归档文件整理浅析.ppt

归档文件整理方法;一、归档文件整理工作概述 ;二、归档文件的整理方法 ;（7）正文与文件处理单为一件。 （8）报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 （9）会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件；也可将一次会议形成的文件，作为一件（文件少的情况下）。 （10）员工调动介绍信、存根，以一人为一件。 （11）领导任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。 （12）文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。 ;● 归档文件的装订 （1）装订的前处理工作 拆除金属物、修裱破损文件、复制褪变文件、折叠超幅面纸张 （2）装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发 文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文 作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文 本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要 法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样 本在前，定稿在后。 （3）装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上 角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下侧（底 边）对齐。 ;● 例如： ;● 例如： ;● 归档文件的装订方法 （1）线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装 订。文件页数较少时，采用“两孔一线”（细线）左上角装 订，背后打活结；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装 订。 （2）对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已 严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。 ;● 归档文件的分类 （1）选择分类方法 （2）编制分类方案 ;（1）选择分类方法 年度－保管期限分类法 优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一 机构或问题的归档文件。 ● 分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年 度的文件集中，把不同年度的文件分开。 (一)一般文件，归入文件制发年度(指文件最后的落款日期)。 文件有多个时间特征：如成文日期、签发日期、批准日 期、会议通过日期、 公布日期等，一般以签发日期（即落款日 期）为准；计划、规划、总结、预算、决算、统计年报以及法 规性文件等，同一要求按文件签发日期（即落款日期）判定文 件所属年度。 ; (二)跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度 1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。 5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。 6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。 ; 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。 9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。 10、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。 11、翻印的文件，归入原件的所属年度。 12、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度立卷归档。 13、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。 14、几份文件作为一件的日期：若干份文件作为一件的，以排序 在前的为准。如正文与附件为一件的，以正文为准；转发文与被 转发文为一件的，以转发文为准。 ; 15、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材 料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。 ● 分保管期限 保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，就是根 据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。 文书档案的保管期限仍划分为永久、长期和短期三种，即永久 为无限期地保存，长期为30年，短期为10年。 根据公司的实际情况，目前保管期限划分为永久、长期两种， 即永久为无限期地保存，长期为30年。 ;● 归档文件的排列 归档文件的排列，就是根据一定的方法确定全宗内归档文 件先后顺序的过程。 （一）按事由排列法 按事由排列法，就是将同一事由的相关文件排列在一起。 按