灵智小企业行政的管理制度.docVIP

PAGE  PAGE 51 灵智企业行政管理制度 目 录 第一章 总则…………………………………………………………….1 第二章 会议管理………………………………………………………..1 第三章 外事接待管理…………………………………………………..4 第四章 文书管理………………………………………………………..8 第五章 印章管理………………………………………………………16 第六章 合同管理………………………………………………………19 第七章 档案管理………………………………………………………25 第八章 图书管理………………………………………………………29 第九章 物品管理………………………………………………………32 第十章 车辆管理………………………………………………………33 第十一章 公共关系管理………………………………………………40 灵智企业行政管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强企业行政事务管理，明确企业内部关系，使各项管理标准化、制度化、提高办事效率，特制订本制度 第二条 行政管理制度由行政部负责实施并解释 第二章 会议管理 第三条 会议种类及定期召开时间 2.3.1 企业设立四级例会制度： 2.3.1.1 企业董事会议（每半年召开一次） 2.3.1.2 总经理办公会议（每周一上午8：30） 2.3.1.3 部门工作会议（每周五下午2：30） 2.3.1.4 全体员工会议（每年一月第二周周五下午2：30及春节放假前一天） 2.3.2 企业设立的其他会议制度（不定期召开） 2.3.2.1 投资决策（审议）会议 2.3.2.2 鉴定、评审、论证会议 2.3.2.3 计划调度会议 2.3.2.4 工作汇报会议 2.3.2.5 新闻发布会议 2.3.2.6 研讨会议 2.3.2.7 专题会议 2.3.3 企业会议除定期召开的外，临时会议临时召开，如遇时间冲突，按小会服从大会、次要服从主要的原则 第四条 会议管理体制 2.4.1 企业行政部统一管理会议制度，所有会议均需在行政部备案 2.4.2会务工作主要由行政部承办，其他部门承办的会议，行政部应予协助 2.4.3 除其他部门主办的会议资料各自整理（将整理成文的会议纪要交行政部备案）、立卷、存档外，会议资料均由行政部整理、立卷、存档 第五条 会议程序 2.5.1 对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员 2.5.1.1 董事会议参加人员：公司董事、临时出列席人员 2.5.1.2 总经理办公会议参加人员：总经理、副总经理、部门经理、各分公司经理、临时出列席人员 2.5.1.3 部门工作会议参加人员：部门所有人员、临时出列席人员 2.5.1.4 全体员工会议参加人员：全体员工（临时用工除外） 2.5.2 对不定期的重要会议（指投资决策（审议）会议；鉴定、评审、论证会议；新闻发布会议；研讨会议），承办人应提出会议企划报告，该报告须经总经理批准后执行，报告内容包括： 2.5.2.1 会议名称 2.5.2.2 会议主旨和目标 2.5.2.3 会议议项 2.5.2.4 会议时间 2.5.2.5 会议地点 2.5.2.6 会议议程 2.5.2.7 会议主持人 2.5.2.8 出席人员名单 2.5.2.9 会议经费预算 2.5.2.10 接待工作说明 2.5.3 根据会议要项拟定会议通知，并提前张贴或发送，对重要会议需发几轮通知的应做好每轮工作 对出席会议的重要和主要人员，应通过电话等方式确定是否能如期出席，并作出相应安排 2.5.4 会议承办人应及时准备场所、会议文件或资料。必要时进行会场布置，设备调试，对重点发言对象须确保其发言 2.5.5 在会议进行中做好记录，必要时可采用录音、录像，妥善保存记录材料 第六条 会议流程 确定议题→ 安排议程→ 发出通知→ 会务准备→ 会议签到→ 会议记录→ 撰写纪要→ 上级阅改→ 印发相关人员→ 归档 第七条 会议室管理规定 2.7.1 会议室由行政部负责管理 2.7.2 会议室只限本公司相关职能部门使用，外单位借用会议室须经行政部经理批准，并到行政部办理借用手续，各部门无权将会议室借给外单位使用 2.7.3 企业各部门使用会议室须经行政部同意后办理相关手续，领取会议室钥匙 2.7.4 任何部门和个人未经行政部同意，不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用 2.7.5 使用会议室的部门用后应负责及时清洁会议室，锁好门窗将钥匙交回行政部 第八条 会议纪要的办理 2.8.1股东会会议、董事会会议和由董事长主持召开的其他会议，会议于上午12点前结束的，董事长秘书在下午6点以前拟发会议纪要；会议于下午4点以后结束的，在第二天上午12点以前拟发会议纪要。 董事长秘书拟督促各部门按会议纪要办理相关事项，