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社会保险档案管理存在的问题及其解决方法研究 【摘要】近些年来，我国的社会保险覆盖范围越来越大，使得相应的社会保险档案数量急剧增加，给社会保险档案管理工作带来一定的挑战。在本文中，笔者根据社会保险档案管理工作的相关经验，分析我国当前社会保险档案管理存在的一些问题，并提出相应的解决办法，以期促进我国社会保险事业的发展。 【关键词】社会保险；覆盖范围；档案管理；问题 1.前言 随着经济建设的快速发展，我国的社会保险改革也不断深化，社会保险的覆盖范围、参保人数都有了极大的变化，社会保险向规模化方向发展。社会保险档案管理工作是保障参保人员切身利益的需要，与日俱增的社会保险业务量使得档案数量增长迅速，这给社会保险档案管理关注增加了一定的负担。如何在社会保险事业快速发展的今天做好社会保险档案相关的档案管理工作，保证社会的和谐稳定，是当前业内人士应当关注的重要课题。 2.社会保险档案 社会保险档案是一种用于社会保险业务的专门档案，全面、详细记录单位和个人在社会保险业务中的参保和缴纳社会保险费情况[1]，是向参保人员发放社会保险待遇的重要依据，具有重要的保存价值。档案内容涉及具有保存一定价值的专业性材料，如书面材料、电子文档、声像材料等，具有广泛性、变动性、权益性和规范性等特征。社会保险档案的信息主要由三部分组成：各级社会保险经办机构的综合信息[2](包括社会保险统计报表与财务报表)；参保企业、参保职工、参保离退休人员的基本信息；社会保险业务台账。 3.社保档案管理存在的问题 3.1社保档案管理意识薄弱 社保档案管理意识薄弱是档案管理工作中的突出问题。由于缺乏对社会保险档案管理工作的正确认识，大多社会保险的经办机构只注重对社会保险工作的领导和资金投入，将社会保险的档案管理当做可有可无的工作，而忽视了对其的资金支持和技术支持，这增加了社会保险档案管理工作的难度。有些管理部门的领导只重视社会保险的业务工作，而对社保档案管理工作没有采取一定的宣传措施，使得档案管理工作人员意识不到社会保险档案管理的必要性，严重降低了??会保险档案管理的工作效率。 3.2管理手段和方法落后 多头管理是当前我国社保档案管理工作的突出问题，社会保险档案管理的多头管理与我国社会保险发展历程有关。社会保险档案涵盖的范围广泛，内容繁杂，并且全部的社会保险资料并不在一个部门保存，因此，参保人员若想查询与自己相关的全部社保信息，则需访问全部的社保档案管理部门才能完成。虽然近些年来计算机技术发展迅速，有些社会保险档案管理部门逐渐在工作中使用信息技术，但是受现实条件如资金、设备、专业技术人员等的限制，难以实现社保档案管理的信息化，大多社保机构仍采用纸质材料档案管理，增加了社保档案查询访问的难度。有些经济条件差的地方社保部门甚至没有建立专门的档案室，各类档案资料被分割保管，容易造成社会保险档案资料的丢失现象。 3.3缺乏专业的档案资料管理队伍 缺乏专业的档案资料管理队伍，对社保档案资料的管理工作造成了不良影响。社保档案信息服务质量与社保档案管理人员的素质息息相关，但是多数社会保险经办机构为了节约档案管理的经费，不注重对档案管理工作人员的专业技能培养，并且很少聘用专业的档案管理人才，造成档案管理专业队伍缺乏的局面。此外，在有些社保档案管理部门存在案管理人员身兼数职的现象，对档案管理工作投入的精力和时间不够，降低了社会保险档案管理的工作效率。 3.4管理制度不统一 近些年来，社保档案管理工作为了满足社会保险改革的需求，逐渐向标准化、科学化的的方向发展，各地的社会保险经办机构根据档案管理工作规范的相关规定而制定了一些必要的社会保险档案管理制度。但是由于各地社保具有一定的差异性，没有统一的社保档案管理的文件,各地的制度也不尽相同，使社保档案在管理和应用上差别很大。 3.5不注重档案信息开发 很多社会保险经办单位忽视了档案信息开发的重要性，不仅浪费了大量的信息资源，同时也使得社会保险档案管理工作效率低下。在我国的某些地方，虽然社会保险改革已经历了十多年的发展历程，但是社会保险档案信息开发工作依然停留在“初级管理型”的阶段[3]，不能根据当地社会保险的实际情况对各种档案信息资源进行有效的开发利用，使得大量有利于推动社会保险改革的信息资源变得毫无意义。 4.强化社保档案管理的措施 4.1培养社保档案管理意识 强化社会保险档案管理工作的首要措施是培养人们的社保档案管理意识，这就给各级社会保险档案管理部门提出了较高的要求[4]，需要各级管理部门做好社会保险档案管理的宣传工作，定期开展档案管理相关的讲座，讲述社会保险档案管理工作的重要性和必要性，将社保档案管理提高到思想认识的高度。在日常的社保档案管理工作中，各级管理部门应加强社会保险业务知识的相关交流工作，保证社保档案管理工作顺利展开。 4.2加强基础设施建