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有关文秘做好档案工作的探讨 有关文秘做好档案工作的探讨 文秘人员的工作必然会涉及到许多上呈下达的文件资料，这些材料要及时递呈领导批阅，然后办理再归档，这些工作会直接影响到整个企业单位的工作效率；能够使单位员工的技术水平不断提高，有效地促进单位的经济效益。简言之，文秘人员所办理的档案管理工作对单位发展起着不可估量的作用。以档案管理为起点，用规范运作的方法能够有效地推动文秘工作健康有序的进行。 　　1 做好档案工作对秘书的积极意义 　　1.1增强责任心并强化档案意识 　　文秘工作是一项综合性工作，文秘人员集办公、办事等工作于一身，事务繁忙，他们不仅担负着部门往来文件的收发、传阅等文书处理工作，还在熟悉文书材料的形成过程，控制着文件材料的运转和走向，把握着文件材料进山的总关口。能否把档案工作放到应有的高度，其纳入自己的责任范围，决定着文秘人员能否及时有效、完整齐全的将文件材料进行收集并积累归档。因此，文秘人员要增强责任心并强化档案意识。要在文件规定的期限内督促协调有关人员及时上报材料，随时提醒以便查缺补漏。 　　1.2提高自己的业务素质 　　文秘人员要做好档案工作，一定要有高尚的职业道德，这是基本前提，同时还应要求自己拥有特殊的技能修养、知识修养。档案工作是一项复杂而细致的工作，一份档案从文书资料的收集、分类、鉴别、整理、组卷、到卷宗编制目录，上架摆放等。需要经过十多道的工序。这就要求文秘人员在做档案工作时具有本文由论文联盟http://www.LW收集整理一种高度负责的精神，坚持高标准、规范化和严要求的工作原则。在收集文件资料时坚持全，凡是用纸用墨用笔不符合要求、版式不规范、书写不清晰的要一律重整。这样才能使档案工作为本单位服务，提高办公效率。 　　2 文秘做好档案工作的途径 　　2.1档案整理工作，从公文的评估分类做起 　　公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到别处）；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行： 　　对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。 　　要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将档案装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。 　　要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。由于我区成立较早，在整理档案过程中，已经形成了一套较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度组织机构内容，但在工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合本单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高本单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。 　　2.2完善公文材料，做好档案收集工作 　　文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手： 　　档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。 　　档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下