忻保高速公路路基第5合同段技术资料管理.docVIP

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忻保高速公路路基第5合同段技术资料管理

忻保高速公路路基第五合同段 技 术 资 料 管 理 制 度 二OO九年五月 技术资料管理 严格执行党和国家的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。 各部室和施工队,应在开工之前由项目部、工程部给有关人员发放图纸及变更图纸,并履行签字手续。 各部室和施工队应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和使用负全责。 各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 各工程项目质检及技术等工程图纸文字技术资料、质量资料由项目工程部负责归档。 各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,才,材料部实施管理。 归档资料必须符合下列要求: 文件材料齐全完整; 根据档案内容合并整理、立卷; 根据档案内容的历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。 档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。 加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。 工程档案管理制度 为了确保公司工程资料的完整和安全,特制定以下规定。 适用范围 土地征用合同、土地使用证,集团或公司所有的房屋产权证、有关部门批复文件; 工程立项报告、可行性研究报告、论证意见书; 设计委托书、工程规划及扩初设计文件、图纸; 施工图及报批文件; 主体及配套工程概算、预算,工程招、投标文件,工程合同,设备报价书; 工程进度表、设计及工程变更意见、工程联络通知书、竣工图、工程决算书; 施工规范及标准、工程定额、施工图集等; 市场调查报告、项目策划及广告、销售策划方案、销售进度统计表; 业主投诉意见及整改报告等。 文件归档 财务部保存:项目资金预算、合同原件、工程预算原件(定标前由财务主管保存)、决算书、楼盘策划预算; 行政办保存:合同原件、预算复印件{定标后}、决算复印件及其它所有文件; 工程部门在施工期间保存:施工图、变更及工程联络通知复印件、预算复印件(定标后)、各项报批文件副本、合同副本或复印件、施工规范及标准、工程定额、施工图集等; 销售部门保存:市场调查报告、策划案复印件、销售进度统计复印件; 后勤部保存:根据竣工图修改说明的施工图、业主投诉复印件、整改报告复印件(有关物业管理文件如年度预算、收支报表、业主情况、应收应付统计、设备维修计划、物料消耗统计、采购成本、管理费、服务反馈信息、意外情况处理等按物业管理规定); 由政府相关部门存档备案的资料,由工程部门整理按照政府部门规定办理,同时,作出说明交行政办备案; 归档时间:工程、销售、后勤等部门在接受或自行完成各项文件次日前办理归档交接手续;工程部门在施工期间保存的文件在工程结束后一周内整理归档; 所有归档资料必须附有目录,记录文件名、页数、份数、未归档文件的去处、完好程度等。 文件保管 文件须设专人保管,确保文件不丢失、不损坏、不泄露机密; 各部门接受文件后须立即进行登记,登记内容包括:编号、文件名、文件出处、正副本份数、页数、送交报批单位及份数; 文件须存放地应安全可靠、通风干燥,防霉、防潮、防鼠及虫害; 每项工程资料须单独集中存放、查取方便; 保管人员对接收的资料必须进行检查,归档资料应完好无缺,无涂改、涂写,整齐、有序; 发放与借阅 工程预算、招投标文件、公司经营预算、销售策划及预算、业主情况等均为一级保密文件,以上文件须由主管领导及以上领导批准,方可借阅或复制。若需复制,须由保管人执行; 设计、预算、施工、验收、检验技术规范、标准等,在施工期间工程技术人员可以借阅,工程结束后一周内,交还公司保存;若后续项目间隔期超过半年以上,应交行政办保存;由行政办借出时,需经行政办主任批准; 所有权、使用权证件等除办理银行贷款手续及政府有关部门查验使用,一律不外借,经行政办主任批准后可复制; 除以上文件,原件为一份的其它文件,一般不准借阅,只能查阅。确因工作需要且又不便于复制或复制成本较高的,须由行政办主任批准后,限期借阅,最长不超过两天; 除5.1—5.4规定的文件资料经各公司部门主管同意可以借阅或查阅; 不按规定办理手续者,保管员有权拒绝借阅或查阅; 所有人员借阅或查阅文件必须按照以上规定办理登记手续。 责任及处罚 保管和借阅人员必须遵守保密制度,必须对资料的完整、完好负责; 对泄露公司机密者给予撤职、降薪甚至开除处理; 丢失或损坏重要文件者,根据情节轻重分别给予警告、记过、撤职、降薪处理,无法弥补的,给予开除处理; 不及时归档者,给予警告处理; 对直接责任者处理的同时,要追究其主管的领导责任; 保管人员未履行职责发放或丢失文件须负全部责任。 附则 本制度自2

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