档案实体分类法与工作规范.doc-江苏广播电视大学.doc

江苏城市职业学院 档案实体分类法与工作规范 江苏城市职业学院 二○○六年九月 目 录 引言 第一部分 江苏城市职业学院档案实体分类法 （1） 第一章 编制说明 （1） 第二章 档号编制 （3） 第三章 主 表 （4） 第二部分 江苏城市职业学院档案工作规范 （7） 第一章 编制说明 （7） 第二章 各类档案工作规范 （9） 第一——二节 党群、行政类档案工作规范 （9） 第三节 教学类档案工作规范 （24） 第四节 科学研究类档案工作规范 （33） 第五节 产品生产与科技开发类档案工作规范 （40） 第六节 基本建设类档案工作规范 （46） 第七节 仪器设备类档案工作规范 （54） 第八节 出版类档案工作规范 （59） 第九节 外事类档案工作规范 （63） 第十节 财会类档案工作规范 （68） 第三章 声像载体档案工作规范 （74） 引 言 为贯彻国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，加强我院档案管理工作，提高档案管理水平，实现档案实体分类及业务建设各个环节的标准化和规范化，我院结合工作实际，制定了《江苏城市职业学院档案实体分类法与工作规范》。凡2006年6月我院成立后形成的档案均应按此体系和规范执行。 实体分类法与工作规范对我院的档案工作具有实际指导意义，望各系、各部门认真学习贯彻。在实施过程中，有何问题、建议，请及时向学院综合档案室反馈。 江苏城市职业学院 二○○六年九月 第一部分 江苏城市职业学院 档案实体分类法 第一章 编制说明 一、我院档案实体分类法根据国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》，结合我院实际编制而成。 二、我院档案实体分类以十个一级类目为最高层次，其名称、标识符号和主要内容如下： DQ 党群 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。 XZ 行政 主要包括行政职能部门在工作中形成的文件材料。 JX 教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KY 科学研究 主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。 CP 产品生产与科技开发 主要包括产品生产、科技开发管理过程中形成的文件材料。 JJ 基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 SB 仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。 CB 出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。 WS 外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。 CK 财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 三、特殊载体声像档案（SX）从归档内容看，基本不超出十个一级类目的范围，故暂不将其与十个一级类目并列。 四、一级类目的标识符号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母。 五、二级类目是对一级类目的细分。细分的标准根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。二级类目确定后，不得随意变动。二级类目的标识符号采用除“0”以外的阿拉伯数字“双位制”。 第二章 档号编制 一、档号编制原则 档号反映档案的分类体系和物理位置，是存取档案的代号及排架的依据。档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要；发挥排架、检索的双向功能。 二、档号结构 档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成。 案卷号具有特定含义，是按所选择的分类号中最下位类目顺序编码，用阿拉伯数字表示。 三、档号模式 档号的模式规定为；年度号＋分类号＋案卷号。 四、档号标识 档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间采用“——”连接符号。 例：2006年度内容为教学综合的第5卷档案，可标为2006—JX11—5。 五、档案实体排架 从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限，但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。 我院档案按照档号排架，即按一级类目—年度—案卷进行排列、组织库藏。 第三章 主 表 DQ 党群 11 党务综合 分党委、总支、直属支部综合材料入此。 12 纪检 13 组织 14 宣传教育 15 统战 民主党派材料入此。 16 工会 妇女工作材