关系。只有让文书档案管理工作与时代共同进步，不断地改进和完善文书档案管理工作中存在问题，才能更好地将文书档案管理系统不断地创新，与整个工作单位的运转保持在一个步伐上。 　　一、文书档案管理工作现存的问题 　　（一）文书工作与档案管理工作出现脱节现象。文书档案管理工作是档案管理工作的基础内容。文书管理工作与档案管理工作虽然有着密切的联系，但是两者之间存在着一定的区别，有统一性也有独立性。在工作的衔接上两者配合形成一个管理体系。但是很多工作单位都存在着文书管理工作和档案管理工作之间的脱节情况。目前的情况是，文书档案管理人员的档案意识相对薄弱，而档案管理人员对于文书管理工作的涉及又很少。这就导致了文书管理工作和档案管理工作出现了脱节，从而造成了一些文书方案的遗漏和文种使用不规范的现象。这对文书档案管理部门后续工作的展开有着很大的隐患。 　　（二）各部门不配合文书档案管理工作。在很多工作单位中都有着其他部门不配合文书档案管理部门的工作的现象。这方面也制约着文书档案管理工作的开展，文书档案的归档需要收集整理各个部门的文件和资料。但是有些部门为了以后方便查找资料，图自己方便不愿将自己部门的资料交给文书档案管理部门归档统一管理。这一问题在文书档案管理工作中普遍地存在。 　　（三）领导对文书档案管理部门的重视不够。文书档案管理工作在各个工作单位中属于特别冷门的部门，不受单位领导的重视。一些领导虽然明白文书档案管理工作有着一定的重要性，但是并没有过多地去关注文书档案管理工作的内容和管理的情况。在日常工作当中，只要求员工把文书档案资料收好即可，并没有过多地给予意见和肯定，导致文书档案管理人员工作的热情不高，旧的文书档案管理模式停滞不前，也没有对文书档案管理的模式进行改进和创新。 　　二、文书档案管理工作改进的方法 　　（一）做好文书管理工作和档案管理工作的衔接。所谓的档案其实就是日常工作中，工作人员及领导要处理的文件。这些文件质量的优劣对于工作单位的档案管理有着重要的影响。要想做好文书档案管理工作必须要把文书管理工作和档案管理的衔接工作做好。想要将两者有效地连接，首先文书管理工作人员要有较强的档案保护意识，并且要做好文书资料的立卷归档。其次是在处理文件时，要时刻记着文书管理和档案管理的关系，实现两者的一体化。当文书管理工作人员把文书工作做好，档案管理的工作才可以顺利地展开。 　　（二）各个部门配合文书档案管理工作。加强文书档案管理工作需要各部门的配合。所以在日常工作中，其它部门要配合文书档案管理部门，及时将文件资料等交给文书档案管理部门统一归档管理。 　　（三）领导要加强对文书档案管理工作的重视。在一定程度上来讲，一个部门的工作态度和工作热情，取决于领导对这个部门的重视程度。所以说想要改进文书档案管理工作中存在的问题，完善文书档案管理工作，领导应该对文书档案管理工作重视起来，对其存在的问题提出意见并找到解决办法。通过更为智能化和科学化的方式来管理文书和档案。当然，文书档案管理工作是否能正常而有效地运行，还需要通过员工自己的努力使领导对文书档案管理部门重视起来。 　　除了领导的重视外，文书档案管理工作人员自己也要对工作重视起来，对于档案的借出与归档制定一个清晰明了的流程（如图1），所有的工作人员按照这个流程借出和归还档案。 　　三、结束语 　　文书档案的管理工作是一个很细致的工作，代表了一个工作单位的各项工作运转的情况。将文书档案管理模式与现代化的科学研究成果相结合，实现更为科学化和智能化的文书档案管理模式。与此同时，对文书档案管理人员做出标准化的培训，以便更好地管理文书档案工作。 　　【参考文献】 　　[1]张文华.改进文书档案管理工作的方法[J].黑龙江档案，2014（04）：157. 　　[2]卢艳. 浅析事业单位文书档案管理效率的提高[J]. 中国科技投资，2013（Z4）：47. 　　[3]王英.文书档案管理中的问题与对策研究[J].办公室业务，2014（21）：82.