你早该这么玩Excel伍昊笔记.docxVIP

第一章 换个角度玩Excel 第一节 两招让你脱胎换骨 1、我们做表通常分为两种：1）数据明细表，又称为源数据表。这种表不仅需要做，而且需要正确的方法做；2）统计表，又称为分类汇总表这种表。这种表不用做，因为它们可以变出来。 2、这本书中，我们研究两件事：1）设计一个标准、正确的源数据表 2）变出多个分类汇总表 3、我们使用Excel的最终目的，是为了得到各式各样用于决策的分类汇总表。 第二节 天下只有一张表 1、源数据表，是一张中规中矩，填满数据的一维明细表。这张一维明细表有三大优点：通用、简洁、规范。 源数据表只应有一张，且只应是一维数据格式。无论是销售、市场数据，还是物流、财务数据，都可以用完全相同的方式存放于源数据表中，区别仅仅在于字段名称和具体内容。 坚持一项工作一张表的原则，做好源数据表。 2、不符合Excel规范的表，是只能用于打印的表，有复杂的表头，有不合理的合并的单元格，各字段分类不清，并且没有限定标准的填写方法。 面对不符合Excel规范的表，要从源数据表的规范入手。 第三节 人人都能成高手 第二章 十宗罪进行时 第一节 表格中的“父子关系” 1、源数据表数据缺失。应当在制作源数据表的时候，尽可能多的统计各种信息。 第二节 错误的“正确”做法毁了你的表格 1、表的标题的位置不对。 Excel提供了两种记录标题的方式：命名工作薄与命名工作表。 在Excel默认的规则里，连续数据区域的首行为标题行，空白工作表首行也被默认为标题行。这里的标题行和标题不同，标题行代表了每列数据的属性，是筛选和排序是字段依据；标题则是让阅读该表的人知道这是一张什么表，除此以外不具备任何功能。 所以，不要用标题占用工作表首行。 2、令人纠结的填写顺序。 源数据表设计的时候，要考虑填表流程和工作流程之间的关系。源数据的录入过程，应该像生产线上的产品制作过程，从开始到结束一气呵成，让填表的人用着舒服。 为他人制定规则，设计流程的人，更要为实际工作者考虑方便易用。 3、小技巧——乾坤大挪移 选中某一行/列，按住shift然后用鼠标进行移动，可以直接移动行/列内容；不用shift进行移动，则会替换被移动的单元格行/列的内容。 4、Excel工作步骤：1）数据录入，输入数据，源数据表；2）数据处理，整理数据，函数等技巧；3）数据分析，对数据进行分类汇总，分类汇总表 在这个流程中，根本不需要提前做合计的工作，否则扰乱复杂的源数据，影响到后续数据处理工作的进行。 5、多余的表头，并由此造成的错误的数据记录方式。 6、小技巧——单元格一键批量录入。Ctrl+Enter，将录入完毕的数据同时复制到所有选定单元格。 1）选定多个单元格；2）什么都不要动，直接敲键盘输入内容；3）按住Ctrl同时按Enter。 7、“合并居中”功能应当用于打印表格的时候。在源数据表的制作过程中，“合并居中”严禁使用，因为会干扰到数据的调用。 在源数据表里，所有明细数据必须有一条记录一条，所有单元格都应该被填满，每一行数据都必须完整并且结构整齐。 8、小技巧——将表格中被合并的单元格分拆并处理成完整的源数据表 1）选中所有数据；2）点击“合并并居中”按钮，拆分合并的单元格；3）按F5调用“定位”功能，设定“定位条件”；4）选中“空值”为定位条件，确定；5）直接输入“=字母数字”（光标所在单元格为E4时，则应输入“=E3”。输入的内容总是为当前单元格的上一个单元格坐标）；6）一键批量录入技巧——Ctrl+Enter搞定 提醒：此时填充单元格的是公式，而不是纯文本。因此，为了保险起见，运用选择性粘贴将单元格内的公式转化为纯文本。 9、在设计表格时，数据属性的完整性是第一考虑因素。这是一张什么表？能够记录什么？应该记录什么？需要分析什么？这些都需要在设计之初仔细思考。 10、小技巧——用阿拉伯数字变出中文大写数字 1）在单元格中输入阿拉伯数字；2）Ctrl+1调用设置单元格格式，选中“数字”标签下的“特殊”中的“中文大写数字”；3）点击“确定”，阿拉伯数字就转化为中文大写数字了。此时单元格数据的本质仍然是阿拉伯数字，只是显示为中文大写数字，可以用于公式计算。 提醒：此方法只能用于转换整数数值，小数部分无法按照中文逻辑正确转换。 11、源数据最好记录在同一张表中，而不要出于视觉美观的考虑记录在不同的表中。源数据的统一利于后期的数据处理。 12、可以/不可以出现在Excel源数据表中的元素： 1）可以的元素：日期（2011/2/22，最好是年月日分开录入）、数值（36）、公式（=A2）、单词（事假/年假/病假）、文字描述（仅限备注列） 2）不可以的元素：符号（★）、短语、句子、中文数值（三十六/叁拾陆）、外星语