试论大数据环境中企业文书档案的信息化管理.docVIP

PAGE  PAGE 4 试论大数据环境中企业文书档案的信息化管理 　　【摘要】信息技术高速发展，大数据已经成为企业提升竞争实力的关键。加强企业文书档案的信息化管理，是确保档案完整、真实的有效途径，对企业发展有着深远意义。本文对大数据环境中企业文书档案信息化管理相关内容进行分析，提出信息化管理的对策。 　　【关键词】大数据环境；文书档案管理；信息化；企业发展 　　企业在发展中各项管理活动增多，必然会生成非常多的企业文书档案，是对企业经营、管理各项信息记录的保存与管理。在信息化时代下，企业发展离不开信息技术，不管是企业还是机关单位，均构建了信息化管理平台，文书档案管理信息化趋势也加强。信息技术为载体的管理方法比起传统文书档案管理存储数量增大，档案信息浏览与查询更加便捷，档案储存时间更长，但是依然受到以下因素限制，出现一些管理上的问题，仍面临挑战。 　　一、大数据环境与企业文书档案信息化管理 　　（一）大数据概述。人类社会不断发展中以及网络行为日渐增多的背景下，作为一种信息记录与数据保存下来的内容就是大数据，其中不仅包含了生产信息、数据，还包括其他涉及企业发展的隐私。在网络逐渐普及下，大数据应用日渐普遍，储存容量不断增大，期间会产生非常多的难以加工与应用的数据，为应用与管理带来难度。在数据容量不断增大的背景下，很多用户可以通过查询、文件检索、下载、加工、复制等方法应用这些数据，使数据复杂与繁琐程度进一步增大，为管理带来了阻碍。 　　在信息技术不断发展的背景下，各种信息数据获取也更加有难度，激烈的市场竞争中谁最先获得了这些信息，谁就获得了发展机会，增加了抢占市场的筹码，对于数据资产的保护任何企业都没有懈怠过。大数据获取不仅体现在数据源获得上，更体现在借助这些数据源，对真正有价值的数据进一步发掘，增加数据潜在价值。当前，网络应用体量大幅度增加，大数据成为人们生活不可缺少的信息。 　　（二）企业文书档案与信息化管理概述。企业文书系统地记录了企业成立到发展期间各项经营与管理活动，比如，财务管理、人事管理、外事管理等，都是企业有显著价值的资源，通常，文书信息由企业专门部门负责，包括对文书的收集、整理、排列以及转送、开发、处理等。在大数据环境下，企业文书档案信息化管理在信息技术下会大大提高管理效率，发挥其内在的服务价值。 　　二、大数据环境下企业文书档案信息化管理的主要内容 　　（一）企业文书档案的数字化管理。企业文书档案以纸质为主，其中记录着各项文字信息，录入信息的过程较为漫长，考验着工作人员的耐心，需要付出一定劳动，如果信息量庞大，容易出现录入错误等，查询信息时也较为困难。但是大数据下企业文书档案可以实现信息化管理，应用计算机的自动筛选技术可以有效节省人力、物力，提高工作效率。大数据环境下企业文书档案管理一个显著特点就是可以对纸质档案进行数字处理，且不改变档案中的信息内容，更加利于保存、查询等，这就是电子档案价值的体现，也是大数据环境下企业文书档案信息化管理的重要内容之一。 　　（二）企业文书档案网络化管理。经过从纸质到数字化的转换后，还需要对数字化档案进行管理，依据互联网可以进行不分时间、不分地点的修改与添加，使电子档案更加细化、具体，用户查询更加方便，体现了档案网络化管理的便捷性。企业文书档案利用功能很多，包括网络检索、借阅、归档、复制、分类等。 　　三、大数据环境中企业文书档案信息化利用 　　企业文书不仅为企业发展提供了支持，体现了生产与经营的价值，比如，人事管理、财务管理、科研成果等，为企业发展积累了宝贵经验，也是企业发展成果的体现。由此，企业文书档案参考价值也很显著，实施档案化管理，可为用户提供更多、更全面的档案资源服务。企业发展中还能对文书档案进行重建，依据不同需求提供不同功能的服务，也是大数据环境下企业文书档案信息化服务的一种体现。与此同时，借助不同地域下的网络可供用户随时下载、查询，使用户对企业文化、产品等的了解更加全面、细致，还能对某个文书档案进行跟踪服务，体现开放式服务的优势。 　　四、结语 　　总之，大数据环境下，企业文书档案在信息技术基础上可以为用户提供更为全面、周到的服务。在企业生产日益增多的前提下，人力、物力成本会逐渐提高，由此，信息化档案的应用可节省成本与资源，为用户在查询、应用、下载档案信息中提供了便利。 　　【参考文献】 　　[1]库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（9）：50-51. 　　[2]江鸿.探析大数据环境中企业文书档案的信息化管理[J].中国科技投资，2016（4）：144. 　　[3]徐佳.大数据时代企业文书档案的信息化管理探究[J].卷宗，2014，（7）：88-88. 　　[4]钟丽晶.大数据