会计档案与声像档案管理.pptVIP

会计档案与声像档案管理 　　 　　　　　　 　　　　　　 会计档案管理 一、会计档案的概念  二、会计档案的归档和保管期限划分 三、会计档案的整理 四、会计档案的分类排列 五、会计档案案卷目录的编制 　六、会计档案的装盒、排架 　 一、会计档案的概念 　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。财务部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、计划、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计文件材料的归档范围，应按照文书档案管理办法执行。  一、会计档案的概念 　　“会计档案”与“文书档案”的区别　　１、形成领域不同　　会计档案一般在资金活动领域中形成，而文书档案主要在行政管理领域中形成。 　　２、形式和内在联系不同　　会计档案由三种会计核算材料有机地形成一个整体，具有密不可分的内在联系。文书档案多以公文形式出现，具有相对的独立性。 　　３、立卷和归档的时间不同　　立卷时间：会计档案按“日清月结年决算”的会计程序立卷，即会计凭证月终记账完了就可以立卷了。文书档案则通常在次年的第一、二季度立卷。　　归档时间：会计档案由财会部门立好卷后保存一年，再移交归档。文书档案一般在第二年上半年归档。 二、会计档案的归档和保管期限划分 　　 1、会计档案归档　　 会计部门或会计人员将形成的会计文件材料经过整理立卷，移交给本单位档案部门保管的过程，叫做会计文件归档。　　各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案管理清册，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。　　会计档案的归档，仅指会计核算专业材料的归档。其归档范围是：会计凭证、会计账簿、财务报告等。机关行政事业单位会计档案的归档范围主要包括会计报表、会计帐薄、会计凭证及其它等四大类。 　　 二、会计档案的归档和保管期限划分 　　３、归档要求: 　 （1）、归档的会计核算材料真实、准确。 　（2）、会计档案移交时，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 　（3）、归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。 　　采取电子计算机进行会计核算的单位，应将电子核算材料和打印输出的纸质核算材料一并归档。 　　三、会计档案的整理 　　 　　会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序的过程。依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整理。 　　整理原则：遵循会计档案形成的自然规律及其本身固有特点，保持其相互间的有机联系，进行科学的分类整理，以便有利于管理和开发利用。 注意： 1、由于会计文件材料专业性强，一般应由会计人员整理立卷，然后向机关档案部门移交。把会计文件的立卷归档作为会计人员的职责之一，是有效地保证全部会计档案能系统完整按时归档的重要前提。档案部门应当保持原卷册的封装，不能对原始的卷册拆开，重新组合。 2、同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。 　 3、 归档文件材料的收集要完整齐全，有头有尾。对打印输出的会计档案，财务主管要签字、盖章。 三、会计档案的整理 　　 1、会计凭证的整理 将各种报销单据、现金凭证、银行转账凭证、成本核算凭证、职工工资凭证、资产凭证等凭证材料，都归入会计凭证范围整理，及时整理立卷。 　　会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记帐簿后，应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷，每本为一卷。凭证卷装订前要剔除金属物，编写页号，所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐，要填写好凭证封面和脊背（注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码），并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章。 会计凭证一般按记账顺序装订成册，厚2.5—3.5cm，封面内容填写齐全。每一本凭证为一个案卷，加盖档案号章。 三、会计档案的整理 2、会计帐簿的整理 将会计总账、明细帐、现金、银行存款账、固定资产帐和各种辅助帐，都归入会计帐簿范围整理。在年终决算后按帐簿的种类进行整理立卷。 会计帐簿按年度立卷